Hướng dẫn quản lý văn bản dành cho người hành nghề Luật

Trong phạm vi bài viết này, có hai điều cần minh định:

Một là: Cùng với kĩ năng quản lý văn bản thì kĩ năng tìm kiếm các văn bản và/ hoặc qui định có liên quan là một kĩ năng cực kì quan trọng. Theo góc nhìn rất chủ quan, tôi cho rằng cả hai hai kĩ năng này đều đóng vai trò quan trọng trong hoạt động hành nghề. Tuy vậy, trong khuôn khổ hạn hẹp của một bài viết, tôi chỉ trình bày về kĩ năng quản lý văn bản. Đối với kĩ năng tìm kiếm các văn bản và/hoặc qui định tôi sẽ trình bày trong một dịp khác.

Hai là: Kĩ năng quản lý văn bản suy cho cùng cũng chỉ là một kĩ năng bổ trợ cho hoạt động hành nghề Luật của bạn. Bạn hoặc sếp hoặc đồng nghiệp cung cấp cho bạn một cơ sở văn bản bài bản, quản lý công phu nhưng nếu bạn không bao giờ đọc, không chuyên tâm thì tất cả các kĩ năng trình bày ở đây đều không có giá trị. Ý nghĩa của các trao đổi này được thể hiện ở tình huống như thế này:
 

Thế đấy, giá trị của việc quản lý văn bản là giúp bạn có một cơ sở hoặc nói văn vẻ một chút là một Thư Viện Pháp Luật của riêng mình. Giả định rằng về mặt nội dung bạn đã có hết những qui định cần thiết. Phần của mình, tôi chỉ đưa ra một vài khuyến nghị để KHI CẦN bạn sẽ tìm thấy dễ dàng, thay vì phải lục tung cả cái laptop & phòng làm việc và sau đó oán hận từ nay tôi sẽ ghi chú cẩn thận hơn.

Lưu ý: Bài viết này được thực hiện dựa trên kinh nghiệm mang tính cá nhân rút ra được trong quá trình hành nghề & đặc biệt là khi thực hiện bộ Cẩm nang tra cứu pháp luật trong các lĩnh vực và cả những kinh nghiệm mà người viết học hỏi từ các Luật sư đang hành nghề (Trong trường hợp đó, sẽ ghi rõ nguồn. Nếu bạn thích bài viết này, xin cứ tùy ý sử dụng, nhưng những chỗ tôi trích ý của người khác, nhờ bạn tôn trọng giúp).

Việc quản lý văn bản được tiến hành dựa trên bốn nguyên tắc như sau:
        Thứ nhất: Quản lý mang tính hệ thống
        Thứ hai: Quản lý thông quan cách đặt tên
        Thứ ba: Quản lý thông qua hệ thống bookmark và các siêu liên kết trong MS Word
        Thứ tư: Quản lý thông qua màu sắc

Để quản lý một Thư viện pháp luật của riêng mình một cách có hiệu quả, bạn cần phải tạo cho mình một Thư mục riêng. Có thể lấy tên Thư viện pháp luật, Văn bản Luật, Cần câu cơm...Bất cứ tên nào bạn thích.
Trong Thư mục Văn bản ấy, bạn lại tiếp tục tạo cho mình các thư mục con theo lĩnh vực:

Ví dụ:
1.Văn bản pháp luật
1.1.Doanh nghiệp
1.2.Đầu tư
1.3.Đất đai
....

Trong mỗi thư mục con đó, bạn cần phải xác định một văn bản chủ đạo. Ví dụ trong thư mục Doanh nghiệp, bạn sẽ lấy luật doanh nghiệp làm chủ đạo. Các văn bản khác hướng dẫn cho luật doanh nghiệp, bạn cũng bỏ vào chung thư mục.

Ví dụ:            Thư mục doanh nghiệp sẽ bao gồm:
Luật doanh nghiệp
Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng kí doanh nghiệp
Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng kí doanh nghiệp

Một điều kiện TIÊN QUYẾT cho việc quản lý hiệu quả là bạn phải tạo mục lục cho các văn bản. Ngoài bookmark, bạn cũng cần phải xác định theo thứ bậc của các heading nữa nhé:

Ví dụ: Các luật có thể có các Chương, Mục và Điều. Thì bạn phải tuân thủ trật tự đó. Điều này sẽ giúp bạn khi nhìn vào mục lục hoặc Document Map sẽ rất trực quan và dễ nhìn

Ví dụ, đây là cách tôi tạo mục lục trong Luật DN 2014



Bạn có thể thấy, ở phía bên trái chính là Document Map, nhìn sẽ rất trực quan.
 Thông thường, người nghiên cứu văn bản sẽ đọc văn bản chủ đạo (luật gốc), khi phát hiện quy định được: hướng dẫn; quy định khác; thay thế; bổ sung thì sẽ đánh dấu và thực hiện theo các thao tác  được quy ước dưới đây.

VÍ DỤ
Tại Điều 9 của Luật Hôn nhân và Gia đính năm 2000 được hướng dẫn bởi Điều 3 của Nghị định 70. Nếu ta đánh dấu hoàn chỉnh thì khi đọc Điều 9 HNGD ta thấy đánh dấu sẽ biết điều luật này có hướng dẫn. Ta clik chuộc vào nơi đánh dấu thì Word mở cửa sổ mới mà dấu nháy nằm ngay Điều 3 của Nghị định 70. Trường hợp Điều 3 Nghị định 70 có hướng dẫn thì ta tiếp tục click vào vị trí đánh dấu, Word mở ra cửa số thông tư hướng dẫn tại vị trí hướng dẫn Điều 3.
Luật Hôn nhân và gia đình năm 2000
Điều 1. ,………
Điều 2………..
……….
Điều 9. Điều kiện kết hôn
Nam nữ kết hôn với nhau phải tuân theo các điều kiện sau đây:
1. Nam từ hai mươi tuổi trở lên, nữ từ mười tám tuổi trở lên;
2. Việc kết hôn do nam và nữ tự nguyện quyết định, không bên nào được ép buộc, lừa dối bên nào; không ai được cưỡng ép hoặc cản trở;
3. Việc kết hôn không thuộc một trong các  trường hợp cấm kết hôn quy định tại Điều 10 của Luật này.

Điều 9. Những trường họp cấm kết hôn

Nghị định 70/2001/NĐ-CP
Điều 1. ,………
Điều 2………..
Điều 3. Tuổi kết hôn
Nam Nam đang ở tuổi hai mươi, nữ đang ở tuổi mười tám thì đủ điều kiện về tuổi kết hôn theo quy định tại khoản 1 Điều 9 của Luật Hôn nhân và gia đình.

Điều 4. Việc xác lập, thực hiện, chấm dứt các giao dịch dân sự liên quan đến tài sản của vợ, chồng.
1. Trong trường hợp việc xác lập, thực hiện hoặc chấm dứt các giao dịch dân sự liên quan đến tài sản chung có giá trị lớn của vợ chồng hoặc tài sản chung là nguồn sống duy nhất của gia đình, việc xác lập, thực hiện hoặc chấm dứt các giao dịch dân sự liên quan đến định đoạt tài sản thuộc sở hữu riêng của một bên vợ hoặc chồng nhưng tài sản đó đã đưa vào sử dụng chung mà hao lợi, lợi tức phát sinh là nguồn sống duy nhất của gia đình mà pháp luật quy định giao dịch đó phải tuân theo hình thức nhất định, thì sự thoả thuận của vợ chồng cũng phải tuân theo hình thức đó (lập thành văn bản có chữ ký của vợ, chồng hoặc phải có công chứng, chứng thực...).
(Phần này là kinh nghiệm quản lý văn bản của Luật sư Huỳnh Văn Nông)
Có bạn thắc mắc

Cách làm như sau:
Thứ nhất: bạn phải bookmark Điều 17 của NĐ 78
Thứ hai: bạn tô đen khoản 1 điều 38 Luật DN như qui ước ở trên, sau đó click chuột phải chọn Hyperlink. Một khung thoại sẽ hiện ra, bạn chọn đường dẫn đến BOOKMARK điều 17 của NĐ 78. 
Lưu ý: Để thuận tiện hơn nữa, nhớ điền mô tả vào trường screen tip trong khung thoại Hyperlink nhé.
 

Ngay cả khi đã rất công phu tìm được các văn bản có liên quan, đã nhớ bỏ vào từng thư mục riêng. Nhưng bạn sẽ rối tinh rối mù khi tìm văn bản. Cách đơn giản nhất là nhớ QUI TẮT ĐẶT TÊN FILE
Luật: Luật thì cứ ghi là Luật DN
Nghị định: NĐ 78-2015-hddangki
Thông tư: TT 20-2015-hdnd78
Qui tắc là: Kí tự đầu tiên phải xác định loại văn bản – Số văn bản – Cuối cùng là trích yếu nội dung văn bản nói cái gì.
 

Trong phần văn bản Luật doanh nghiệp, bạn lấy Luật Doanh nghiệp làm gốc. Thoe đó, có những điều được hướng dẫn chi tiết, có những điều bị bãi bỏ (ví dụ bởi Luật sửa đồi 2020 chẳng hạn), có qui định bị sửa một phần.
Cách làm như sau:
        Một : đối với qui định được hướng dẫn chi tiết: Bạn có thể tô màu VÀNG toàn bộ dòng đầu tiên của điều hoặc khoản đó
        Hai: đối với qui định bị thay thế: Bạn có thể tô màu ĐỎ toàn bộ dòng đầu tiên của điều hoặc khoản đó
Mục đích của việc tô màu đó, nhằm gây sự chú ý của bạn trong quá trình tra cứu, nhằm tránh việc áp dụng bị thiếu sót.
Cập nhật: Nhớ cập nhật khi có văn bản mới ra để Thư viện của bạn không lỗi thời. Chúc bạn có một thư viện pháp luật đầy đủ và thuận tiện