Ngày 13 tháng 5 năm 2009, Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã ban hành Quyết định số 555/QĐ-BHXHquy định việc cấp, quản lý và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội (BHXH). Để giúp BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, BHXH Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Ban Cơ yếu Chính Phủ (sau đây gọi chung là BHXH tỉnh) tổ chức thực hiện tốt các quy định ban hành kèm theo Quyết định số555/QĐ-BHXH Bảo hiểm xã hội Việt Nam hướng dẫn chi tiết thêm một số nội dung sau:

1. Khi thẩm định tờ khai tham gia BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), các nội dung về nhân thân của người lao động phải căn cứ vào giấy khai sinh, vì giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi cá nhân. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung ghi họ, tên chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán phải phù hợp với giấy khai sinh của người đó. Nếu giấy khai sinh chỉ ghi năm sinh, không ghi ngày, tháng sinh 'hoặc không xác định được ngày, tháng sinh thì việc ghi ngày, tháng sinh trên sổ BHXH được thực hiện theo hướng dẫn tại khoản h, điểm 5, mục II Thông tư số 01/2008/TT-BTP ngày 02/6/2008 của Bộ Tư pháp.

Nếu người lao động không có bản chính hoặc bản sao giấy khai sinh trong hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN thì căn cứ vào các hồ sơ giấy tờ cá nhân như: học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch Đảng viên..., mà có sự thống nhất về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán, thì phần nhân thân, trong đó có ngày, tháng, năm sinh ghi trên sổ BHXH theo nội dung đã được thống nhất đó. Trường hợp các nội dung trong các hồ sơ, giấy tờ của người đó không thống nhất thì phần nhân thân trong đó có ngày, tháng, năm sinh ghi trên sổ BHXH theo hồ sơ, giấy tờ được lập đầu tiên theo hướng dẫn tại điểm 4, Điều 45 Nghị định số 158/2005/ NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch.

2.Đối với người lao động có thời gian công tác trước ngày 01/01/1995 đến nay vẫn chưa được cấp sổ BHXH thì việc cấp sổ được thực hiện tại BHXH tỉnh.

3. Khi người lao động yêu cầu bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN; giải quyết các chế độ trợ cấp BHXH một lần, trợ cấp thất nghiệp, hưu trí, tử tuất từ ngày 01/01/2009 trở đi, phải căn cứ vào cơ sở dữ liệu trong chương trình SMS để in, xác nhận thời gian, mức đóng trên trang sổ tờ rời. Nếu người lao động đã đóng BHXH trước tháng 01/2009, mà chưa có trong cơ sở dữ liệu thì phải thực hiện việc nhập toàn bộ quá trình đã đóng BHXH, BHTN của người lao động vào chương trình SMS, sau đó mới thực hiện việc in trang tờ rời sổ BHXH.

4. Người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN di chuyển từ đơn vị của quận, huyện, thị xã, thành phố (sau đây gọi chung là huyện) này sang đơn vị thuộc huyện khác trực thuộc tỉnh, thì cơ quan BHXH ín, ký xác nhận thời gian, mứt đóng của người tham gia BHXH, BHTN trên trang tờ rời sổ BHXH.

5. Cấp lại sổ BHXH: khi người lao động có đơn đề nghị cấp lại số BHXH

Phòng Cấp sổ, thẻ đề nghị Phòng Chế độ BHXII kiểm tra theo hướng dẫn tại Quyết định số555/QĐ-BHXH và xác nhận bằng văn bản để Phòng Cấp sổ thẻ trình Giám đốc BHXH tỉnh cấp lại sổ BHXH cho người lao động.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, BHXH các tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương, BHXH Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Ban Cơ yếu Chính phủ kịp thời phản ánh về Bảo hiểm xã hội Việt Nam để xem xét, giải quyết./.