|
DỰ THẢO
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
QUY CHẾ QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH CÔNG TY CỔ PHẦN
( Ban hành kèm theo Quyết định số ..../QĐ-DL-HĐQT ngày..../...../20....của Hội đồng quản trị Công ty cổ phần)
Quy chế này xác định hệ thống tổ chức và quản lý điều hành Công ty cổ phần (Sau đây gọi là Công ty), quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng thành phần và mối quan hệ giữa các thành phần, hướng đến mục tiêu bảo đảm hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý điều hành, đưa họat động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng ổn định và bền vững, đáp ứng chiến lược phát triển của Công ty.
CHƯƠNG I
HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH, CÁC TỔ CHỨC KHÁC TRONG CÔNG TY
Điều 1. Hệ thống tổ chức Công ty:
Hệ thống tổ chức và quản lý điều hành Công ty bao gồm các thành phần:
1- Ban giám đốc
2- Kế toán trưởng.
2- Các Phòng chuyên môn nghiệp vụ
Điều 2. Các Hội đồng tư vấn:
Tùy vào yêu cầu, tính chất, quy mô công việc, Tổng Giám đốc có thể thành lập các Hội đồng tư vấn của Công ty như Hội đồng khen thưởng kỷ luật, Hội đồng kiểm kê, Hội đồng thi nâng bậc, ... Các Hội đồng này là những tổ chức hoạt động có thời hạn theo nhu cầu thực tế, với chức năng tư vấn cho Tổng Giám đốc ra các quyết định được chính xác, hoặc thay mặt Tổng Giám đốc tổ chức thực hiện một lĩnh vực công tác chuyên môn cụ thể. Các Hội đồng này làm việc theo nguyên tắc tập thể, đưa ra kết luận thông qua ý kiến bàn bạc và biểu quyết dân chủ.
Điều 3. Các tổ chức khác:
Các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội họat động trong Công ty là những tổ chức của Người lao động, ngoài việc tuân thủ theo Pháp luật, Điều lệ và những hướng dẫn hoạt động của tổ chức mình, còn cần phải phù hợp với Điều lệ và các quy chế của Công ty. Những tổ chức này sẽ ký kết với Tổng Giám đốc Công ty Quy chế phối hợp hoạt động nhằm kết hợp hài hòa quyền lợi và nghĩa vụ giữa các bên, bảo đảm phục vụ tốt nhất lợi ích chung của Công ty.
CHƯƠNG II
BAN GIÁM ĐỐC, KẾ TOÁN TRƯỞNG
Điều 4. Ban Giám đốc Công ty:
Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Ban Giám đốc áp dụng theo Điều lệ Công ty và theo Quy chế làm việc của Ban Giám đốc công ty.
Điều 5. Kế toán trưởng:
Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Kế toán trưởng Công ty:
1- Kế toán trưởng Công ty chịu sự lãnh đạo của HĐQT và sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc Công ty, có chức năng tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính, thông tin kinh tế và hạch toán kế toán tại Công ty.
2- Kế toán trưởng có nhiệm vụ:
2.1. Tổ chức điều hành bộ máy kế toán Công ty và thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán theo quy định tại Điều 5 của Luật Kế toán, cụ thể là:
a. Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
b. Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp Ngân sách Nhà nước, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.
c. Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và tài chính của Công ty.
d. Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
2.2. Giám sát tài chính tại Công ty.
2.3. Là người chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu về hoạt động tài chính của công ty.
2.4. Lập Báo cáo tài chính định kỳ.
2.5. Thực hiện nhiệm vụ Trưởng phòng tài chính - kế toán Công ty và các nhiệm vụ khác theo sự phân công của HĐQT.
3. Kế toán trưởng có quyền hạn:
a. Quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.
b. Có quyền yêu cầu các bộ phận liên quan trong Công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán và giám sát tài chính của Kế toán trưởng;
c. Được quyền bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với ý kiến của Người ra quyết định;
d. Có quyền báo cáo bằng văn bản cho Người đại diện theo pháp luật của Công ty khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong đơn vị; Trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì báo cáo lên ĐHĐCĐ và/hoặc HĐQT và/hoặc BKS công ty mà không phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó.
CHƯƠNG III
CÁC THÀNH PHẦN TRONG CƠ CẤU QUẢN LÝ CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ
Điều 6. Các phòng chuyên môn:
Các phòng chuyên môn nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc Công ty, có chức năng giúp việc cho HĐQT và Tổng Giám đốc Công ty quản lý điều hành Công ty đối với lĩnh vực công tác được giao.
Tùy theo từng giai đoạn, theo yêu cầu công việc, Tổng giám đốc công ty có thể quyết định thành lập các phòng chuyên môn cần thiết, sau khi thông qua HĐQT. Trong khi chưa có các phòng chuyên môn, Tổng giám đốc chỉ định các cá nhân cụ thể thực hiện từng phần hoặc toàn bộ các chức năng của các phòng chuyên môn này.
Điều 7. Phòng Tổng hợp:
1- Chức năng: Tham mưu giúp Giám đốc chỉ đạo, quản lý điều hành về công tác tổ chức lao động và tiền lương, công tác hành chính quản trị; công tác thi đua phong trào và công tác thống kê về hoạt động SXKD.
2- Nhiệm vụ và quyền hạn:
a- Tổ chức thực hiện công tác quản lý nhân sự, quản lý toàn bộ hồ sơ người lao động, thực hiện việc ký kết hợp đồng lao động để cung cấp thông tin cho việc bố trí, sắp xếp, sử dụng và ngừng sử dụng lao động, giúp Tổng Giám đốc nhận xét, đánh giá người lao động của Công ty định kỳ hoặc theo yêu cầu.
b- Thẩm định trình Tổng Giám đốc quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, xếp lương, nâng bậc lương, khen thưởng, kỷ luật, ... đối với tất cả người lao động thuộc thẩm quyền quyết định của Tổng Giám đốc.
c- Quản lý và thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần đối với Người lao động trong Công ty đúng theo quy định của Nhà nước và Quy chế nội bộ của Công ty.
e- Tổ chức thực hiện quy họach phát triển nguồn nhân lực, bao gồm: Kế họach đào tạo, bồi dưỡng;kế hoạch tuyển dụng; Kế hoạch quỹ tiền lương.
f- Theo dõi việc triển khai thực hiện các quy chế nội bộ của Công ty, làm đầu mối tổng hợp các ý kiến giúp lãnh đạo Công ty bổ sung, sửa đổi các quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế.
g- Làm các thủ tục đề nghị các cấp có thẩm quyền cấp giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy phép hành nghề và các giấy phép hoạt động khác cho Công ty và các đơn vị trực thuộc.
h- Tiếp nhận, xem xét, xác minh đơn thư khiếu tố, khiếu nại, tố cáo có liên quan đến công nhân viên chức, người lao động của Công ty và kiến nghị Tổng Giám đốc giải quyết theo thẩm quyền.
i- Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, phối hợp với các bộ phận thực hiện quy định an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, an toàn vệ sinh thực phẩm, an toàn phòng chống cháy nổ.
j- Tổ chức phổ biến những văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, tuyên truyền giáo dục pháp luật. Hướng dẫn công tác thi đua, tuyên truyền trong Công ty.
k- Quản lý công tác hành chính quản trị, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, thư viện, ấn loát, thông tin liên lạc, đời sống, lễ tân, phục vụ hội họp, hội nghị, phương tiện đi lại.
l- Làm đầu mối làm việc với các cơ quan bảo vệ pháp luật, thanh tra, kiểm tra. Tiếp khách, báo chí,cơ quan thông tin đại chúng, các tổ chức xã hội đến làm việc với Công ty. Thay mặt Công ty làm việc với chính quyền địa phương nơi đóng trụ sở Công ty. Tham dự các cuộc họp, hội nghị của các cơ quan bên ngoài theo ủy quyền của Tổng Giám đốc.
m- Tổng hợp số liệu thực hiện báo cáo thống kê kết quả kinh doanh, định kỳ và đột xuất;
n- Tham gia công tác kiểm kê vật tư, tài sản của Công ty p. Quản trị Webside và mạng nội bộ của Công ty
q. Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐQT và Tổng Giám đốc công ty giao.
Điều 8. Phòng Tài chính - Kế toán:
1- Chức năng: Tham mưu giúp Tổng Giám đốc chỉ đạo, quản lý điều hành công tác kinh tế tài chính và hạch toán kế toán; Xúc tiến và quản lý công tác đầu tư tài chính; Thực hiện và theo dõi công tác tiền lương, tiền thưởng và các khoản thu nhập hoặc chi trả theo chế độ, chính sách đối với người lao động.
2- Nhiệm vụ và quyền hạn:
a- Tham gia, phối hợp với các đơn vị xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư xây dựng ngắn hạn, trung hạn, dài hạn.
b- Lập kế hoạch đầu tư tài chính, kế hoạch tín dụng, cân đối các nguồn vốn phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh và chiến lược đầu tư phát triển của Công ty trong từng thời kỳ.
c- Theo dõi, tính toán, cập nhật, báo cáo đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình sử dụng quản lý các qũy, tài sản, vật tư, các nguồn vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
d- Tổng hợp, lập báo cáo thống kê về tài chính, kế toán.
e- Xây dựng, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế tài chính và những quy định vềchi phí khác áp dụng trong nội bộ Công ty.
f- Quản lý mọi khoản thu chi theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và quy định của Công ty, bảo đảm phục vụ tốt cho mọi hoạt động của Công ty.
g- Tính toán, trích nộp đầy đủ và kịp thời các khoản nộp ngân sách, nghĩa vụ thuế và những nghĩa vụ khác đối với Nhà nước theo luật định; Thanh toán và thu hồi đúng, kịp thời các món nợ phải thu, phải trả.
h- Tổ chức thực hiện chi trả cổ tức theo đúng Điều lệ, nghị quyết của HĐQT.
i- Phối hợp với các phòng nghiệp vụ liên quan xây dựng quy chế trả lương, xây dựng kế hoạch tiền lương, quản lý và chi tiêu các qũy đúng quy định của Nhà nước và phù hợp với tình hình thực tế của Công ty.
j- Thanh toán tiền lương và các khoản khác thuộc chế độ, chính sách đúng kỳ, đúng quy định cho công nhân viên chức, người lao động trong Công ty; Lập sổ theo dõi thu nhập cá nhân và nộp thuế thu nhập các nhân. Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát quy chế trả lương tại các đơn vị.
k- Tham gia nghiệm thu các công trình đầu tư xây dựng, sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên công trình, thiết bị của Công ty.
l- Chủ trì công tác quyết toán đúng kỳ hạn kết quả sản xuất kinh doanh, các công trình đầu tư xây dựng, sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên công trình, thiết bị của Công ty.
m- Tham gia các công tác sau đây: Thẩm định các hồ sơ dự án đầu tư xây dựng, đầu tư phát triển;công tác đấu thầu;
n- Tổ chức công tác kiểm kê tài sản, vật tư theo định kỳ và đột xuất.
o- Phục vụ công tác kiểm toán theo yêu cầu.
p- Theo dõi thị trường chứng khoán khi Công ty niêm yết cổ phiếu trên thị trường chứng khoán, tổng hợp tình hình phục vụ thông tin lãnh đạo.
q- Tổ chức bảo quản lưu trữ các tài liệu kế toán, tài chính, giữ bí mật các tài liệu và số liệu này.
r- Bảo quản, lưu trữ các hồ sơ, chứng từ có giá của Công ty.
s- Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐQT và Tổng Giám đốc công ty giao.
Điều 9. Nhiệm vụ và quyền hạn của Trưởng Phòng:
1- Tổ chức thực hiện tốt mọi công tác của phòng mình phụ trách. Chỉ đạo, hướng dẫn nhân viên thuộc quyền chấp hành đúng chế độ, chính sách, pháp luật của Nhà nước và các quy chế nội bộ Công ty. Trường hợp vắng mặt không thể trực tiếp giải quyết công việc, Trưởng phòng phải sắp xếp, phân công phó phòng hoặc một nhân viên trong phòng nắm tình hình hoặc thụ lý giải quyết và phải chịu trách nhiệm về sự phân công này.
2- Giao nhiệm vụ và phân công công tác cụ thể cho từng nhân viên trong phòng; Kiểm tra việc chấp hành của nhân viên và đôn đốc thực hiện đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ công tác của phòng mình.
3- Chủ động quan hệ hợp tác chặt chẽ và thiện chí với các đơn vị trong Công ty để hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
4- Thường xuyên kiểm tra, theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị trong Công ty về phần nghiệp vụ do mình phụ trách, phát hiện kịp thời những thiếu sót, hướng dẫn các đơn vị sửa chữa và thực hiện đúng.
5- Quản lý tài sản, dụng cụ, phương tiện phục vụ công tác của phòng.
6- Quản lý lao động (ngày công, giờ công, chất lượng công việc) trong phòng đúng quy định, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ với chất lượng, năng suất và hiệu quả cao; Nhận xét, đánh giá và đề nghị khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, nâng bậc, giải quyết các chế độ, chính sách đối với nhân viên trong phòng.
7- Được quyền đề xuất việc tuyển dụng, thuyên chuyển nhân viên dưới quyền.
Điều 10. Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó phòng:
1- Phó phòng có nhiệm vụ giúp Trưởng phòng tổ chức thực hiện, theo dõi và kiểm tra các nhiệm vụ công tác của đơn vị. Ngoài ra, Phó phòng còn phụ trách một số công việc cụ thể theo sự phân công của Tổng Giám đốc và Trưởng phòng.
2- Thường xuyên báo cáo Trưởng phòng biết tình hình, kết quả thực hiện công tác do mình phụ trách. Khi được cấp trên trực tiếp giao nhiệm vụ, phó phòng phải báo cáo cho Trưởng phòng biết, nắm tình hình và hỗ trợ.
3- Thay mặt Trưởng phòng điều hành họat động hàng ngày của phòng khi Trưởng phòng đi vắng; Giải quyết những công việc được Trưởng phòng ủy nhiệm.
