QUY CHẾ SỬ DỤNG XE TRONG CÔNG TY
REGULATION ON COMPANY CAR USAGE

I. MỤC TIÊU / OBJECTIVE : 

Cung cấp cho Nhân viên và Khách hàng các phương tiện vận chuyển để thực hiện công việc và cho mục đích kinh doanh của công ty.

To provide Employees & Visitors  the transportation means in order to fulfil the responsibilities for company business purposes.

II. CHÍNH SÁCH / POLICY 

1. Tất cả các xe công ty sẽ được áp dụng cho công việc kinh doanh của Công ty hoặc liên quan đến công việc kinh doanhcủa Công ty khi thấy thích hợp.

  This regulation shall apply to the use of all company cars for Company business activities or relating to business as deemed appropriate.

2. Nhân viên lễ tân là người giám sát / kiểm soát việc sử dụng xe công ty.

    Receptionist shall be reponsible for a monitoring/controlling the use of company cars.

3. Tất cả Nhân viên và Khách hàng có thể sử dụng xe công ty nếu tuân theo thủ tục dưới đây.

    All Staff & Visitors can use company cars in compliance  with the below procedures

III. THỦ TỤC / PROCEDURES

1. Tất cả các xe công ty được ưu tiên đón nhân viên vào buổi sáng và đưa đến thành phố trong thời gian đóng cửa. Thời gian nhận và đóng cửa là cố định, do đó, xe phải được trả lại trước thời gian đã đề cập.

    All company vans always are priority for pick up Staff in the morning & send to city in closing time.  The pick up & closing time is fixed, therefore, the vans should be returned before the mentioned  time. 

2. Trong trường hợp đón khách hàng, đi ra ngoài cho doanh nghiệp, cần phải điền vào các mẫu đặt xe (theo mẫu đính kèm) tại khu vực tiếp tân để lễ tân làm các thủ tục cần thiết. Người mượn xe sẽ được yêu cầu thực hiện đầy đủ thủ tục này. Nếu hủy bỏ được dự kiến ​​xin vui lòng thông báo nhân viên lễ tân ngay lập tức.

   In case of picking up Visitors, travelling for Company businesses, drivers/staff must file the car booking note at the Reception to comply with procedures. You are requested to fully comply with this procedure. in case of cancellation, please inform Receptionist immediately.  

3. Tài xế, nhân viên không được tự ý sắp xếp sử dụng xe mà không thông báo cho tiếp tân.

    Drivers, Staff are not allowed to use or book company cars for themselves without informing the Receptionists.

4. Mỗi tài xế sẽ có một hồ sơ để kiểm soát về thời gian cũng như số kilômét đã chạy (xem đính kèm) và cần được xác nhận bởi nhân viên Công ty bất cứ khi nào họ sử dụng.

    Each of Driver keep a record for controlling the working time and number of kilometer (see attach) and the record must be confirmed by Company staff whenever the cars are used. 

5.  Trường hợp sử dụng xe vào chủ nhật hoặc ngày lễ, phải có sự phê duyệt của [.....] – Giám đốc Công ty.

    In case of using company cars on Sundays or holidays, staff or drivers must have achieve approval from the Director of the Company. 

6. Tất cả các báo cáo chi phí vận chuyển sẽ được Công ty đồng thuận nếu theo đúng trình tự của chính sách này và được xác nhận bởi Phòng Kế Toán. Nếu không tuân theo chính sách này cần được sự chấp thuận trước khi thực hiện thanh toán.

  All transportation expense will be approved and incurred by the Company if the use of company cars is in compliance with this Regulation and confirmed by the Accounting Department. If the car use is not in compliance with this Regulation, the payment for travelling expense must be approved by the Company Director. 

IV. TÀI LIỆU / DOCUMENTATION

1. Mẫu đặt xe / Car booking form

2. Số giờ vượt mức & Hồ sơ bổ sung thêm số kilomet / Over time & extra kilometer record