CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

  BỘ TƯ PHÁP

SỔ

 CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH

Cơ quan đăng ký hộ tịch ⁽¹⁾.....……………..…………………………………………………..

…………………..……………………………..………………………………………………..

…………………..……………………………..………………………………………………..

 Quyển số ⁽²⁾: ………………………….. 
Mở ngày ⁽³⁾:…… tháng ……..năm……
Khóa ngày ⁽⁴⁾:.......tháng …….năm……

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BỘ TƯ PHÁP

SỔ

 CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

1. Tên cơ quan đăng ký hộ tịch (1) phải ghi rõ tại trang bìa của sổ:

- Trường hợp Sổ cấp bản sao Trích lục hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã thì ghi đủ 03 cấp hành chính (xã, huyện, tỉnh);

- Trường hợp Sổ cấp bản sao Trích lục hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp huyện thì ghi đủ 02 cấp hành chính (huyện, tỉnh);

- Trường hợp Sổ cấp bản sao Trích lục hộ tịch của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thì ghi tên của Cơ quan đại diện Việt Nam.

2. Mục quyển số (2) ghi số thứ tự của Sổ cấp bản sao Trích lục hộ tịch trong năm; ngày mở sổ (3) là ngày cấp bản sao Trích lục hộ tịch đầu tiên của sổ; ngày khóa sổ (4) là ngày cấp bản sao Trích lục hộ tịch cuối cùng của sổ; trường hợp chưa hết sổ mà hết năm thì ngày khoá sổ là ngày 31 tháng 12.

3. Số thứ tự theo dõi việc cấp bản sao Trích lục hộ tịch (5) được ghi liên tục từ số 01 đến hết năm;

Số ghi trong Trích lục hộ tịch (bản sao) là số thứ tự trong sổ cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

4. Sổ phải viết liên tiếp theo thứ tự từng dòng, không được bỏ trống, cách dòng, trống trang; đóng dấu giáp lai giữa các trang.

5. Công chức làm công tác hộ tịch phải tự mình ghi vào sổ, nội dung ghi phải chính xác, theo đúng hồ sơ đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

Chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa, viết bằng loại mực tốt, không sử dụng nhiều màu mực trong một sổ, không dùng mực đỏ.

6. Cột “Loại bản sao Trích lục” (8) ghi rõ: tên loại sổ hộ tịch, quyển số, số đăng ký, ngày, tháng, năm đăng ký, cơ quan đăng ký.

7. Cột “Ghi chú” (11) để ghi căn cứ cấp bản sao Trích lục: từ Sổ đăng ký hộ tịch hoặc thực hiện việc trích lục từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy trình tin học; ghi thông tin sửa chữa trong trường hợp có sai sót khi ghi sổ.

8. Trường hợp có sai sót do ghi sổ, thì công chức làm công tác hộ tịch phải trực tiếp gạch bỏ phần sai sót, không được không được tẩy, xóa để viết lại, không chữa đè lên chữ cũ; nội dung sửa chữa được ghi vào cột “Ghi chú (11)”, báo cáo Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch cho phép đóng dấu vào nội dung sửa chữa.

10. Việc cấp bản sao Trích lục hộ tịch bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 cho đến hết ngày 31 tháng 12.  

Hết năm phải thực hiện khóa sổ, thống kê tổng số bản sao Trích lục hộ tịch đã được cấp trong năm theo từng loại bản sao Trích lục, công chức làm công tác hộ tịch ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên, Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch xác nhận, đóng dấu.

Sổ cấp bản sao Trích lục hộ tịch chỉ được sử dụng trong năm, không sử dụng để tiếp tục đăng ký cho năm sau.