Ngày 11/3/2015, Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam đã ban hành Quyết định số 282/QĐ-BHXHchuyển giao bản quyền Phần mềm Quản lý tài sản nhà nước (TSNN) cho 74 đơn vị trong Ngành. Để dữ liệu tại Phần mềm Quản lý TSNN khớp đúng với sổ sách theo dõi tại đơn vị và đảm bảo theo các quy định hiện hành về quản lý, sử dụng TSNN, BHXH Việt Nam hướng dẫn BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc BHXH Việt Nam, Văn phòng BHXH Việt Nam và các Ban Quản lý dự án trực thuộc BHXH Việt Nam (sau đây gọi chung là các đơn vị) một số nội dung liên quan đến việc triển khai, sử dụng Phần mềm Quản lý TSNN như sau:

I. Về việc quản lý, sử dụng Phần mềm trong công tác quản lý TSNN tại đơn vị

Hiện nay, tại các đơn vị đang triển khai Phần mềm Quản lý đăng ký TSNN (sau đây gọi tắt là Phần mềm 1), có chức năng quản lý, theo dõi đối với các tài sản là đất, nhà, ô tô và các tài sản khác có nguyên giá từ 500 triệu đồng trở lên/01 đơn vị tài sản để hình thành Cơ sở dữ liệu quốc gia về TSNN theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng TSNN. Phần mềm 1 tiếp tục duy trì sử dụng tại đơn vị.

Đối với Phần mềm Quản lý TSNN (sau đây gọi tắt là Phần mềm 2): Từ năm 2015, BHXH Việt Nam đề nghị các đơn vị chính thức sử dụng Phần mềm 2 trong công tác quản lý, theo dõi TSNN tại đơn vị. Tên đăng nhập, mật khẩu, quyền sử dụng Phần mềm thực hiện theo Quyết định số282/QĐ-BHXH và tài liệu “Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý TSNN” đã được Trung tâm Khai thác dữ liệu quốc gia về TSNN và dịch vụ về tài sản, Cục Quản lý công sản, Bộ Tài chính (sau đây gọi tắt là Trung tâm DPAS) đã cung cấp và hướng dẫn tại Hội nghị triển khai Phần mềm Quản lý TSNN cho các đơn vị trong Ngành.

II. Một số nội dung lưu ý trong việc triển khai, sử dụng song song hai Phần mềm

1. Đối với Phần mềm 1

Các đơn vị tiếp tục thực hiện cập nhập dữ liệu đối với các tài sản là đất, nhà, ô tô và các tài sản khác có nguyên giá từ 500 triệu đồng trở lên/01 đơn vị tài sản vào Phần mềm 1. Trong thời gian 30 ngày kể từ khi phát sinh biến động tài sản, các đơn vị gửi về BHXH Việt Nam (Ban Tài chính - Kế toán) hồ sơ Báo cáo kê khai để duyệt dữ liệu (theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 09/2012/TT-BTC ngày 19/01/2012 của Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung Thông tư số245/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài chính quy định thực hiện một số nội dung của Nghị định số 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý, sử dụng TSNN).

2. Đối với Phần mềm 2

2.1. Đề nghị các đơn vị rà soát các dữ liệu đã nhập vào Phần mềm, xóa toàn bộ các dữ liệu không đảm bảo theo đúng hướng dẫn của BHXH Việt Nam tại Công văn này và không khớp đúng với sổ kế toán.

2.2. Đổi mật khẩu

Để đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu, đề nghị thực hiện đổi mật khẩu do Trung tâm DPAS cung cấp.

2.3. Danh mục bộ phận sử dụng

Đề nghị BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện việc tạo mã đối với các phòng, ban trực thuộc theo nguyên tắc: Các mã được tạo trùng với mã T (mã danh mục đơn vị) của Phần mềm 1 (Văn phòng BHXH tỉnh, BHXH các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh), kê khai đầy đủ các thông tin liên quan (tên, địa chỉ, số điện thoại) để sau này thuận lợi trong việc đồng bộ, liên thông dữ liệu giữa hai Phần mềm.

Ví dụ: Văn phòng BHXH tỉnh Bắc Ninh, mã danh mục đơn vị tại Phần mềm 1 là 038008001, tại Phần mềm 2, đơn vị phải tạo mã là 038008001.

2.4. Nhập số dư ban đầu

a) Chức năng “Nhập số dư ban đầu” sử dụng để nhập đăng ký cho các tài sản được giao chođơn vị quản lý và sử dụng tính đến ngày 31/12/2013 của đơn vị.

b) Các biến động liên quan đến quản lý, sử dụng tài sản từ ngày 01/01/2014, các đơn vị không thực hiện kê khai vào chức năng nghiệp vụ này (thực hiện kê khai vào các chức năng nghiệp vụ khác liên quan như tăng mới, giảm, ...)

2.5. Nhóm tài sản

Đề nghị các đơn vị thực hiện phân loại chi tiết tài sản cố định đến bậc cuối cùng theo đúng quy định (đối với tài sản sử dụng trước ngày 31/12/2014 phân loại theo quy định tại Quyết định số32/2008/QĐ-BTC ngày 29/5/2008 của Bộ Tài chính quy định chế độ quản lý, tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước; đối với tài sản sử dụng từ ngày 01/01/2015 phân loại theo quy định tại Thông tư số 162/2014/TT-BTC ngày 06/11/2014 của Bộ Tài chính quy định chế độ quản lý, tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước).

Lưu ý: Đối với tài sản là máy vi tính, đề nghị ghi rõ từng loại máy chủ, máy vi tính, máy tính xách tay; đối với tài sản là máy in chuyên dùng để in sổ, thẻ, đề nghị ghi rõ tên là máy in sổ, thẻ.

2.6. Hồ sơ, giấy tờ liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà, đất

Đề nghị các đơn vị rà soát, kê khai đầy đủ, chi tiết các hồ sơ, giấy tờ liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà, đất vào Phần mềm, đặc biệt là các cơ sở đất đã được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

2.7. Về số liệu

a) Giá trị: Nhập số liệu chi tiết đến hàng đơn vị, khớp đúng với sổ kế toán. Đối với chỉ tiêu giá trị còn lại, trường hợp giá trị do Phần mềm tự tính khác so với giá trị đang theo dõi trên sổ kế toán, đơn vị rà soát lại cách tính hao mòn tài sản trên sổ kế toán đảm bảo theo đúng quy định hiện hành để điều chỉnh trên Phần mềm theo giá trị còn lại trên sổ kế toán.

b) Diện tích: Nhập số liệu chi tiết đến hàng thập phân, khớp đúng với hồ sơ, giấy tờ liên quan.

c) Tỷ lệ hao mòn: Phần mềm tự động hiển thị tỷ lệ hao mòn theo quy định của Bộ Tài chính. Đối với các tài sản cố định (vô hình, đặc thù), đơn vị điều chỉnh trên Phần mềm theo các văn bản quy định hiện hành của BHXH Việt Nam (Công văn số 3125/BHXH-TCKT ngày 26/8/2014 về việc hướng dẫn tính hao mòn tài sản cố định vô hình, Công văn số 297/BHXH-TCKT ngày 26/01/2015 về việc hướng dẫn tính hao mòn tài sản cố định và các văn bản khác nếu có).

2.8. Về đối chiếu, rà soát dữ liệu

a) Về số dư ban đầu là đất, nhà, ô tô và các tài sản khác có nguyên giá từ 500 triệu đồng trở lên/01 đơn vị tài sản tại Phần mềm 2 (số dư đến ngày 31/12/2013)

- Đề nghị BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc BHXH Việt Nam và Văn phòng BHXH Việt Nam thực hiện rà soát, đối chiếu số liệu tại Phần mềm 2 với hồ sơ, sổ kế toán tại đơn vị và khớp đúng với dữ liệu tại Phần mềm 1.

- Trường hợp chênh lệch, đề nghị các đơn vị thực hiện điều chỉnh dữ liệu trên hai Phần mềm.

b) Định kỳ quyết toán tài chính quý, năm: In dữ liệu từ Phần mềm 2 các báo cáo theo chế độ kế toán và báo cáo công cụ, dụng cụ để đối chiếu với sổ kế toán của đơn vị; In dữ liệu từ Phần mềm 2 về tài sản là đất, nhà, ô tô và các tài sản khác có nguyên giá từ 500 triệu đồng trở lên/01 đơn vị tài sản để thực hiện đối chiếu với dữ liệu tại Phần mềm 1.

III. Tổ chức thực hiện

1. Đối với các tài sản được giao cho đơn vị quản lý và sử dụng tính đến ngày 31/12/2014: Đề nghị hoàn thành việc nhập dữ liệu vào Phần mềm 2 xong trước ngày 30/6/2015, rà soát khớp đúng với sổ kế toán.

2. Về việc quản lý, sử dụng song song hai Phần mềm

a) Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm về toàn bộ dữ liệu đã cập nhật trên hai Phần mềm tại đơn vị.

b) Để đảm bảo dữ liệu chính xác, đầy đủ, kịp thời, báo cáo BHXH Việt Nam theo quy định, đề nghị giao trách nhiệm quản lý hai Phần mềm cho 01 Lãnh đạo phòng Kế hoạch - Tài chính hoặc Kế toán trưởng đơn vị.

c) Bố trí 01 chuyên viên thường xuyên cập nhật tình hình quản lý, sử dụng TSNN của đơn vị vào Phần mềm 2 và thực hiện đối chiếu với sổ kế toán, dữ liệu tại Phần mềm 1 theo các nội dung hướng dẫn tại Điểm b, Mục 2.8 Công văn này.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị phản ánh về BHXH Việt Nam (Phòng Quản lý tài chính, Ban Tài chính - Kế toán, số điện thoại: 04.3934.1768) để cùng phối hợp, xử lý./.