Thủ tục thành lập công ty TNHH: hồ sơ, nộp online, đăng ký

Thủ tục thành lập công ty TNHH nhìn từ ngoài vào thì rối, nhưng người tự làm thường chỉ vướng ở đúng vài chỗ. Chọn sai loại hình ngay từ đầu, ghi ngành nghề không khớp mã, hoặc làm xong đăng ký rồi tưởng đã hết việc. Bài này đi theo đúng thứ tự bạn sẽ phải làm, từ lúc quyết loại hình đến các nghĩa vụ sau khi có giấy phép.

Thủ tục thành lập công ty TNHH áp dụng cho ai và bắt buộc khi nào

Bất kỳ ai muốn kinh doanh dưới danh nghĩa một pháp nhân, có tư cách ký hợp đồng và chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp, đều phải đăng ký. Không có giấy tờ này thì hoạt động của bạn chỉ là cá nhân kinh doanh hoặc hộ kinh doanh, không phải công ty.

Điểm nhiều người bỏ qua: không phải ai cũng được đứng tên. Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020 liệt kê các nhóm không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp, trong đó có cán bộ, công chức, viên chức, người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc bị cấm đảm nhiệm chức vụ.

Phân biệt công ty TNHH một thành viên và hai thành viên trở lên

Đây là quyết định đầu tiên và cũng là chỗ hay chọn cho xong rồi hối. Công ty TNHH một thành viên chỉ có một chủ sở hữu, là cá nhân hoặc tổ chức, theo Điều 74 Luật Doanh nghiệp 2020. Loại hai thành viên trở lên có từ 2 đến 50 thành viên, theo Điều 46 cùng luật.

Một mình làm chủ thì quyết nhanh, đổi lại bạn phải tự kỷ luật trong việc tách dòng tiền. Có hai người trở lên thì vốn mạnh hơn, nhưng điều lệ công ty phải ghi rõ tỷ lệ, cách chia lợi nhuận và cơ chế xử lý khi một người muốn rút.

Điều kiện phải đạt trước khi bấm nộp

Bốn yếu tố hay bị trả hồ sơ là tên, địa chỉ, ngành nghề và người đại diện theo pháp luật. Tên công ty không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký, đây là quy định về tên doanh nghiệp trong Luật Doanh nghiệp 2020 và bạn nên tra trước trên hệ thống đăng ký.

Địa chỉ phải là nơi có thể liên lạc được, không đặt tại căn hộ chung cư dùng để ở. Rất nhiều hồ sơ bị vướng đúng ở chỗ này vì người thành lập lấy luôn địa chỉ nhà đang thuê.

Vốn điều lệ thì luật không đặt mức tối thiểu cho ngành nghề thông thường. Đừng ghi quá cao chỉ để cho đẹp, vì nghĩa vụ tài chính hằng năm và trách nhiệm của bạn gắn với con số đã cam kết.

Hồ sơ trong thủ tục thành lập công ty TNHH gồm những gì

Thành phần hồ sơ đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn được quy định tại Điều 21 Luật Doanh nghiệp 2020, chi tiết hướng dẫn nằm ở Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Danh mục không dài, nhưng phải khớp nhau từng chi tiết.

Lỗi phổ biến nhất không phải thiếu giấy, mà là thông tin lệch giữa các giấy. Tên người trên điều lệ khác một dấu so với căn cước, tỷ lệ vốn góp trong danh sách thành viên cộng lại không tròn 100%, hoặc ngành nghề trong điều lệ không có trong giấy đề nghị.

Những nội dung cần chốt xong trước khi soạn hồ sơ

Ngành nghề phải được diễn đạt theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Bạn nên ghi rộng hơn nhu cầu hiện tại một chút, vì bổ sung sau này lại là một lần làm thủ tục thay đổi nội dung đăng ký.

Người đại diện theo pháp luật cần được ghi rõ chức danh và phạm vi. Công ty có thể có nhiều hơn một người đại diện, nhưng khi đó điều lệ phải phân định quyền hạn, nếu không thì mọi tranh chấp sau này đều rơi vào vùng xám.

Trình tự các bước và cách nộp hồ sơ online

Trình tự đăng ký doanh nghiệp theo Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc qua mạng thông tin điện tử. Trên thực tế hầu như mọi hồ sơ hiện nay đều đi đường trực tuyến.

Nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Bước một là tạo tài khoản trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và xin cấp tài khoản đăng ký kinh doanh, hoặc dùng chữ ký số nếu đã có. Hai cách này cho ra cùng một kết quả, chỉ khác cách xác thực.

Bước hai là kê khai thông tin trực tuyến, đúng thứ tự loại hình, tên, địa chỉ, ngành nghề, vốn, thành viên, người đại diện. Sau đó bạn tải lên bản scan của toàn bộ hồ sơ giấy đã ký.

Bước ba là ký xác thực và thanh toán, rồi theo dõi trạng thái hồ sơ ngay trên hệ thống. Nếu bị từ chối, thông báo sẽ nêu rõ nội dung cần sửa, bạn chỉnh và nộp lại trên cùng hồ sơ đó thay vì tạo mới.

Thời gian giải quyết và điều thực tế khác với quy định

Luật Doanh nghiệp 2020 đặt thời hạn cấp giấy chứng nhận là 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Chữ quan trọng là “hợp lệ”, nên nếu hồ sơ phải sửa hai lượt thì tổng thời gian thật có thể thành một đến hai tuần.

Cách xử lý của Phòng Đăng ký kinh doanh ở các tỉnh cũng không hoàn toàn giống nhau về mức độ chặt khi xét địa chỉ hay diễn đạt ngành nghề. Nếu bị yêu cầu bổ sung một nội dung mà bạn thấy lạ, cứ gọi trực tiếp lên phòng để hỏi cho rõ, việc này nhanh hơn đoán.

Sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, phải làm ngay những việc này

Đây là phần bị bỏ sót nhiều nhất, và cũng là nơi phát sinh vi phạm hành chính đầu tiên của phần lớn công ty mới. Có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chỉ nghĩa là công ty đã tồn tại, chưa nghĩa là đã đủ điều kiện hoạt động.

Hai dòng đầu bảng là nghĩa vụ có thời hạn cứng, quên là vi phạm. Riêng chuyện góp vốn, nhiều người thành lập ghi con số lớn rồi không chuyển tiền vào, sau đó phải làm hồ sơ giảm vốn, tốn thêm một vòng thủ tục.

Nhóm việc dễ bị quên nhất

Giấy phép con là cái quên nhiều nhất. Đăng ký được ngành nghề không đồng nghĩa với việc được hoạt động ngay, vì một số lĩnh vực còn cần điều kiện riêng do bộ ngành quản lý.

Kế đến là kê khai định kỳ. Chưa có doanh thu bạn vẫn phải nộp tờ khai theo kỳ, và nộp trễ vẫn bị xử lý dù số thuế bằng không.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục thành lập công ty TNHH

Tự làm được không hay phải thuê dịch vụ? Với công ty một chủ, ngành nghề thông thường, bạn tự làm được. Nên nhờ người có kinh nghiệm khi có nhiều thành viên góp vốn, có vốn nước ngoài, hoặc ngành nghề cần giấy phép con.

Một người có thể lập nhiều công ty TNHH không? Được, luật không giới hạn số doanh nghiệp một cá nhân tham gia thành lập, miễn không thuộc nhóm bị cấm.

Đổi địa chỉ hoặc thêm ngành nghề sau này có khó không? Không khó, nhưng là một thủ tục thay đổi nội dung đăng ký riêng, nên tính trước ngay từ khi làm thủ tục thành lập công ty tnhh để đỡ phải làm lại bên cạnh trang chủ.

Kết luận

Việc khó nhất trong thủ tục thành lập công ty TNHH không phải nộp hồ sơ, mà là quyết đúng loại hình, tên, vốn và ngành nghề trước khi soạn giấy tờ, rồi hoàn tất các nghĩa vụ sau đăng ký đúng hạn. Kiểm tra chéo thông tin giữa các văn bản thì hồ sơ thông thường qua ngay lượt đầu. Quy định về doanh nghiệp và thuế có thể được sửa đổi, nên trước khi nộp bạn hãy đối chiếu văn bản mới nhất hoặc hỏi trực tiếp cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở.