Thủ tục tạm ngừng kinh doanh: hồ sơ và các bước cần làm

Thủ tục tạm ngừng kinh doanh là việc nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ tới khi đơn hàng cạn, mặt bằng phải trả nhưng chưa muốn đóng cửa hẳn. Vấn đề là không ít người cứ thế ngừng hoạt động, khóa cửa văn phòng mà không gửi thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh, rồi vài năm sau mới phát hiện công ty vẫn bị tính lệ phí môn bài và bị xử phạt vì không nộp tờ khai. Bài này đi thẳng vào hồ sơ, các bước, thời hạn thông báo và những nghĩa vụ vẫn còn tồn tại trong thời gian tạm ngừng.

Mục lục

Thủ tục tạm ngừng kinh doanh là gì và khi nào cần làm

Tạm ngừng kinh doanh là trạng thái doanh nghiệp dừng hoạt động sản xuất, kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định nhưng vẫn tồn tại về mặt pháp lý. Mã số doanh nghiệp vẫn còn, con dấu vẫn còn, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm.

Khác với suy nghĩ phổ biến, đây không phải một thủ tục xin phép. Doanh nghiệp không cần ai đồng ý, chỉ cần thông báo đúng thời hạn tới Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở.

Những trường hợp nên tạm ngừng thay vì đóng cửa im lặng

Thủ tục tạm ngừng kinh doanh - Thủ tục tạm ngừng kinh doanh là gì và khi nào cần làm — Thủ tục tạm ngừng kinh doanh – Thủ tục tạm ngừng kinh doanh là gì và khi nào cần làm

Nhóm hay dùng nhất là công ty mới thành lập nhưng chưa triển khai được gì, hoặc doanh nghiệp gặp khó khăn theo mùa, mất hợp đồng chủ lực, chờ chuyển hướng ngành nghề.

Một nhóm khác là doanh nghiệp đang muốn giải thể nhưng còn vướng công nợ, còn hàng tồn hoặc còn tranh chấp chưa xong. Tạm ngừng giúp họ có khoảng lặng để dọn dẹp sổ sách trước khi đóng.

Khi tạm ngừng không giải quyết được vấn đề

Nếu bạn đã xác định không quay lại kinh doanh, tạm ngừng chỉ kéo dài thời gian phải theo dõi hồ sơ. Trường hợp doanh nghiệp đang bị cưỡng chế thuế hoặc bị cơ quan thuế thông báo về hóa đơn không hợp lệ, việc tạm ngừng cũng không xóa được các nghĩa vụ đã phát sinh.

Điều kiện và thời hạn phải nắm trước khi làm thủ tục tạm ngừng kinh doanh

Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan đăng ký kinh doanh chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng. Đây là điểm thay đổi lớn so với luật cũ, khi thời hạn thông báo trước là 15 ngày.

Ba ngày làm việc nghe rất thoáng, nhưng đừng nộp sát hạn. Nếu hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, ngày tạm ngừng bạn ghi trong thông báo có thể đã trôi qua và phải làm lại từ đầu.

Thời gian tạm ngừng tối đa mỗi lần

Thủ tục tạm ngừng kinh doanh - Điều kiện và thời hạn phải nắm trước khi làm thủ tục tạm ngừng kinh doanh — Thủ tục tạm ngừng kinh doanh – Điều kiện và thời hạn phải nắm trước khi làm thủ tục tạm ngừng kinh doanh

Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, thời hạn tạm ngừng của mỗi lần thông báo không được quá một năm. Hết một năm mà vẫn chưa muốn hoạt động lại, doanh nghiệp gửi thông báo tiếp cho lần kế tiếp.

Lần thông báo sau cũng phải nộp chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày hết hạn của lần trước. Đây là lỗi rất hay gặp: chủ doanh nghiệp tưởng cứ im lặng là trạng thái tạm ngừng tự động kéo dài, trong khi thực tế hệ thống đã chuyển doanh nghiệp về trạng thái đang hoạt động và nghĩa vụ khai thuế quay lại.

Quy định về tổng thời gian được tạm ngừng liên tiếp từng khác nhau giữa các thời kỳ, nên nếu bạn dự tính nghỉ dài hơn hai năm, hãy hỏi trực tiếp Phòng Đăng ký kinh doanh thay vì dựa vào các bài viết cũ trên mạng.

Ai có quyền quyết định

Với công ty TNHH hai thành viên trở lên, quyết định thuộc Hội đồng thành viên. Công ty cổ phần thì là Hội đồng quản trị. Công ty TNHH một thành viên và doanh nghiệp tư nhân do chủ sở hữu quyết định.

Chi tiết này quyết định loại giấy tờ bạn phải kèm theo, nên xác định đúng loại hình trước khi soạn hồ sơ.

Hồ sơ cần chuẩn bị cho thủ tục tạm ngừng kinh doanh

Thủ tục tạm ngừng kinh doanh - Ai có quyền quyết định — Thủ tục tạm ngừng kinh doanh – Ai có quyền quyết định

Giấy tờ	Số lượng	Bản chính / bản sao	Lưu ý
Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh	01	Bản chính	Theo mẫu tại nghị định về đăng ký doanh nghiệp, ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc, kèm lý do
Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị	01	Bản chính	Chỉ áp dụng với công ty TNHH nhiều thành viên và công ty cổ phần
Biên bản họp Hội đồng thành viên / Hội đồng quản trị	01	Bản chính	Nội dung phải khớp với thời gian ghi trong thông báo
Giấy uỷ quyền cho người đi nộp	01	Bản chính	Kèm bản sao giấy tờ tuỳ thân của người được uỷ quyền
Giấy tờ tuỳ thân của người nộp hồ sơ	01	Bản sao	Xuất trình bản chính khi nộp trực tiếp

Bộ hồ sơ này gọn hơn nhiều thủ tục doanh nghiệp khác, nhưng phần hay bị trả lại lại nằm ở chỗ ngày tháng. Ngày ghi trong biên bản họp phải trước ngày ký thông báo, và ngày bắt đầu tạm ngừng phải sau ngày nộp ít nhất 03 ngày làm việc.

Nếu doanh nghiệp có đơn vị phụ thuộc như chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, bạn cần gửi thông báo tạm ngừng riêng cho từng đơn vị. Công ty tạm ngừng không tự động làm chi nhánh tạm ngừng theo.

Trình tự các bước và nơi nộp hồ sơ

Bước 1 và bước 2: họp quyết định rồi nộp hồ sơ

Trước tiên, tổ chức họp và ban hành quyết định về việc tạm ngừng, xác định rõ mốc bắt đầu và mốc kết thúc. Sau đó soạn thông báo theo mẫu và ký bởi người đại diện theo pháp luật.

Hồ sơ nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số, hoặc nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh. Nộp online hiện là cách phổ biến và cũng dễ theo dõi tình trạng xử lý hơn.

Bước 3: nhận kết quả và xử lý nội bộ

Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ và cấp giấy xác nhận về việc doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng kinh doanh. Thông tin trạng thái sau đó được liên thông sang cơ quan thuế, nên bạn không phải nộp thêm thông báo tạm ngừng cho chi cục thuế.

Nội dung	Thông tin thực tế
Thời hạn thông báo trước	Chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng
Thời gian tạm ngừng mỗi lần	Không quá 01 năm cho mỗi lần thông báo
Thời gian cơ quan xử lý	Thường trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ
Lệ phí đăng ký	Thủ tục này thuộc nhóm được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp
Kết quả nhận được	Giấy xác nhận về việc đăng ký tạm ngừng kinh doanh

Thực tế xử lý có thể nhanh hơn hoặc chậm hơn tuỳ khối lượng hồ sơ của từng địa phương. Ở các tỉnh ít doanh nghiệp, hồ sơ online đôi khi có kết quả trong một ngày.

Nghĩa vụ thuế và bảo hiểm trong thời gian tạm ngừng

Đây là phần khiến nhiều người mất tiền oan sau khi hoàn tất thủ tục tạm ngừng kinh doanh, vì họ tưởng tạm ngừng là hết trách nhiệm.

Về thuế và lệ phí môn bài

Pháp luật quản lý thuế cho phép người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai thuế cho thời gian tạm ngừng trọn kỳ tính thuế. Nếu tạm ngừng lệch kỳ, ví dụ ngừng từ giữa quý, bạn vẫn phải khai cho phần thời gian còn hoạt động của kỳ đó.

Với lệ phí môn bài, quy định hiện hành cho phép miễn khi doanh nghiệp tạm ngừng trọn năm dương lịch và gửi thông báo trước thời điểm phải nộp lệ phí của năm đó, đồng thời chưa nộp lệ phí môn bài của năm. Tạm ngừng từ tháng ba thì cả năm đó vẫn phải nộp đủ.

Các khoản nợ thuế, tiền chậm nộp và tiền phạt phát sinh trước ngày tạm ngừng không được xóa. Chúng vẫn chạy tiền chậm nộp trong suốt thời gian doanh nghiệp nghỉ.

Hóa đơn điện tử cũng cần xử lý. Nếu không còn dùng, doanh nghiệp nên rà soát và xử lý số hóa đơn đã thông báo phát hành, tránh tình trạng hóa đơn bị dùng sai trong thời gian không hoạt động.

Về bảo hiểm xã hội và người lao động

Tạm ngừng kinh doanh không tự động chấm dứt hợp đồng lao động. Doanh nghiệp phải chọn: thỏa thuận tạm hoãn hợp đồng, cho nghỉ không lương, hoặc chấm dứt hợp đồng theo đúng trình tự của Bộ luật Lao động 2019.

Sau khi thống nhất với người lao động, đơn vị làm thủ tục báo giảm lao động với cơ quan bảo hiểm xã hội. Chưa báo giảm thì tiền đóng vẫn tính, và số nợ bảo hiểm tích lại kèm tiền lãi chậm đóng.

Nếu vẫn còn lao động thuộc diện tham gia bắt buộc, nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho những người đó vẫn tiếp tục. Đây là lý do nên hoàn tất phần nhân sự trước ngày bắt đầu tạm ngừng, không để sau.

So sánh nhanh với giải thể và vướng mắc thường gặp

Tạm ngừng là dừng có thời hạn, doanh nghiệp còn nguyên tư cách pháp nhân và có thể hoạt động lại bằng một thông báo. Giải thể là chấm dứt tồn tại: phải thanh lý tài sản, thanh toán hết các khoản nợ, quyết toán thuế, đóng mã số thuế và trả lại con dấu nếu có.

Về thời gian, tạm ngừng xong trong vài ngày làm việc. Giải thể thường mất nhiều tháng vì phụ thuộc tiến độ quyết toán thuế. Nếu còn ý định quay lại, hoặc hồ sơ thuế chưa gọn, tạm ngừng là bước đệm hợp lý hơn.

Ba vướng mắc hay gặp nhất

Thứ nhất, quên gia hạn khi hết thời hạn đã thông báo. Hệ quả là doanh nghiệp bị coi là hoạt động trở lại và phát sinh nghĩa vụ khai thuế mà kế toán không biết.

Thứ hai, muốn hoạt động lại sớm hơn dự kiến. Trường hợp này phải gửi thông báo tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã đăng ký, cũng chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày quay lại.

Thứ ba, ký hợp đồng hoặc xuất hóa đơn trong thời gian tạm ngừng. Đây là hoạt động không đúng trạng thái đã đăng ký và có thể dẫn tới xử phạt hành chính, chưa kể rủi ro về tính hợp lệ của hóa đơn.

Kết luận

Thủ tục tạm ngừng kinh doanh về mặt giấy tờ khá nhẹ, phần khó nằm ở việc xử lý gọn thuế, hóa đơn và lao động trước ngày bắt đầu nghỉ. Nếu doanh nghiệp không có nợ thuế và không còn lao động, bạn hoàn toàn tự làm được qua cổng đăng ký doanh nghiệp; ngược lại, nếu đang có nợ bảo hiểm, tranh chấp hợp đồng hay tồn kho hóa đơn, nên nhờ kế toán hoặc người có chuyên môn rà soát trước cùng thegioiluat.

Cách áp dụng ở từng địa phương cũng có độ vênh nhỏ về cách yêu cầu tài liệu kèm theo, vì vậy hãy hỏi trước Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở. Các quy định về đăng ký doanh nghiệp và quản lý thuế có thể được sửa đổi, nên trước khi nộp hồ sơ, bạn nên đối chiếu văn bản mới nhất hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền.