Tra cứu hóa đơn điện tử trên cổng của cơ quan thuế chi tiết

Tra cứu hóa đơn là việc kiểm tra một hóa đơn điện tử có tồn tại trên hệ thống của cơ quan thuế hay không, đã được cấp mã chưa và thông tin có khớp với bản bạn đang cầm không. Thao tác này thực hiện miễn phí trên cổng hóa đơn điện tử của ngành thuế, chỉ cần vài thông tin trên hóa đơn.

Mục lục

Với kế toán, đây là bước bắt buộc trước khi hạch toán chi phí và kê khai khấu trừ. Với người mua lẻ, việc kiểm tra giúp chắc chắn hóa đơn nhận được là thật. Bài viết hướng dẫn cụ thể từng bước và cách xử lý khi kết quả không như mong đợi.

Tra cứu hóa đơn để làm gì

Hóa đơn điện tử hiện được quản lý theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Việc tra cứu hóa đơn giúp xác nhận hóa đơn đã được gửi lên cơ quan thuế đúng quy định.

Những điều cần xác nhận

Hóa đơn có tồn tại trên hệ thống của cơ quan thuế.
Hóa đơn có mã của cơ quan thuế được cấp (với hóa đơn có mã) hoặc đã được chuyển dữ liệu (với hóa đơn không mã).
Thông tin người bán, người mua, số tiền khớp với bản hóa đơn.
Trạng thái hóa đơn: bình thường, đã bị thay thế, đã bị điều chỉnh hay đã hủy.

Hậu quả nếu không kiểm tra

Tra cứu hóa đơn - Những điều cần xác nhận — Tra cứu hóa đơn – Những điều cần xác nhận

Nhận phải hóa đơn không hợp lệ có thể khiến doanh nghiệp không được tính chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào, thậm chí bị xử phạt nếu sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Vì vậy tra cứu hóa đơn trước khi thanh toán là thói quen nên có.

Các bước tra cứu hóa đơn trên cổng của cơ quan thuế

Cổng hóa đơn điện tử của ngành thuế có chức năng tra cứu dành cho mọi người, không cần đăng nhập.

Thông tin cần chuẩn bị

Trước khi tra cứu hóa đơn, hãy mở bản hóa đơn (file PDF hoặc XML) và chuẩn bị:

Thông tin	Vị trí trên hóa đơn
Mã số thuế người bán	Phần thông tin người bán
Loại hóa đơn	Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng…
Ký hiệu hóa đơn	Góc trên bên phải
Số hóa đơn	Góc trên bên phải
Tổng tiền thuế	Dòng tổng thuế GTGT
Tổng tiền thanh toán	Dòng tổng cộng

Thực hiện tra cứu

Truy cập cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, chọn chức năng tra cứu hóa đơn.
Nhập mã số thuế người bán, chọn loại hóa đơn.
Nhập ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn đúng như trên bản hóa đơn.
Nhập tổng tiền thuế và tổng tiền thanh toán (không có dấu chấm phân cách).
Nhập mã xác nhận, bấm tìm kiếm.

Kết quả sẽ hiện thông báo tồn tại hóa đơn hay không, kèm trạng thái xử lý. Bạn có thể xem chi tiết thông tin để đối chiếu với bản đang có.

Tra cứu trên phần mềm của nhà cung cấp

Tra cứu hóa đơn - Thực hiện tra cứu — Tra cứu hóa đơn – Thực hiện tra cứu

Hầu hết hóa đơn điện tử đều có mã tra cứu và đường link tra cứu trên trang của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn. Cách này cho phép xem và tải bản thể hiện. Tuy nhiên, để chắc chắn hóa đơn đã lên hệ thống thuế, bạn vẫn nên tra cứu hóa đơn trên cổng của cơ quan thuế.

Cách đọc kết quả tra cứu hóa đơn

Hiểu đúng thông báo trên màn hình quan trọng không kém việc nhập đúng.

Các trạng thái thường gặp

Trạng thái	Ý nghĩa	Việc nên làm
Tồn tại hóa đơn, đã cấp mã	Hóa đơn hợp lệ trên hệ thống	Đối chiếu thông tin, lưu trữ
Hóa đơn bị thay thế	Đã có hóa đơn mới thay thế	Yêu cầu bản hóa đơn thay thế
Hóa đơn bị điều chỉnh	Có hóa đơn điều chỉnh liên quan	Lấy thêm hóa đơn điều chỉnh
Không tồn tại hóa đơn	Không tìm thấy trên hệ thống	Kiểm tra lại cách nhập, liên hệ người bán

Đối chiếu từng chi tiết

Ngay cả khi hệ thống báo tồn tại, kế toán vẫn nên so sánh tên người mua, mã số thuế người mua, địa chỉ, hàng hóa, đơn giá, thuế suất. Sai mã số thuế người mua là lỗi khá phổ biến và cần người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.

Mẹo cho kế toán: lưu ảnh chụp kết quả tra cứu hóa đơn kèm ngày giờ vào hồ sơ chứng từ. Khi cơ quan thuế kiểm tra, đây là bằng chứng bạn đã thực hiện kiểm soát đầu vào. Nếu cần tìm hiểu thêm về các thủ tục khác, bạn có thể tham khảo trang pháp luật Thế Giới Luật.

Bạn cũng có thể tìm đọc quy định về hóa đơn điện tử chi tiết, cũng như thỏa thuận không tiết lộ ).

Tra cứu hóa đơn không ra kết quả: nguyên nhân và cách xử lý

Tra cứu hóa đơn - Đối chiếu từng chi tiết — Tra cứu hóa đơn – Đối chiếu từng chi tiết

Không tìm thấy chưa chắc hóa đơn là giả. Nhiều trường hợp chỉ do nhập sai.

Nguyên nhân phổ biến

Nhập sai ký hiệu (nhầm chữ O và số 0, nhầm chữ hoa chữ thường).
Nhập số hóa đơn có hoặc thiếu số 0 đầu.
Nhập tổng tiền có dấu phân cách hoặc sai số lẻ.
Hóa đơn không có mã mới lập, dữ liệu chưa được chuyển lên.
Người bán chưa gửi hóa đơn đến cơ quan thuế đúng thời hạn.

Khi nào cần liên hệ người bán

Nếu đã kiểm tra kỹ cách nhập mà vẫn không ra, hãy đề nghị người bán xác nhận đã gửi dữ liệu lên cơ quan thuế chưa. Trường hợp người bán không phản hồi hoặc mã số thuế người bán ở tình trạng ngừng hoạt động, bạn nên tạm dừng thanh toán và trao đổi với cơ quan thuế quản lý.

Lưu ý khi tra cứu hóa đơn cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp nhận nhiều hóa đơn mỗi tháng cần quy trình rõ ràng thay vì kiểm tra thủ công từng tờ.

Xây dựng quy trình kiểm soát đầu vào

Tra cứu hóa đơn và tình trạng mã số thuế người bán trước khi thanh toán.
Đối chiếu dữ liệu tải từ cổng hóa đơn điện tử (danh sách hóa đơn đầu vào) với sổ sách hằng tháng.
Lưu trữ file XML gốc, không chỉ bản PDF.

Khai thác danh sách hóa đơn trên tài khoản doanh nghiệp

Khi đăng nhập cổng hóa đơn điện tử bằng tài khoản doanh nghiệp, bạn có thể xem danh sách hóa đơn mua vào, bán ra theo khoảng thời gian. Đây là cách tra cứu hóa đơn hàng loạt hiệu quả, giúp phát hiện hóa đơn bị thiếu hoặc hóa đơn lạ đứng tên doanh nghiệp mình.

Ví dụ một lần tra cứu hóa đơn thực tế

Chị Hà, kế toán một công ty nhỏ (ví dụ giả định), nhận hóa đơn mua văn phòng phẩm qua email. Khi tra cứu hóa đơn trên cổng của cơ quan thuế, hệ thống báo không tồn tại. Kiểm tra lại, chị phát hiện mình nhập ký hiệu có chữ O thay vì số 0. Nhập lại, hóa đơn hiện trạng thái đã cấp mã nhưng mã số thuế người mua thiếu một chữ số. Chị đề nghị người bán lập hóa đơn điều chỉnh trước khi thanh toán, tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán.

Câu hỏi thường gặp

Tra cứu hóa đơn có cần đăng nhập không?

Không. Chức năng tra cứu một hóa đơn trên cổng của cơ quan thuế không yêu cầu đăng nhập. Bạn chỉ cần mã số thuế người bán, ký hiệu, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã xác nhận.

Hóa đơn tra cứu không ra có được hạch toán không?

Không nên hạch toán khi chưa xác minh được. Hãy kiểm tra lại cách nhập, liên hệ người bán. Chỉ khi hóa đơn được xác nhận tồn tại và thông tin chính xác, doanh nghiệp mới nên ghi nhận chi phí và kê khai khấu trừ.

Người mua lẻ có cần tra cứu hóa đơn không?

Không bắt buộc, nhưng nên làm khi cần hóa đơn để bảo hành, thanh toán bảo hiểm hoặc chứng minh nguồn gốc hàng hóa. Việc tra cứu giúp chắc chắn hóa đơn đã được người bán gửi lên cơ quan thuế khám phá thêm.

Kết luận

Tra cứu hóa đơn là bước kiểm soát quan trọng giúp doanh nghiệp tránh rủi ro hóa đơn không hợp lệ và giúp người mua yên tâm về chứng từ mình nhận. Hãy dùng cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, nhập chính xác ký hiệu, số hóa đơn và số tiền, đọc kỹ trạng thái kết quả và lưu lại bằng chứng. Nếu không tìm thấy, kiểm tra lại cách nhập rồi liên hệ người bán trước khi thanh toán. Quy định về hóa đơn điện tử được sửa đổi khá thường xuyên, nên kế toán cần cập nhật văn bản đang có hiệu lực.