LUẬT
LAW

LƯU TRỮ
ON ARCHIVES

Căn cứ Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị quyết số 51/2001/QH10;
Pursuant to the 1992 Constitution of the Socialist Republic of Vietnam, which, was amended and supplemented under the Resolution No. 51/2001/QH10;

Quốc hội ban hành Luật lưu trữ,
The National Assembly promulgates the Law on Archives,

Chương 1.
Chapter 1

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
GENERAL PROVISIONS

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
Article 1. Scope of regulation and subjects of application

1. Luật này quy định về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ.
1. This Law provides archival activities; rights and obligations of agencies, organizations and individuals in archival activities; training and improving in archival operations; archival services and archives management.

2. Luật này áp dụng đối với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân.
2. This Law applies to stale agencies, political organizations, socio-political organizations, socio-political-professional organization, social organizations, socio-professional organizations, economic organizations, non-business units, people's armed forces units (hereinafter referred to as agencies and organizations) and individuals.

Điều 2. Giải thích từ ngữ
Article 2. Interpretation of terms

Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
In this Law, the terms below are construed as follows:

1. Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
1. Archival activities means activities of collecting, correcting and editing, valuing, preserving, making statistics and use of archival materials.

2. Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
2. Material means an object containing information formed in the course of operation of an agency, organization or individual.

Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.
Materials include documents, projects, design drawings, maps, research works, books, statistical tables; negative and positive films, pictures, microfilms; audio and video tapes and discs; e-documents; literary and art manuscripts; work records, diaries, memoirs, autographs, handwritings; drawn or printed pictures; publications and other objects containing information.

3. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
3. Archival materials means materials of value for practical activities and scientific and historical research, which are selected for storage.

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
Archival materials include the master copies and originals, and lawful duplicates in case the master copies or originals are unavailable.

4. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
4. Institutional archival unit means an organization making archives of archival materials of an agency or organization.

5. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.
5. Historical archival unit means an agency making archives of materials of permanent archival value received from institutional archival unit and other sources.

6. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
6. Archival set means an aggregation of archival materials formed in the operation of an agency, organization or individual.

7. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin.
7. National Archival set of Vietnam means the aggregation of archival materials of the Vietnamese State, regardless of their times of formation and places of storage, socio-political regimes, information-recording techniques and objects containing information.

Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
The National Archival set of Vietnam includes the Archival set of the Communist Party of Vietnam and the Archival set of the Vietnamese State.

8. Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của tổ chức chính trị - xã hội.
8. Archival set of the Communist Party of Vietnam means the aggregation of archival materials formed in the operations of organizations of the Communist Party of Vietnam, the forerunner of the Party and socio-­political organizations; historical and typical characters of the Party and its forerunner and of socio-political organizations.

9. Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước.
9. Archival set of the Vietnamese State means the aggregation of archival materials formed in the operations of state agencies, socio-political-professional organization, social organizations, socio-professional organizations, economic organizations, non-business units, people's armed forces units, historical and typical characters and other materials formed in different historical periods of the country.

Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm các phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân quy định tại khoản này.
The Archival set of the Vietnamese State comprises Archival sets of the agencies, organizations and individuals specified in this Clause.

10. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
10. Record means a file of related materials on a specific issue, event or subject or of common characteristics, formed in the monitoring and settlement of affairs within the scope of functions and tasks of an agency, organization or individual.

11. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
11. Record making means the gathering and arrangement of materials formed in the monitoring and settlement of affairs of an agency, organization or individual into a record according to certain principles and methods.

12. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
12. Material collection means the process to identify material sources, select, receive and deliver valuable materials for transfer to institutional archival unit or historical archival unit.

13. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
13. Material correction means the classification, valuation, arrangement, statistical making and establishment of search engines for materials formed in the operation of an agency, organization or individual.

14. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
14. Material valuation means the evaluation of materials according to principles, methods and standards provided by competent authorities in order to determine archival value of materials, storage duration and invalid materials.

15. Bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ là bản sao từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn nhất định nhằm lưu giữ bản sao đó dự phòng khi có rủi ro xảy ra đối với tài liệu lưu trữ.
15. Backup to insure for archival material means copies of archival materials made by certain methods and standards to be kept as reserve upon occurrence of risks to archival materials.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý lưu trữ
Article 3. Principles of archival management

1. Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
1. The State uniformly manages the National archival set of Vietnam.

2. Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
2. Archival activities are uniformly carried out in accordance with law.

3. Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê.
3. The State makes statistics of materials of the National archival set of Vietnam.

Điều 4. Chính sách của Nhà nước về lưu trữ
Article 4. State’s policies on archives

1. Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
1. To provide funds and human resources for the protection, safe preservation and effective use of materials of the National archival set of Vietnam.

2. Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ.
2. To concentrate on modernization of physical and technical foundations and apply science and technology to archival activities.

3. Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.
3. To recognize the ownership to archival materials; to encourage organizations and individuals to donate, deposit and sell their archival materials to the State; make contributions to and finance archival activities; and provide archival services.

4. Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ.
4. To strengthen expansion of international cooperation in archival activities.

Điều 5. Quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ
Article 5. Management of materials of individuals, families and clans

1. Những tài liệu sau đây của cá nhân, gia đình, dòng họ (sau đây gọi chung là cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam:
1. The following materials of individuals, families and clans (hereinafter referred  to as individuals) which are valuable for practical activities and scientific and historical research for the country and society may be registered to belong to the National archival set of Vietnam:

a) Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử;
a/ Family annals, clan annals, diplomas, royal conferment, biographical records;

b) Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi;
b/ Manuscripts, printed copies with autographs, scientific research works, creative works, correspondences;

c) Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử;
c/ Films, pictures; audio and video tapes and discs; e-documents;

d) Công trình, bài viết về cá nhân;
d/ Works and articles on individuals;

đ) Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được.
e/ Publications and materials collected by individuals.

2. Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký có trách nhiệm xác định giá trị tài liệu của cá nhân thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam quy định tại khoản 1 Điều này.
2. Historical archival unit at which materials are registered shall value materials of individuals belonging to the National archival set of Vietnam specified in clause 1 of this Article.

3. Cá nhân có tài liệu có các quyền sau đây:
3. Individuals possessing materials have the following rights:

a) Được đăng ký tài liệu tại Lưu trữ lịch sử và hướng dẫn, giúp đỡ về kỹ thuật bảo quản và tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này;
a/ To register their materials at historical archival unit, receive guidance and assistance in preservation techniques and be given conditions to promote values of the materials specified in clause 1 of this Article;

b) Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho Lưu trữ lịch sử;
b/ To donate or deposit materials at historical archival unit;

c) Thỏa thuận việc mua bán tài liệu;
c/ To agree on purchase and sale of materials:

d) Được ưu tiên sử dụng tài liệu đã hiến tặng;
d/ To receive priority in using materials which are donated by them;

đ) Cho phép người khác sử dụng tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, nhưng không được xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
dd/ Allow others to use their materials deposited at historical archival unit without harming national security, state interests and rights and legitimate interests of agencies, organizations and individuals;

e) Được Nhà nước khen thưởng theo quy định của pháp luật.
e/ Be commended by the State in accordance with law.

4. Cá nhân có tài liệu có các nghĩa vụ sau đây:
4. Individual possesing materials have the following obligations:

a) Chỉ được hiến tặng hoặc bán cho Lưu trữ lịch sử các tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia;
a/ Donate or sell only to historical archival unit for materials relating to national security;

b) Trả phí bảo quản theo quy định của pháp luật đối với tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu đã được đăng ký.
b/ Pay preservation fees in accordance with law for materials deposited at historical archival unit, except registered materials.

Điều 6. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Article 6. Responsibilities of heads of agencies and organizations

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình.
The head of an agency or organization shall, within his/her tasks and powers, manage archives and apply measures aiming to raise the effectiveness of the collection, management, preservation and use of archival materials; and promulgate regulations on archival work of his/ her agency or organization.

Điều 7. Người làm lưu trữ
Article 7. Archivists

1. Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.
1. Archivists of state agencies, political organizations, socio-political organizations, people's armed forces units and public non-business units must satisfy criteria in accordance with law; be trained and improved in archival operations and other necessary knowledge suitable for work; and may enjoy corresponding regimes and benefits of their agencies or organizations, allowances for particular jobs and other incentives in accordance with law.

2. Người làm lưu trữ không thuộc các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi của người lao động làm việc trong tổ chức đó.
2. Archivists other than those provided in clause 1 of this Article must be trained and improved in archival operations and other necessary knowledge suitable with work and may enjoy regimes and benefits applicable to employees of their organizations.

3. Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.
3. Persons assigned to perform archival work on a part-time basis must be improved in archival operations and other necessary knowledge suitable with work.

Điều 8. Các hành vi bị nghiêm cấm
Article 8. Strictly-prohibited acts

1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ.
1. Appropriating, damaging or losing archival materials.

2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.
2. Tampering with, modifying or falsifying contents of archival materials.

3. Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ.
3. Illegally buying, selling, transferring or cancelling of archival materials.

4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
4. Using archival materials for the purpose of harming state interests or rights and legitimate interests of agencies, organizations or individuals.

5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép.
5. Illegally bringing overseas archival materials.

Chương 2.
Chapter 2

THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ
COLLECTION OF ARCHIVAL MATERIALS

MỤC 1. LẬP HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ CƠ QUAN
Section 1: RESPONSIBILITIES FOR MAKING RECORDS AND SENDING RECORDS AND MATERIALS FOR STORAGE AT INSTITUTIONAL ARCHIVAL UNIT

Điều 9. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Article 9. Responsibilities for making records and sending records and materials for storage to institutional archival unit

1. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.
1. A person assigned to settle and monitor an affair of an agency or organization shall make records of such affair and send records and materials for storage to the archival unit of that agency or organization. Before retiring, quitting his/her job or being transferred to another work, this person must fully hand over records and materials to a responsible person of that agency or organization.

2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. The head of an agency or organization shall manage archival materials of his/her agency or organization; and direct, inspect and guide the making and sending of records and materials to the archival unit of his/her agency or organization.

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
The head of a unit of an agency or organization shall organize the making, preservation and sending of records and materials of his/her unit to the archival unit of that agency or organization.

Điều 10. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
Article 10. Responsibilities of institutional archival unit

1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
1. To assist the head of agency or organization in guiding the making and sending of records and materials for storage.

2. Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. To collect, correct and value materials; to make statistics of, preserve and organize the use of archival materials.

3. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
3. To hand over archival materials of permanent preservation value on the list of materials of sending for storage to historical archival unit; to organize the cancelling of invalid materials under decisions of the head of agency or organization.

Điều 11. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Article 11. Time limit for sending records and materials to institutional archival unit

1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:
1. The time limit for sending records and materials to institutional archival unit is provided as follows:

a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;
a/ One year after completing an affair, except the case specified at point b of this clause;

b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
b/ Three months after finalizing a construction work, for records and materials on capital construction.

2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.
2. A unit or person that needs to keep records and materials due for sending for storage as prescribed in clause 1 of this Article to serve its/his/her work must obtain approval of the head of agency or organization and make and send to institutional archival unit a list of records and materials to be kept.

Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
The time limit for a unit or person to keep those records and materials does not exceed 2 years counting from the date due of sending for storage.

Điều 12. Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Article 12. Responsibilities for handing over and receiving records and materials to institutional archival unit

1. Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
1. A unit or person responsible for handing over records and materials shall finalize records of the completed affair, make an index of records and materials for storage and handing over them to institutional archival unit.

2. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.
2. Institutional archival unit shall receive records and materials and make a minutes of handover and receipt of records and materials.

3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản.
3. The index of stored records and materials and the handover and receipt minutes shall be made in 02 copies, 01 be kept by the handing unit or person and 01 be kept by institutional archival unit.

Điều 13. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
Article 13. Management of e-archival materials

1. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
1. E-archival materials means materials created in the form of data messages which are formed in the operation of an agency, organization or individual and selected for storage or digitalized from archival materials in other objects containing information.

2. Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.
2. E-archival materials must satisfy criteria of input information; assure inheritance, consistency, truthfulness, security and accessibility; and be preserved and used by particular professional and technical methods.

3. Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.
3. Materials digitalized from archival materials in other objects containing information are not valuable to replace the materials which have been digitalized.

4. Chính phủ quy định chi tiết việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
4. The Government shall detail the management of e-archival materials.

Điều 14. Quản lý tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn
Article 14. Management of archival materials of communes, wards and townships

1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
1. Materials formed in the operations of People's Councils, People's Committees, social organizations and socio-professional organizations of communes, wards or townships shall be selected and stored at the offices of People's Committees of communes, wards or townships.

Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải có đủ các tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và được hưởng chế độ, quyền lợi theo quy định của pháp luật.
Archivists of the offices of People's Committees of communes, wards or townships must satisfy professional criteria of archives and be enjoyed regimes and benefits in accordance with law.

2. Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
2. Archivists of the offices of People's Committees of communes, wards or townships shall guide the record making, receive records and materials, correct, make statistics of, preserve and serve the use of archival materials in accordance with the law on archives.

MỤC 2. CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
Section 2: CORRECTION AND VALUATION OF MATERIALS

Điều 15. Chỉnh lý tài liệu
Article 15. Correction of materials

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.
1. The head of an agency or organization shall direct and organize the correction of materials under his/her management.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:
2. Materials after being corrected must meet the following basic requirements:

a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;
a/ They are classified according to the principles of archival operations;

b) Được xác định thời hạn bảo quản;
b/ Their preservation time limit is determined;

c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá;
c/ Records are finalized and systemized;

d) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.
d/ There are indexes of records, search database and lists of invalid materials.

Điều 16. Xác định giá trị tài liệu
Article 16. Valuation of materials

1. Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.
1. Valuation of materials must ensure the political, historical, comprehensive and general principles.

2. Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học.
2. Valuation of materials in performed according to the methods of systemizing and analyzing their functions, information and historical materials.

3. Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây:
3. Valuation of materials must be based on the following basic indicators:

a) Nội dung của tài liệu;
a/ Contents of materials;

b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;
b/ Position of the agency, organization or individual forming materials;

c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;
c/ Meaning of the event, time and place in which materials are formed;

d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;
d/ Level of integrity of the archival set;

đ) Hình thức của tài liệu;
e/ Form of materials;

e) Tình trạng vật lý của tài liệu.
f/ Physical conditions of materials.

Điều 17. Thời hạn bảo quản tài liệu
Article 17. Preservation duration of materials

1. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian.
1. Materials subject to permanent preservation are those of timeless meaning and value.

Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.
Materials subject to permanent preservation include those on viewpoints, undertakings, policies, fundaments, strategies; national key and target programs, projects and schemes; those on land and housing and other materials prescribed by competent authorities.

2. Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm.
2. Materials subject to preservation for a definite term are those other than the ones specified in clause 1 of this Article and their preservation term are defined less than 70 years.

3. Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.
3. Invalid materials subject to removing for disposal are those containing the same information or with expired preservation duration under regulations and no longer necessary for practical activities and scientific and historical research.

4. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết khoản 1 và khoản 2 Điều này.
4. The Minister of Home Affairs shall detail clause 1 and clause 2 of this Article.

Điều 18. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Article 18. Materials valuation council

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.
1. A materials valuation council is formed to advise the head of an agency or organization in determining preservation duration, selecting materials for handing over to institutional archival unit, selecting archival materials of institutional archival unit for handing over to historical archival unit and sorting out invalid materials.

2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:
2. A material valuation council shall be decided for establishment by the head of an agency or organization, including:

a) Chủ tịch Hội đồng;
a/ Council chairman;

b) Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng;
b/ An archivist of the agency or organization will do as council secretary;

c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên;
c/ The representative of leaders of the unit leaders having the materials will do as council member;

d) Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.
d/ A person who is conversant with the field of the materials be evaluated, will do as council member.

3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
3. A material valuation council shall make collegial discussion and make conclusion by majority; different opinions must be written in the council meeting minutes for submission to the head of agency or organization.

4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 28 của Luật này.
4. Based on proposals of the material valuation council, the head of agency or organization shall decide on material preservation duration, select materials for handing over to institutional archival unit, select archival materials of institutional archival unit for handing over to historical archival unit; and disposal of invalid materials as prescribed in Article 28 of this Law.

MỤC 3. THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ
Section 3: COLLECTION OF MATERIALS INTO HISTORICAL ARCHIVES

Điều 19. Lưu trữ lịch sử
Article 19. Historical archival unit

1. Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
1. Historical archival unit shall be organized at central and provincial levels for storing materials of permanent preservation value on the list of materials to be handed over to historical archival unit.

2. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm sau đây:
2. Historical archival unit shall:

a) Trình cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;
a/ Propose the competent archives agency of the same level to promulgate a list of agencies, organizations being source of material providers to historical archival unit and approve lists of materials to be sent to historical archival unit for storage;

b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;
b/ Guide agencies and organizations that are sources of materials handed over to store in preparing materials to be handed over for storage;

c) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
c/ Collect, correct, valuate, make statistics of, preserve and organize the use of archival materials.

Điều 20. Thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Article 20. Collection and receipt of materials sent to historical archival unit

1. Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo quy định của Luật này và quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam.
1. Historical archival unit of the Communist Party of Vietnam shall collect materials belonging to the archival set of the Communist Party of Vietnam in accordance with this Law and regulations of competent agencies of the Communist Party of Vietnam.

2. Lưu trữ lịch sử của Nhà nước thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định sau đây:
2. Historical archival unit of the State shall collect materials belonging to the archival set of the Vietnamese State under the following provisions:

a) Lưu trữ lịch sử ở trung ương thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; cơ quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; các cơ quan, tổ chức trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trước; các doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các cơ quan, tổ chức của các chế độ xã hội tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trước;
a/ Central historical archival unit shall collect and receive archival materials formed in the operations of central agencies and organizations of the Slate of the Democratic Republic of Vietnam and the Socialist Republic of Vietnam; ministerial-level agencies and organizations, inter-zones, zones and special zones of the State of the Democratic Republic of Vietnam; central agencies and organizations of the Provisional Revolutionary Government of the Republic of South Vietnam and other central organizations of the revolutionary administration in and before 1975; stale enterprises established by the Prime Minister and other economic organizations in accordance with law; agencies and organizations of social regimes had been existed in the territory of Vietnam in and before 1975;

b) Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt không thuộc các cơ quan, tổ chức quy định tại điểm a khoản này.
b/ Provincial-level historical archival unit shall collect and receive archival materials formed in the operations of provincial- and district-level agencies and organizations and special administrative-economic units not under the agencies and organizations specified at point a of this clause.

3. Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu lưu trữ của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận.
3. Historical archival unit shall collect materials of individuals on the basis of agreement.

Điều 21. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Article 21. Time limit for handing over materials to historical archival unit

1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử;
1. Within 10 years after the year of completing an affair, an agency or organization on the list of agencies, organizations being source of material providers to historical archival unit shall hand over materials of permanent preservation value to historical archival unit.

2. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và của ngành khác được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
2. The time limits for handing over materials to historical archival unit of the public security, defense, foreign affairs and other sectors comply with the Government's regulations.

Điều 22. Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Article 22. Responsibilities for handover and receipt of materials to historical archival unit

1. Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm sau đây:
1. An agency or organization on the list of agencies, organizations being source of material providers have following duties:

a) Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
a/ Correct materials prior to handing over and make indexes of records and materials to be handed for storage;

b) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật;
b/ Make lists of materials being affixed with marks of confidentiality levels;

c) Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử.
c/ Hand over archival materials and search engines to historical archival unit.

2. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.
2. Historical archival unit shall receive records and materials and make minutes of handover and receipt of records and materials.

3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản; cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử.
3. Indexes of handed records and materials and handover and receipt minutes shall be made in 03 copies, 01 to be kept by agencies or organizations handing over records and materials and 02 kept by historical archival unit, which shall be stored permanently at those agencies or organizations and historical archival unit.

Điều 23. Quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
Article 23. Management of archival materials of agencies and organizations not on the list of agencies, organizations being source of material providers or materials not on the list of materials to be handed over to historical archival unit

Tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan.
Archival materials formed in the operations of agencies and organizations not on the list of agencies, organizations being source of material providers or materials not on the list of materials to be handed over to historical archival unit shall be managed at institutional archival unit.

Điều 24. Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản
Article 24. Management of archival materials in case of division, split, merger or dissolution of agencies or organizations; division, split, merger, dissolution, ownership transformation or bankruptcy of stale enterprises

Cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải tổ chức quản lý và giao nộp tài liệu theo quy định sau đây:
For an agency or organization which is divided, split, merged or dissolved; or an economic organization being a state enterprise which is divided, split, merged or dissolved, transformed its ownership or goes bankrupt, the head of such agency, organization or enterprise shall manage and hand over materials according to the following provisions:

1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó;
1. Materials formed in the operation of an agency or organization shall be corrected, made statistics and preserved according to the archival set of that agency or organization;

2. Khi cơ quan, tổ chức có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể; doanh nghiệp có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì tất cả các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quy định.
2. When an agency or organization has decision on division, split, merger or dissolution or an enterprise has decision on division, slit, merger, dissolution, ownership transformation or bankruptcy, all completely processed records and materials of units and individuals of that agency, organization or enterprise must be handed over to institutional archival unit for correction under regulations.

3. Tài liệu lưu trữ sau khi được chỉnh lý được quản lý như sau:
3. After being corrected, archival materials shall be managed as follows:

a) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền;
a/ Archival materials of an agency, organization or enterprise being source of material providers to historical archival unit shall be handed over to competent historical archival unit;

b) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới tiếp nhận trụ sở cũ; trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc không có cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quyết định của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
b/ Archival materials of an agency, organization or enterprise other than those being the source of material providers to historical archival unit shall be managed at institutional archival unit of the new agency, organization or enterprise taking over the former's office. When the dissolved agency or organization or the dissolved or bankrupt enterprise has no or more than one agency, organization or enterprise to take over its office, its archival materials shall be handed over to institutional archival unit under the decision of its immediate superior agency or organization or a competent authority.

Chương 3.
Chapter 3

BẢO QUẢN, THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ, HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
PRESERVATION AND MAKING STATISTICS OF ARCHIVAL MATERIALS, DISPOSAL OF INVALID MATERIALS

Điều 25. Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ
Article 25. Responsibilities for preservation of archival materials

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
1. The head of an agency or organization shall build and arrange storage place and necessary equipment and means and implement professional and technical measures to safely protect and preserve archival materials and assure the use of archival materials.

2. Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định tại khoản 1 Điều này được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải trả phí theo quy định của pháp luật.
2. In case an organization without use of the State budget have not yet had conditions to protect and preserve materials as prescribed in clause 1 of this Article, it may deposit its materials at historical archival unit and it must pay fees in accordance with law.

Điều 26. Quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm
Article 26. Management of precious and rare archival materials

1. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn và có một trong các đặc điểm sau đây:
1. Precious and rare archival materials are materials of permanent preservation value and have one of the following characteristics:

a) Có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội;
a/ Having special ideological, political, socio-economic, scientific or historical value and special importance to the country and society;

b) Được hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả;
b/ Being formed in a special historical circumstance in terms of time, space, place or author;

c) Được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử.
c/ Being presented in an object containing information carrier which is original, typical to a historical period.

2. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm không phân biệt hình thức sở hữu được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương và cấp tỉnh, được lựa chọn để đăng ký vào chương trình, danh hiệu của khu vực và thế giới.
2. Precious and rare archival materials, regardless of their ownership, may be registered with central and provincial archives state management agencies and selected for registration in world and regional programs and titles.

3. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được kiểm kê, bảo quản, lập bản sao bảo hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt.
3. Precious and rare archival materials must be inventoried, preserved, made backup to insure for them, and used under special regimes.

Điều 27. Thống kê nhà nước về lưu trữ
Article 27. State archival statistics

1. Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam phải được thống kê tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý.
1. Materials of the National archival set of Vietnam must be made statistics concentratedly in books, database and management dossiers.

2. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kê hằng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12.
2. Agencies and organizations with archival materials must regularly implement the regime on archival statistics. Figures for annual statistical reports are counted from January 1 through December 31.

3. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định sau đây:
3. Archival statistics shall be made according to the following provisions:

a) Cơ quan, tổ chức ở trung ương tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương;
a/ Central agencies and organizations shall summarize statistics of their attached units and report them to the central archives state management agency;

b) Cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh.
b/ Provincial agencies and organi­zations shall summarize statistics of their attached units and report them to provincial archives state management agencies.

Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương;
Provincial archives state management agencies shall summarize statistics of provincial agencies and organizations, and district-level archives state management agencies and report them to the central archives state management agency.

c) Cơ quan, tổ chức ở cấp huyện, cấp xã tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện.
c/ District- and commune-level agencies and organizations shall summarize statistics of their attached units and report them to district-level archives state management agencies.

Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh.
District-level archives state management agencies shall summarize statistics of district-and commune-level agencies and organizations and report them to provincial archives state management agencies.

Điều 28. Huỷ tài liệu hết giá trị
Article 28. Disposal of invalid materials

1. Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như sau:
1. The competence to decide on the disposal of invalid materials is provided as follows:

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.
a/ The head of an agency or organization may decide on the disposal of invalid materials of institutional archival unit.

b) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp.
b/ The head of a competent archives authority of a level may decide on the disposal of invalid materials of historical archival unit of the same level.

2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:
2. Procedures for decision on disposal of invalid materials are provided as follows:

a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy;
a/ At the proposal of the material valuation council, the head of an agency or organization on the list of agencies, organizations being source of material providers to historical archival unit shall request the archives state management agency of the same level to evaluate invalid materials subject to disposal. The head of an agency or organization not on the list of agencies, organizations being source of material providers to historical archival unit shall request institutional archival unit of the immediate superior agency or organization to give opinions on invalid materials subject to disposal;

Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị;
Based on evaluations of the material valuation council or opinions of the immediate superior agency, a competent person mentioned in clause 1 of this Article shall decide on the disposal of invalid materials.

b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử.
b/ At the proposal of the material value verification council, the head of an archives slate management agency shall decide on the disposal of materials with the same information at historical archival unit.

Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử;
A material value verification council shall be set up by the head of an archives state management agency to verify invalid materials at historical archival unit;

3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
3. Disposal of invalid materials must ensure destruction of all information of those materials and must be recorded in writing.

4. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có:
4. A dossier of invalid material disposal includes:

a) Quyết định thành lập Hội đồng;
a/ Decision on council establishment;

b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
b/ List of invalid materials; proposal and explanation about invalid materials;

c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;
c/ Minutes of meetings of the material valuation council and material valuation verification council;

d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
d/ Request for verification or opinions, made by the agency or organization with invalid materials;

đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;
dd/ Written verification or opinions of a competent agency;

e) Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị;
e/ Decision on disposal for invalid materials;

g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
g/ Record of handing over materials subject to disposal;

h) Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.
h/ Record of disposal of invalid materials.

5. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
5. Dossiers of disposal of invalid materials must be preserved at agencies or organizations with cancelled materials for at least 20 years from the date of disposal.

Chương 4.
Chapter 4

SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
USE OF ARCHIVAL MATERIALS

Điều 29. Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ
Article 29. Rights and obligations of agencies, organizations and individuals in use of archival materials

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.
1. Agencies, organizations and individuals may use archival materials for their work, scientific or historical research or other legitimate demands.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:
2. When using archival materials, an agency, organization or individual has following obligations:

a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;
a/ Indicate the archival serial number and level of originality of archival materials and agency or organization managing archival materials; respect the originality of materials when publishing, introducing or quoting them;

b) Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
b/ Not infringe state interests, rights and legitimate interests of agencies, organizations and individuals;

c) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;
c/ Pay the fee for use of archival materials in accordance with law;

d) Thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
d/ Comply with provisions of this Law, internal rules and regulations of the agency or organization managing archival materials and other related laws.

3. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau đây:
3. An agency or organization possessing archival materials has following duties:

a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý;
a/ Take the imitative in introducing its archival materials and facilitate for use of archival materials under its direct management;

b) Hằng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật.
b/ Annually review and notify archival materials in the list of materials with marks of confidentiality levels, which are declassified.

Điều 30. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử
Article 30. Use of archival materials at historical archival unit

1. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật.
1. Archival materials at historical archival unit may be publicly used, except those in the list of materials restricted from use and the list of materials being affixed with marks of confidentiality levels.

2. Tài liệu hạn chế sử dụng có một trong các đặc điểm sau đây:
2. Materials restricted from use have one of the following characteristics:

a) Tài liệu lưu trữ không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
a/ Archival materials not in the list of materials being affixed with marks of confidentiality levels containing information, which, if being used publicly, may seriously harm state interests or rights and legitimate interests of agencies, organizations or individuals;

b) Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa được tu bổ, phục chế;
b/ Archival materials which are seriously damaged or are likely to be damaged but have not yet upgraded or restored;

c) Tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ.
c/ Archival materials which are being processed under archival operations.

Bộ Nội vụ ban hành Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội từng thời kỳ.
The Ministry of Home Affairs shall promulgate a list of materials restricted from use suitable to socio-economic conditions in each period.

Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.
The head of historical archival unit may decide on the use of archival materials in the list of materials restricted from use.

3. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
3. Use of archival materials in the list of materials being affixed with marks of confidentiality levels is comply with provisions of the law on state secret protection.

4. Tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được sử dụng rộng rãi trong các trường hợp sau đây:
4. Archival materials in the list of materials being affixed with marks of confidentiality levels may be used publicly in the following cases:

a) Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước;
a/ They are declassified under the law on state secret protection;

b) Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật;
b/ Forty years after the year of completing the work involving materials with confidentiality mark even though those materials have not been declassified.

c) Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật.
c/ Sixty years after the year of completing the work involving materials with marks of absolute confidentiality or top confidentiality even though those materials have not been declassified.

5. Tài liệu liên quan đến cá nhân được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá nhân qua đời, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của Chính phủ.
5. Materials relating to a person may be used publicly 40 years after the year of death of that person, except a number of special cases provided by the Government.

6. Tài liệu đến thời hạn được sử dụng rộng rãi quy định tại điểm c khoản 4 và khoản 5 Điều này có thể chưa được sử dụng rộng rãi theo quyết định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
6. Materials which are due for public use as prescribed in point c, clause 4 and clause 5 of this Article may not be used publicly under the decision of a competent agency or organization.

7. Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.
7. An user of archival materials at historical archival unit must have an identity card or passport, and in case of use for work, must have a letter of introduction or written request of agencies, organizations where he/she is working.

Điều 31. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan
Article 31. Use of archival materials at institutional archival unit

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình.
The head of an agency or organization shall, pursuant to this Law and other related laws, provide the use of archival materials at the archival unit of his/her agency or organization.

Điều 32. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
Article 32. Ways of using archival materials

1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
1. Using materials at the reading room of institutional archival unit or historical archival unit.

2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
2. Publishing archival publications.

3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
3. Introducing archival materials in the mass media or on websites.

4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
4. Exhibiting or displaying archival materials.

5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.
5. Quoting archival materials in research works.

6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
6. Issuing duplicates or authenticated copies of archival materials.

Điều 33. Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ
Article 33. Copying and authentication of copies of archival materials

1. Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử thực hiện.
1. Copying and authentication of archival materials shall be made by institutional archival unit or historical archival unit.

Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ.
Persons competent to permit the use of archival materials may permit the copying of archival materials.

2. Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử đang quản lý.
2. Authentication of archival materials means certification of information or copying by an agency or organization or historical archival unit, for archival materials managed by that agency or organization or historical archival unit.

Cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
Agencies, organizations and historical archival unit copying or authenticating of archival materials shall take legal responsibility for their duplicates or authenticated copies of archival materials.

3. Người được cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí.
3. Persons obtaining duplicates or authenticated copies of archival materials must pay fees.

4. Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.
4. Duplicates and authenticated copies of archival materials are as valid as their originals in relations and transactions.

Điều 34. Mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
Article 34. Bringing archival materials out of institutional archival unit and historical archival unit

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.
1. An agency, organization or individual may bring archival materials out of institutional archival unit or historical archival unit to serve its/his/ her work, scientific research or other legitimate needs after being permitted by a competent state agency and must return those archival materials intact.

2. Bộ trưởng Bộ Nội vụ, cơ quan có thẩm quyền của Đảng quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử ra nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử để sử dụng trong nước.
2. The Minister of Home Affairs and competent agencies of the Party may decide on the bringing of archival materials of historical archival unit overseas and provide the bringing of archival materials out of historical archival unit for domestic use.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan ra nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan để sử dụng trong nước.
Heads of agencies or organizations may decide on the bringing of archival materials of their institutional archival unit overseas and provide the bringing of archival materials out of institutional archival unit for domestic use.

3. Tổ chức, cá nhân trước khi mang tài liệu lưu trữ đã được đăng ký ra nước ngoài phải thông báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký biết.
3. Before bringing registered archival materials overseas, an organization or individual must notify such to historical archival unit where archival materials are registered.

4. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, tài liệu của cá nhân đã được đăng ký tại Lưu trữ lịch sử trước khi đưa ra nước ngoài phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
4. Archival materials of historical archival unit and materials of individuals registered at historical archival unit must be made backup to insure for them before being brought overseas.

Chương 5.
Chapter 5

ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ, HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ
TRAINING AND IMPROVING IN ARCHIVAL OPERATIONS, ARCHIVAL SERVICES

Điều 35. Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ
Article 35. Training and improving in archival operations

1. Tổ chức có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ.
1. Organizations eligible in accordance with law may supply training and improving in archival operations.

2. Bộ Nội vụ quy định chương trình, nội dung bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định chương trình khung đào tạo nghiệp vụ lưu trữ.
2. The Ministry of Home Affairs shall provide programs and contents of archival operation improving; and coordinate with the Ministry of Education and Training in providing the framework training program on archival operations.

Điều 36. Hoạt động dịch vụ lưu trữ
Article 36. Archival services

1. Tổ chức được hoạt động dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:
1. An organization may provide archival services when it satisfies fully conditions as follows:

a) Có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh;
a/ It has registered its institutional archival service provision with a provincial archives state management agency;

b) Có cơ sở vật chất, nhân lực phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ;
b/ It has suitable physical foundations and human resources for archival service provision;

c) Cá nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ của tổ chức phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
c/ Its staff providing archival services must possess an archival practice certificate.

2. Cá nhân được hành nghề độc lập về dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:
2. A person may independently provide archival services when he/she satisfies fully conditions as follows:

a) Có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
a/ Possessing an archival practice certificate;

b) Có cơ sở vật chất phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ;
b/ Possessing suitable physical foundations for archival service provision;

c) Có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh.
c/ Having registered his/her archival service provision with a provincial archives state management agency.

3. Các hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm:
3. Archival services include:

a) Bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục bí mật nhà nước;
a/ Preservation, correction, improvement, disinfection, deacidification, mold removal and digitalization of archival materials outside the list of state secrets;

b) Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ.
b/ Research, counseling and application of archival science and technology transfer.

Điều 37. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Article 37. Archival practice certificates

1. Cá nhân được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:
1. A person may obtain an archival practice certificate when he/she satisfies fully conditions as follows:

a) Là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
a/ Being a Vietnamese citizen with full civil act capacity;

b) Có lý lịch rõ ràng;
b/ Personal record is clear;

c) Có bằng tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ phù hợp;
c/ Possessing a relevant professional diploma in archives;

d) Đã trực tiếp làm lưu trữ hoặc liên quan đến lưu trữ từ 05 năm trở lên;
d/ Having directly engaged in archival work or archives-related work for at least 05 years;

đ) Đã đạt yêu cầu tại kỳ kiểm tra nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền tổ chức.
e/ Having passed the professional exam held by a competent authority.

2. Những trường hợp không được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bao gồm:
2. Cases being refused for grant of an archival practice certificate include:

a) Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;
a/ Persons being currently examined for penal liability;

b) Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính đưa vào cơ sở chữa bệnh, cơ sở giáo dục;
b/ Persons currently serving prison sentences or being administratively handled through sending to a health establishment or education establishment;

c) Người đã bị kết án về một trong các tội phạm liên quan đến an ninh quốc gia; tội cố ý làm lộ bí mật công tác; tội chiếm đoạt, mua bán hoặc hủy tài liệu bí mật công tác.
c/ Persons having been convicted of one of national security-related crimes; or the crime of intentional disclosure of work secrets, crimes of appropriation, trading in, or disposal of materials of work secrets.

3. Người đã được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nếu thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này thì bị thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
3. If a person who having granted an archival practice certificate falls into one of the cases specified in clause 2 of this Article, he/she shall be revoked his/her archival practice certificate.

4. Chính phủ quy định thẩm quyền, thủ tục cấp, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
4. The Government shall provide the competence and procedures to grant and revoke archival practice certificates.

Chương 6.
Chapter 6

QUẢN LÝ VỀ LƯU TRỮ
ARCHIVAL MANAGEMENT

Điều 38. Trách nhiệm quản lý về lưu trữ
Article 38. Responsibility for archival management

1. Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ.
1. The Government shall perform the uniform state management of archives.

2. Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ và quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
2. The Ministry of Home Affairs shall take responsibility before the Government for performing the state management of archives and managing materials of the Archival set of the Vietnamese State.

3. Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam thực hiện quản lý tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
3. The Party's competent agency shall manage materials of the Archival set of the Communist Party of Vietnam.

4. Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về lưu trữ.
4. Ministries, Ministerial-level agencies, Government-attached agencies and central agencies of socio-political organizations shall, within the scope of their tasks and powers, manage archives.

5. Ủy ban nhân dân các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương.
5. People's Committees of all levels shall, within the ambit of their tasks and powers, perform the state management of archives in their localities.

Điều 39. Kinh phí cho công tác lưu trữ
Article 39. Funds for archival work

1. Kinh phí cho công tác lưu trữ của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm và được sử dụng vào các công việc sau đây:
1. Funds for archival work of state agencies, political organizations and socio-political organizations shall be allocated in annual state budget estimates and be used for:

a) Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ;
a/ Building and improving storage places;

b) Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ;
b/ Procuring equipment and means for preservation and use of archival materials;

c) Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm;
c/ Collecting and buying precious and rare archival materials;

d) Chỉnh lý tài liệu;
d/ Correcting materials;

đ) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ;
dd/ Taking technical measures to preserve archival materials;

e) Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
e/ Improving and making backup to insure for archival material ;

g) Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;
g/ Announcing, introducing, displaying and exhibiting archival materials;

h) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ;
h/ Studying and applying archival science and transferring archival technology:

i) Những hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ.
i/ Other activities to service for modernization of archival work.

2. Nhà nước khuyến khích tổ chức, cá nhân trong nước và tổ chức, cá nhân ngoài nước đóng góp, tài trợ cho việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
2. The State encourages domestic and foreign organizations and individuals to donate and finance the protection and promotion of values of archival materials.

Điều 40. Hợp tác quốc tế về lưu trữ
Article 40. International cooperation on archives

1. Hợp tác quốc tế về lưu trữ được thực hiện trên cơ sở tôn trọng độc lập, chủ quyền, bình đẳng, các bên cùng có lợi.
1. International cooperation on archives shall be carried out on the basis of respect for independence and sovereignty, equality and mutual benefit.

2. Nội dung hợp tác quốc tế về lưu trữ bao gồm:
2. Content of international cooperation on archives includes:

a) Ký kết, gia nhập và tổ chức thực hiện điều ước quốc tế về lưu trữ; gia nhập tổ chức quốc tế về lưu trữ;
a/ Conclusion, accession to and implemen­tation of treaties on archives: accession to international organizations on archives;

b) Thực hiện chương trình, dự án hợp tác quốc tế;
b/ Implementation of international cooperation programs and projects;

c) Trao đổi chuyên gia, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ với nước ngoài, tổ chức quốc tế;
c/ Exchange of specialists and training and retraining of archivist with foreign parties and international organizations:

d) Tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học, triển lãm quốc tế; sưu tầm tài liệu lưu trữ; biên soạn, xuất bản ấn phẩm lưu trữ;
d/ Organization of scientific conferences and seminars and international exhibitions; collection of archival materials; compilation and publishing of archival publications:

đ) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ;
dd/ Improvement and restoration of archival materials;

e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ;
e/ Research and application of archival science and transfer of archival technology;

g) Trao đổi Danh mục tài liệu lưu trữ, bản sao tài liệu lưu trữ và tư liệu nghiệp vụ lưu trữ.
g/ Exchange of lists of archival materials, duplicates of archival materials and archival operation materials.

Chương 7.
Chapter 7

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
IMPLEMENTATION PROVISIONS

Điều 41. Hiệu lực thi hành
Article 41. Effect

Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2012.
This Law takes effect on July 01, 2012.

Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 hết hiệu lực kể từ ngày Luật này có hiệu lực.
The Ordinance No. 34/2001/PL-UBTVQHQ10 on National Archives ceases its effect on the effective date of this Law.

Điều 42. Quy định chi tiết
Article 42. Detailing provisions

Chính phủ và cơ quan có thẩm quyền quy định chi tiết các điều, khoản được giao trong Luật.
The Government and competent authorities shall detail articles and clauses of this Law as assigned.

Luật này đã được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011.
This Law was passed by the XIIIth National Assembly of the Socialist Republic of Vietnam at its 2nd session, on November 11, 2011.