………………., ngày ….. tháng …. Năm 2017

……………………., ……….……………2017

 QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VĂN PHÒNG PHẨM

REGULATION ON STATIONARY CONTROL

I. MỤC TIÊU
OBJECTIVE

Cung cấp các hướng dẫn và xây dựng chính sách / thủ tục để quản lý việc đặt & sử dụng văn phòng phẩm (“VPP”) tại nhà máy/Công ty.
To provide guidelines and to formulate standard policy/procedure to control the ordering & usage of stationary ("VPP") in the Company/Factory.

II. CHÍNH SÁCH
 POLICY
Các bộ phận liên quan chịu trách nhiệm kiểm tra và thực hiện chính sách này.
All relevant sections and individuals shall have responsible to control & implement this regulation.

III. THỦ TỤC
PROCEDURE

Mục đích sử dụng:
Purpose of use:

- VPP sử dụng cho văn phòng – Mã số : OF - Mã bộ phận sử dụng;
Stationery for Office code: OF-section code;

- VPP sử dụng cho sản xuất – mã số : PRO - mã bộ phận sử dụng;
Stationery for production Code: PRO-Section Code;

1. Nhiệm vụ nhân viên quản lý VPP của từng bộ phận
 Responsibility of staff to control stationary of each section

- Hàng tháng, kiểm tra tồn kho & gởi yêu cầu đặt mua VPP có sự chấp thuận của các Trưởng bộ phận và chuyển đến Phòng Nhân sự để đăng ký;
Monthly, check the stationary in stock and make a stationary order after having the approval of Department Head and send to Human Resource Department for register;

- Phiếu yêu cầu mua VPP phải được ghi rỏ mã số sử dụng, theo qui định ở trên;
Stationary Order must specify the Code of use as mentioned above;

- Các khoản chi phí sẽ ghi vào tài khoản của bộ phận người yêu cầu đặt mua;
All stationary expenses will be charged to each department/section the order;

- VPP sẽ được mua và cung cấp mổi tháng hai lần vào ngày đầu hàng tháng và ngày 20. Các yêu cầu mua VPP của các bộ phận phải gửi trước hoặc trong ngày 20 tháng trước.
Stationery will be provided two times per month on first day and 20^th day of a month. Each section shall submit stationery order on or before 20^th day of previous month to Receptionists.

2. Nhiệm vụ nhân viên tiếp tân  (NVTT)
Responsibilities of Receptionists

- Hàng tháng, có trách nhiệm kiểm tra VPP tồn kho, cập nhật và lập đề nghị mua các loại VPP thường sử dụng (danh sách đính kèm);
Monthly, check the items in stock, update and propose all kinds of stationeries (see attached list);

- Có trách nhiệm đặt mua VPP theo yêu cầu của các bộ phận và có ký nhận biên bản khi giao VPP cho các bộ phận;
Order stationary as per requested from each of department & sign and collect handover document when delivery;

- Thường xuyên kiểm tra và cập nhật  giá các loại VPP của nhà cung cấp, tìm các nhà cung cấp VPP có giá cạnh tranh và đề nghị cho Trưởng Phòng Hành chánh xem xét;
Frequently check and update stationary price with the supplier, sourcing the competitive stationary suppliers & propose to Head of Administration department;

- NVTT có nhiệm vụ cung cấp 01 bộ VPP  (danh sách đính kèm) cho nhân viên mới & xác nhận việc hoàn trả VPP của nhân viên khi nghỉ việc;
Provide a set of stationary (see attached list) to new staff & authorize the stationary return when staff resign;

- NVTT phòng kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý & đặt mua VPP cho phòng kinh doanh;
Receptionists of Sale Department has responsibility to control & order stationary for sales office;

- NVTT nhà máy chịu trách nhiệm quản lý & đặt mua VPP cho nhà máy;
Receptionist at factory has responsibility to control & order stationary for factory;

- Hàng tháng NVTT chịu trách nhiệm lập báo cáo thống kê tình hình sử dụng VPP cho Bộ phận Nhân sự.
To monthly prepare and send statistic report on stationery to Human Resource Department;

3. Trách nhiệm của nhân viên
Staff Responsibilities

-  Có trách nhiệm quản lý bộ VPP của mình đã được cấp & hoàn trả lại khi nghỉ việc (tùy vào danh mục), các loại VPP này. (xem danh sách VPP cấp phát 01 lần);
Control their own set of stationery & return to company when resign (depending on item) all kinds of stationery (see attached list) only provide  one time;

- Trường hợp bị thất thoát hoặc hư hỏng gởi yêu cầu có sự chấp thuận của Trưởng bộ phận cho nhân viên quản lý VPP của bộ phận mình để xin cấp bổ sung;
In case losses or damages, please make a stationary request with approval of Department Head to the person who control stationary of department;

4. Trách nhiệm của Trưởng bộ phận/ Người phụ trách
Responsibility of Dept. Head/Section Leader

4.1. Bộ phận Nhân sự
Human Resources Department

-  Giám sát tình hình sử dụng chung và ký duyệt PO mua VPP.
to observe the use of stationary and approve  the purchase of stationary of PO.

4.2. Các trưởng bộ phận:
Dept. heads/Section Heads

- Kiểm tra tính hiệu quả của việc sử dụng VPP ;
Control the efficiency of stationary use;

-  Ký xác nhận trên PO trước khi chuyển cho nhân viên Tiếp tân;
Confirmation on PO before send to Receptionists;

IV.       CHỨNG TỪ  
DOCUMENTATION

-  Danh sách các loại VPP;
List of stationary;

-  Phiếu yêu cầu mua VPP;
Stationary Order form;

- Bảng báo cáo thống kê hàng tháng;
Stationary Statistic Report sheet;

-  Bảng qui định mã sử dụng của từng bộ phận.
Table of Section Codes.