Chi phí thành lập doanh nghiệp: bóc tách từng khoản phải nộp

Chi phí thành lập doanh nghiệp là con số mà hầu hết người mới mở công ty đều đoán sai, thường là đoán thấp hơn thực tế. Lỗi không nằm ở lệ phí nhà nước, vì phần đó rất nhỏ. Lỗi nằm ở những khoản đi kèm mà không ai nhắc trước: chữ ký số, hóa đơn điện tử, chữ “khắc dấu” tưởng vài chục nghìn, và một loại lệ phí chỉ xuất hiện sau khi công ty đã có mã số. Bài này bóc từng khoản ra, tách rõ cái nào bắt buộc và cái nào bạn hoàn toàn có thể chưa chi.

Mục lục

Chi phí thành lập doanh nghiệp gồm những khoản nào

Trước khi bàn tới số tiền, phải phân loại đúng bản chất từng khoản. Có ba nhóm khác nhau hoàn toàn về tính chất: khoản nộp cho cơ quan nhà nước, khoản mua dịch vụ từ nhà cung cấp, và khoản trả cho đơn vị làm hồ sơ hộ bạn.

Nhóm thứ nhất được ấn định theo pháp luật về phí và lệ phí, ai cũng nộp như nhau, không thương lượng được. Nhóm thứ hai theo giá thị trường, chênh lệch giữa các nhà cung cấp có thể gấp hai đến ba lần. Nhóm thứ ba là tùy chọn thuần túy.

Khoản bắt buộc: không nộp thì không xong việc

Chi phí thành lập doanh nghiệp - Chi phí thành lập doanh nghiệp gồm những khoản nào — Chi phí thành lập doanh nghiệp – Chi phí thành lập doanh nghiệp gồm những khoản nào

Bắt buộc ở đây hiểu theo nghĩa hẹp: không có nó thì hồ sơ không được tiếp nhận, hoặc công ty không thể hoạt động hợp pháp sau khi thành lập.

Lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp thuộc nhóm này. Chữ ký số cũng vậy trên thực tế, vì tờ khai thuế và báo cáo đều nộp qua mạng, không có nó thì doanh nghiệp không thể thực hiện nghĩa vụ khai thuế. Lệ phí môn bài là nghĩa vụ hằng năm, phát sinh ngay từ năm đầu dù công ty chưa có doanh thu.

Khoản tùy chọn: cần thì chi, chưa cần thì để sau

Con dấu là ví dụ rõ nhất cho sự thay đổi mà nhiều người chưa cập nhật. Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng và hình thức, không còn phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh như trước.

Nghĩa là bạn vẫn nên khắc dấu để giao dịch cho tiện, nhưng đó là chi phí do bạn chủ động, không phải điều kiện để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tương tự, biển hiệu công ty, phí dịch vụ kế toán tháng đầu, hay bộ hồ sơ nội bộ đều nằm ngoài phần bắt buộc.

Bảng bóc tách chi phí thành lập doanh nghiệp theo từng khoản

Chi phí thành lập doanh nghiệp - Khoản tùy chọn: cần thì chi, chưa cần thì để sau — Chi phí thành lập doanh nghiệp – Khoản tùy chọn: cần thì chi, chưa cần thì để sau

Bảng dưới đây tách theo tính chất từng khoản. Mức tiền cụ thể của nhóm lệ phí nhà nước do văn bản của Bộ Tài chính quy định và có thể được điều chỉnh, nên bạn cần đối chiếu biểu phí đang áp dụng tại thời điểm nộp thay vì tin vào một con số cũ đọc được đâu đó.

Khoản chi	Bắt buộc hay tùy chọn	Nộp cho ai	Đặc điểm cần biết
Lệ phí đăng ký doanh nghiệp	Bắt buộc	Phòng Đăng ký kinh doanh	Mức cố định, không phụ thuộc vốn điều lệ; nộp hồ sơ qua mạng thường được miễn khoản này
Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp	Bắt buộc	Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp	Mức cố định, nộp một lần khi thành lập, độc lập với lệ phí đăng ký
Khắc dấu doanh nghiệp	Tùy chọn về pháp lý, gần như cần trên thực tế	Cơ sở khắc dấu	Giá theo chất liệu và loại dấu; dấu chức danh, dấu tên tính riêng
Chữ ký số (token hoặc chữ ký số từ xa)	Bắt buộc trên thực tế	Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực	Bán theo gói năm, gói dài hạn rẻ hơn theo năm; giá chênh lớn giữa các nhà cung cấp
Hóa đơn điện tử	Bắt buộc nếu có phát sinh bán hàng, cung cấp dịch vụ	Nhà cung cấp giải pháp hóa đơn	Bán theo số lượng hóa đơn trong gói; phải làm thủ tục đăng ký sử dụng với cơ quan thuế
Lệ phí môn bài	Bắt buộc hằng năm	Cơ quan thuế quản lý trực tiếp	Chia bậc theo vốn điều lệ ghi trên giấy chứng nhận; doanh nghiệp mới thành lập được miễn năm đầu
Phí dịch vụ thành lập	Tùy chọn	Đơn vị làm dịch vụ	Chênh rất mạnh; cần hỏi rõ đã gồm lệ phí nhà nước và chữ ký số hay chưa
Mở tài khoản ngân hàng, ký số ngân hàng	Tùy chọn theo chính sách ngân hàng	Ngân hàng	Nhiều ngân hàng miễn phí mở; phí duy trì và số dư tối thiểu mới là phần đáng để so sánh

Đọc bảng theo cột “bắt buộc hay tùy chọn” trước, rồi mới nhìn sang cột nhà cung cấp. Bạn sẽ thấy phần nộp cho nhà nước là phần nhỏ nhất và cố định nhất, còn phần dao động nằm hết ở nhóm dịch vụ do tư nhân bán.

Vì sao hai công ty cùng ngành lại chi lệch nhau

Chi phí thành lập doanh nghiệp - Bảng bóc tách chi phí thành lập doanh nghiệp theo từng khoản — Chi phí thành lập doanh nghiệp – Bảng bóc tách chi phí thành lập doanh nghiệp theo từng khoản

Khác biệt đến từ ba chỗ: thời hạn gói chữ ký số, số lượng hóa đơn mua trước, và việc có thuê dịch vụ hay không. Một công ty mua chữ ký số ba năm và gói hóa đơn vài trăm số sẽ trả trước nhiều hơn, nhưng chi phí bình quân mỗi năm lại thấp hơn.

Ngành nghề cũng làm thay đổi bức tranh. Nếu ngành bạn chọn thuộc diện phải có giấy phép riêng, phần chi phí xin phép đó thường lớn hơn toàn bộ chi phí thành lập doanh nghiệp ở bước đăng ký. Đây là chỗ nhiều người bị vỡ kế hoạch tài chính.

Các khoản phát sinh ngay sau khi có mã số doanh nghiệp

Nhiều người tưởng nộp xong hồ sơ là hết. Thực tế mốc tốn tiền thật lại nằm ở tuần đầu sau khi nhận giấy chứng nhận.

Lệ phí môn bài và ngưỡng vốn điều lệ

Lệ phí môn bài của doanh nghiệp được chia bậc theo vốn điều lệ đăng ký, với mốc phân chia là 10 tỷ đồng. Vốn từ mốc này trở xuống nộp bậc thấp, trên mốc nộp bậc cao.

Điểm quan trọng: đăng ký vốn điều lệ cao không giúp bạn “trông uy tín hơn” một cách miễn phí. Nó vừa đẩy lệ phí môn bài lên bậc trên, vừa gắn với trách nhiệm tài chính của thành viên hoặc cổ đông theo Luật Doanh nghiệp 2020. Doanh nghiệp thành lập mới được miễn lệ phí môn bài năm đầu, nên bạn có một năm để tính lại con số vốn cho hợp lý.

Chữ ký số, hóa đơn điện tử và tài khoản ngân hàng

Ba thứ này nên làm gọn trong cùng một tuần. Chữ ký số dùng để ký tờ khai và ký hóa đơn, nên phải có trước khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo pháp luật về hóa đơn, chứng từ.

Tài khoản ngân hàng thì cần cho việc nộp thuế điện tử, vì Luật Quản lý thuế hướng toàn bộ nghĩa vụ khai và nộp sang phương thức điện tử. Chưa mở tài khoản mà đến kỳ nộp thì rất dễ bị trễ hạn.

Mẹo thực tế: đừng mua gói hóa đơn điện tử số lượng lớn ngay tháng đầu. Hãy mua gói nhỏ nhất, chạy vài tháng để biết mình xuất bao nhiêu hóa đơn, rồi mới mua gói dài hạn.

Nộp ở đâu, nộp khi nào và ai được miễn

Lệ phí đăng ký doanh nghiệp nộp cùng lúc với hồ sơ, tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, hoặc nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Phí công bố nộp một lần, gắn với hồ sơ thành lập.

Lệ phí môn bài nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, theo kỳ hằng năm, và doanh nghiệp phải nộp tờ khai theo quy định của Luật Quản lý thuế. Các khoản mua dịch vụ thì trả trực tiếp cho nhà cung cấp, có hóa đơn để hạch toán về sau.

Về miễn giảm, có hai trường hợp đáng chú ý. Thứ nhất, hồ sơ đăng ký qua mạng theo nghị định về đăng ký doanh nghiệp thường được miễn lệ phí đăng ký, đây là cách tiết kiệm hợp pháp và dễ làm nhất. Thứ hai, doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài trong năm thành lập.

Những hiểu nhầm khiến chi phí thành lập doanh nghiệp bị đội lên

“Gói trọn từ vài trăm nghìn” và phần chưa nói hết

Mức giá dịch vụ rất thấp thường chỉ bao phần soạn và nộp hồ sơ. Chữ ký số, hóa đơn điện tử, khắc dấu nằm ngoài, và đó mới là phần lớn tiền. Khi hỏi báo giá, hãy yêu cầu liệt kê đúng theo các dòng trong bảng ở trên và hỏi thẳng khoản nào chưa gồm.

Cũng có trường hợp giá dịch vụ thấp đi kèm điều kiện mua chữ ký số dài hạn của một nhà cung cấp cụ thể. Tính tổng vài năm thì không rẻ.

Tự làm hay thuê ngoài

Với công ty TNHH một thành viên hoặc hai thành viên, ngành nghề thông thường, hồ sơ không phức tạp và bạn hoàn toàn có thể tự nộp trực tuyến. Phần mất thời gian nhất là chọn mã ngành và điền địa chỉ trụ sở cho khớp.

Nên nhờ người có kinh nghiệm hoặc luật sư khi có yếu tố nước ngoài trong cơ cấu sở hữu, khi ngành nghề thuộc diện phải xin phép, hoặc khi nhiều thành viên góp vốn bằng tài sản chứ không bằng tiền. Mấy trường hợp này sai một bước là phải làm lại từ đầu, tốn hơn tiền dịch vụ.

Một điểm nữa nên biết trước: cách xử lý hồ sơ và yêu cầu về giấy tờ chứng minh trụ sở có thể khác nhau ít nhiều giữa các địa phương. Hỏi trước Phòng Đăng ký kinh doanh nơi bạn nộp sẽ tránh được vài lần bổ sung.

Câu hỏi thường gặp

Vốn điều lệ tối thiểu là bao nhiêu? Luật Doanh nghiệp 2020 không đặt mức chung cho phần lớn ngành nghề. Chỉ một số ngành có yêu cầu vốn riêng theo pháp luật chuyên ngành.

Không phát sinh doanh thu có phải nộp gì không? Vẫn phải nộp tờ khai thuế theo kỳ và nộp lệ phí môn bài từ năm thứ hai. Công ty “để không” vẫn tạo nghĩa vụ.

Có bắt buộc khắc dấu tròn không? Không. Doanh nghiệp tự quyết định về dấu, nhưng nên có để thuận tiện khi ký hợp đồng và làm việc với ngân hàng khám phá thêm tại Thế Giới Thuật.

Kết luận

Nhìn tổng thể, chi phí thành lập doanh nghiệp không nằm ở lệ phí nhà nước mà ở nhóm dịch vụ đi kèm, và đó cũng chính là nhóm bạn kiểm soát được. Nộp hồ sơ trực tuyến, mua gói dịch vụ ngắn hạn trước, cân nhắc kỹ con số vốn điều lệ, ba việc này thường tiết kiệm nhiều hơn mọi lần mặc cả phí dịch vụ. Mức phí và lệ phí do văn bản của Bộ Tài chính quy định có thể được sửa đổi, nên trước khi chuyển tiền hãy đối chiếu biểu phí mới nhất hoặc hỏi trực tiếp Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế nơi bạn đăng ký.