Đơn xin nghỉ việc: mẫu chuẩn, cách viết, thời hạn báo trước

Đơn xin nghỉ việc là văn bản người lao động gửi người sử dụng lao động để thông báo ý định chấm dứt hợp đồng lao động, nêu thời điểm nghỉ và đề nghị bàn giao công việc. Theo Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng nhưng phải báo trước đúng thời hạn, trừ một số trường hợp luật cho phép.

Mục lục

Viết đơn đúng cách không chỉ là phép lịch sự mà còn giúp bạn bảo vệ quyền lợi: nhận đủ lương, được chốt sổ bảo hiểm, nhận trợ cấp thôi việc nếu đủ điều kiện. Bài viết cung cấp mẫu đơn, hướng dẫn viết và những lưu ý pháp lý cần biết.

Đơn xin nghỉ việc và quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng

Điều 35 Bộ luật Lao động 2019 quy định người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động mà không cần nêu lý do, chỉ cần báo trước. Vì vậy đơn xin nghỉ việc thực chất là văn bản báo trước, không phải "xin phép" theo nghĩa phải chờ công ty đồng ý.

Thời hạn báo trước theo loại hợp đồng

Loại hợp đồng	Thời hạn báo trước
Không xác định thời hạn	Ít nhất 45 ngày
Xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng	Ít nhất 30 ngày
Xác định thời hạn dưới 12 tháng	Ít nhất 03 ngày làm việc
Một số ngành, nghề, công việc đặc thù	Theo quy định của Chính phủ

Thời hạn tính từ khi người sử dụng lao động nhận được thông báo. Bạn nên gửi đơn có ký nhận hoặc qua email công việc để có bằng chứng về ngày gửi.

Trường hợp không cần báo trước

Đơn xin nghỉ việc - Thời hạn báo trước theo loại hợp đồng — Đơn xin nghỉ việc – Thời hạn báo trước theo loại hợp đồng

Người lao động được nghỉ ngay mà không cần báo trước trong các trường hợp như: không được bố trí đúng công việc, địa điểm, điều kiện làm việc đã thỏa thuận; không được trả đủ lương hoặc trả không đúng hạn; bị ngược đãi, đánh đập, có lời nói, hành vi nhục mạ, bị quấy rối tình dục tại nơi làm việc; lao động nữ mang thai phải nghỉ việc theo chỉ định của cơ sở khám chữa bệnh; đủ tuổi nghỉ hưu (trừ khi có thỏa thuận khác); người sử dụng lao động cung cấp thông tin không trung thực làm ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng.

Bên cạnh đó, nhiều người cũng tìm hiểu quy trình nghỉ việc chi tiết và mẫu đơn xin nghỉ việc riêng.

Mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn

Dưới đây là mẫu đơn xin nghỉ việc dùng cho trường hợp thôi việc hẳn. Bạn có thể điều chỉnh lời lẽ cho phù hợp văn hóa công ty.

Nội dung mẫu

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
[Địa danh], ngày […] tháng […] năm […]
ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty […] Phòng Hành chính – Nhân sự
Trưởng bộ phận […]
Tôi tên là: […] Ngày sinh: […] Số định danh cá nhân: […] Chức vụ: […] Bộ phận: […] Hợp đồng lao động số: […] ký ngày […] (loại hợp đồng: […])

Tôi làm đơn này xin được nghỉ việc kể từ ngày […] tháng […] năm […].

Lý do: […]
Tôi cam kết bàn giao đầy đủ công việc, tài liệu, tài sản đang quản lý cho […] trước ngày nghỉ. Đề nghị Công ty giải quyết các chế độ liên quan: thanh toán tiền lương, ngày phép năm chưa nghỉ (nếu có), chốt sổ và trả sổ bảo hiểm xã hội, trợ cấp thôi việc (nếu đủ điều kiện). Bạn có thể đọc thêm các bài hướng dẫn tương tự trên chuyên trang Thế Giới Luật.

Kính mong Ban Giám đốc xem xét, chấp thuận.

Xác nhận của quản lý trực tiếp: […] Người làm đơn (ký, ghi rõ họ tên)

Hướng dẫn điền các mục quan trọng

Đơn xin nghỉ việc - Nội dung mẫu — Đơn xin nghỉ việc – Nội dung mẫu

Ngày nghỉ: tính đủ thời hạn báo trước kể từ ngày nộp đơn.
Lý do: không bắt buộc, nhưng nên ghi ngắn gọn, tích cực (ví dụ: định hướng phát triển cá nhân, lý do gia đình).
Phần bàn giao: nêu rõ người nhận bàn giao nếu đã thống nhất.
Đề nghị chế độ: ghi cụ thể để công ty không bỏ sót.

Mẹo: gửi đơn xin nghỉ việc qua email công việc kèm bản ký tay, đồng thời giữ một bản có chữ ký nhận của phòng nhân sự.

Cách viết đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp

Một đơn xin nghỉ việc tốt giúp bạn rời đi êm đẹp, giữ mối quan hệ cho sau này.

Giọng văn và nội dung nên có

Hãy viết ngắn gọn, lịch sự, tránh chỉ trích cá nhân hay công ty trong đơn. Nếu có góp ý, bạn có thể trao đổi trong buổi phỏng vấn nghỉ việc. Lời cảm ơn ngắn về cơ hội làm việc luôn được đánh giá cao.

Trao đổi trước khi nộp đơn

Thông lệ tốt là báo miệng với quản lý trực tiếp trước, sau đó mới nộp đơn chính thức. Cách này giúp hai bên chủ động kế hoạch bàn giao, tránh gây bất ngờ ảnh hưởng đến công việc chung.

Quyền lợi sau khi nộp đơn xin nghỉ việc

Đơn xin nghỉ việc - Trao đổi trước khi nộp đơn — Đơn xin nghỉ việc – Trao đổi trước khi nộp đơn

Nghỉ việc đúng luật thì người lao động được bảo đảm nhiều quyền lợi.

Thanh toán và trả giấy tờ

Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản liên quan; một số trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày. Người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội và trả lại giấy tờ gốc nếu có giữ.

Trợ cấp thôi việc và bảo hiểm thất nghiệp

Người lao động làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên có thể được trợ cấp thôi việc, mỗi năm làm việc được trợ cấp một nửa tháng tiền lương, nhưng thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp không được tính. Với thời gian có đóng bảo hiểm thất nghiệp, bạn có thể làm hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp nếu đáp ứng điều kiện.

Nghỉ việc sai luật và hậu quả

Nộp đơn xin nghỉ việc rồi nghỉ ngay khi chưa đủ thời hạn báo trước, không thuộc trường hợp được miễn, là đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật.

Hậu quả theo Điều 40 Bộ luật Lao động 2019

Hậu quả	Nội dung
Trợ cấp thôi việc	Không được hưởng
Bồi thường	Nửa tháng tiền lương theo hợp đồng
Vi phạm thời hạn báo trước	Bồi thường khoản tiền tương ứng tiền lương những ngày không báo trước
Chi phí đào tạo	Hoàn trả theo quy định (nếu có)

Vì vậy, dù muốn nghỉ gấp, bạn nên thỏa thuận với công ty để chấm dứt hợp đồng theo thỏa thuận thay vì tự ý nghỉ.

Checklist trước và sau khi nộp đơn xin nghỉ việc

Nhiều người chỉ chú ý đến lá đơn mà quên các việc đi kèm. Danh sách dưới đây giúp bạn không bỏ sót.

Trước khi nộp đơn

Đọc lại hợp đồng lao động và nội quy để biết thời hạn báo trước, cam kết đào tạo, điều khoản bảo mật.
Tính số ngày phép năm chưa nghỉ để đề nghị thanh toán.
Sao lưu tài liệu cá nhân, xóa dữ liệu riêng tư khỏi máy tính công ty.
Chuẩn bị danh sách công việc, tài sản cần bàn giao.

Sau khi nộp đơn xin nghỉ việc

Theo dõi việc xác nhận đơn và lịch bàn giao.
Ký biên bản bàn giao, giữ một bản.
Nhận bảng thanh toán lương, phép, trợ cấp; kiểm tra kỹ trước khi ký.
Kiểm tra trên VssID việc chốt thời gian đóng bảo hiểm, nhận lại sổ BHXH và quyết định chấm dứt hợp đồng để làm hồ sơ trợ cấp thất nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Công ty không ký nhận đơn xin nghỉ việc thì sao?

Bạn vẫn có quyền nghỉ khi đã báo trước đủ thời hạn. Hãy gửi đơn qua email công việc, bưu điện có báo phát hoặc nhờ người làm chứng để có bằng chứng về thời điểm báo trước.

Đang trong thời gian thử việc có cần đơn xin nghỉ việc không?

Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền hủy bỏ thỏa thuận thử việc mà không cần báo trước và không phải bồi thường. Tuy vậy, bạn vẫn nên gửi thông báo bằng văn bản để công ty thanh toán lương những ngày đã làm.

Có được rút lại đơn xin nghỉ việc không?

Có thể, nhưng cần được người sử dụng lao động đồng ý nếu đã hết thời hạn báo trước. Nếu còn trong thời hạn, bạn nên trao đổi sớm và gửi văn bản rút đơn để tránh tranh chấp.

Kết luận

Đơn xin nghỉ việc là văn bản báo trước giúp bạn chấm dứt hợp đồng đúng luật và giữ trọn quyền lợi. Hãy xác định đúng thời hạn báo trước theo loại hợp đồng, dùng mẫu đơn rõ ràng, gửi có bằng chứng và chủ động bàn giao công việc. Sau khi nghỉ, theo dõi việc thanh toán trong 14 ngày làm việc, chốt sổ bảo hiểm và làm hồ sơ trợ cấp thất nghiệp nếu đủ điều kiện. Nếu phát sinh tranh chấp, bạn có thể nhờ hòa giải viên lao động hoặc tham khảo ý kiến luật sư.