Hóa đơn điện tử là gì? Các loại, giá trị và ai phải dùng

Hóa đơn điện tử là gì? Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, thuế.

Mục lục

Ngày nay, câu hỏi hóa đơn điện tử là gì trở nên thiết thực vì hóa đơn giấy gần như đã được thay thế hoàn toàn. Hiểu đúng các loại hóa đơn điện tử, giá trị pháp lý và đối tượng phải sử dụng giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh và người mua tránh rủi ro. Bài viết giải thích các điểm cơ bản.

Hóa đơn điện tử là gì theo quy định hiện hành

Khái niệm hóa đơn điện tử là gì có ba yếu tố: dạng dữ liệu điện tử; do người bán lập bằng phương tiện điện tử; ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ. Bản PDF bạn nhận qua email chỉ là bản thể hiện; dữ liệu gốc của hóa đơn là file XML.

Hóa đơn có mã và không có mã

Hóa đơn điện tử là gì - Hóa đơn điện tử là gì theo quy định hiện hành — Hóa đơn điện tử là gì – Hóa đơn điện tử là gì theo quy định hiện hành

Loại	Đặc điểm	Đối tượng thường dùng
Hóa đơn có mã của cơ quan thuế	Được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua	Phần lớn doanh nghiệp, hộ kinh doanh
Hóa đơn không có mã	Người bán gửi cho người mua, sau đó chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế	Doanh nghiệp đủ điều kiện, lĩnh vực điện, nước, viễn thông, ngân hàng…
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền	Có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, có mã của cơ quan thuế	Bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng: siêu thị, nhà hàng, cửa hàng

Văn bản quy định hóa đơn điện tử là gì

Luật Quản lý thuế 2019.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/6/2025).
Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Các loại hóa đơn điện tử

Ngoài phân loại có mã, không mã, khi hỏi hóa đơn điện tử là gì còn cần biết các loại theo nghiệp vụ.

Những loại phổ biến khi hỏi hóa đơn điện tử là gì

Hóa đơn giá trị gia tăng: dùng cho tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
Hóa đơn bán hàng: dùng cho tổ chức, cá nhân khai thuế theo phương pháp trực tiếp, hộ kinh doanh.
Hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
Các loại khác như tem, vé, thẻ điện tử; phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử; phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Nội dung bắt buộc của hóa đơn

Hóa đơn điện tử là gì - Những loại phổ biến khi hỏi hóa đơn điện tử là gì — Hóa đơn điện tử là gì – Những loại phổ biến khi hỏi hóa đơn điện tử là gì

Một phần cốt lõi của hóa đơn điện tử là gì là nội dung bắt buộc: phải có tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế người mua (nếu có); tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán; chữ ký số của người bán (trừ một số trường hợp); thời điểm lập; mã của cơ quan thuế với hóa đơn có mã.

Ai phải sử dụng hóa đơn điện tử

Một phần thực tế của câu hỏi hóa đơn điện tử là gì là ai bắt buộc phải dùng.

Đối tượng chính phải dùng

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo phương pháp kê khai; từ ngày 01/01/2026, thuế khoán bị bãi bỏ theo Nghị quyết 198/2025/QH15, hộ kinh doanh chuyển sang kê khai nên phần lớn phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Hộ kinh doanh có doanh thu từ mức theo quy định trở lên, bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng, phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Lưu ý: các ngưỡng doanh thu và lộ trình áp dụng với hộ kinh doanh có thể được điều chỉnh. Hộ kinh doanh nên theo dõi thông báo của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Nếu quan tâm, bạn có thể tham khảo thêm tra cứu hóa đơn chi tiết hoặc quy định về hóa đơn điện tử.

Giá trị pháp lý và cách kiểm tra hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì - Đối tượng chính phải dùng — Hóa đơn điện tử là gì – Đối tượng chính phải dùng

Giá trị pháp lý

Về giá trị, hóa đơn điện tử là gì nếu không phải chứng từ tương đương hóa đơn giấy? Đó là căn cứ để người mua kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng, tính chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, và là chứng từ chứng minh giao dịch. Người mua nên lưu trữ file XML gốc, không chỉ bản PDF.

Kiểm tra hóa đơn

Biết hóa đơn điện tử là gì, bạn cũng nên biết cách kiểm tra: tra cứu trên cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế bằng mã số thuế người bán, ký hiệu, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán. Kết quả cho biết hóa đơn có tồn tại, đã được cấp mã, có bị thay thế, điều chỉnh hay không.

Việc cần làm	Mục đích
Tra cứu trên cổng của cơ quan thuế	Xác nhận hóa đơn tồn tại, hợp lệ
Đối chiếu thông tin người mua	Tránh sai mã số thuế, tên, địa chỉ
Lưu file XML	Giữ dữ liệu gốc để đối chiếu khi kiểm tra

Sai sót thường gặp và cách xử lý

Lập sai: hóa đơn điện tử là gì khi cần điều chỉnh

Hiểu hóa đơn điện tử là gì cũng cần biết cách sửa sai. Khi phát hiện sai sót về tên, địa chỉ người mua mà không sai mã số thuế, các bên thông báo và người bán xử lý theo hướng dẫn mà không cần lập lại hóa đơn. Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã sửa đổi.

Rủi ro dùng hóa đơn bất hợp pháp

Mua, bán, sử dụng hóa đơn không hợp pháp có thể bị xử phạt hành chính, truy thu thuế, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự. Doanh nghiệp nên kiểm tra tình trạng hoạt động của người bán trước khi nhận hóa đơn giá trị lớn.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Thời điểm lập hóa đơn là nội dung hay bị sai. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã sửa đổi, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền nếu thu trước. Một số lĩnh vực đặc thù như xây dựng, kinh doanh bất động sản, điện nước, viễn thông có quy định riêng về thời điểm lập. Bạn có thể đọc thêm các bài hướng dẫn tương tự trên chuyên trang Thế Giới Luật.

Lập hóa đơn chậm so với thời điểm quy định có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Vì vậy doanh nghiệp nên thiết lập quy trình xuất hóa đơn ngay khi giao hàng, nghiệm thu dịch vụ.

Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn điện tử là gì và khác hóa đơn giấy thế nào?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử do người bán lập bằng phương tiện điện tử, có mã hoặc không mã của cơ quan thuế. Giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy nhưng được quản lý, tra cứu trực tuyến.

Bản PDF hóa đơn có phải hóa đơn gốc không?

Không. Bản PDF chỉ là bản thể hiện. Dữ liệu gốc là file XML; người mua nên lưu file XML để làm căn cứ kê khai và đối chiếu.

Hộ kinh doanh có phải dùng hóa đơn điện tử không?

Có, với hộ kinh doanh kê khai thuế và hộ kinh doanh thuộc diện phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Từ năm 2026, thuế khoán bị bãi bỏ nên phạm vi áp dụng rộng hơn.

Kết luận

Hóa đơn điện tử là gì: là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử, có mã hoặc không mã của cơ quan thuế, hoặc khởi tạo từ máy tính tiền, được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy, bắt buộc với doanh nghiệp và ngày càng phổ biến với hộ kinh doanh. Hãy tra cứu hóa đơn trên cổng của cơ quan thuế, lưu file XML và xử lý sai sót đúng quy định. Khi có thắc mắc cụ thể, nên hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc kế toán chuyên môn.