Phiếu lý lịch tư pháp: phân biệt số 1, số 2 và xin qua VNeID

Phiếu lý lịch tư pháp thường được nhắc đến khi công ty mới yêu cầu nộp gấp, hoặc khi làm hồ sơ đi nước ngoài. Rắc rối nằm ở chỗ có tới hai loại phiếu, nội dung khác nhau rất xa, và không phải ai cũng có quyền yêu cầu loại nào cũng được. Bài này giải thích sự khác biệt đó, cách xin trên ứng dụng định danh điện tử, thời hạn giải quyết và thời hạn sử dụng của phiếu.

Mục lục

Phiếu lý lịch tư pháp là gì và khi nào bạn cần đến nó

Bản chất của tờ giấy này

Phiếu lý lịch tư pháp là văn bản do cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp cấp, xác nhận một người có hay không có án tích, và trong một số trường hợp là có bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp hay không. Nói gọn: nó trả lời câu hỏi “người này từng bị tòa kết án chưa”.

Luật Lý lịch tư pháp là văn bản gốc điều chỉnh việc cấp phiếu. Theo Điều 41 của luật này, phiếu được chia thành hai loại, quen gọi là Phiếu số 1 và Phiếu số 2.

Cần phân biệt với giấy xác nhận nhân sự do công an phường cấp trước đây: hai loại giấy tờ này khác nhau về nguồn dữ liệu lẫn giá trị pháp lý, và hiện nay hầu hết cơ quan chỉ chấp nhận phiếu do Sở Tư pháp hoặc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia cấp.

Những tình huống thường phải nộp

Phiếu lý lịch tư pháp - Bản chất của tờ giấy này — Phiếu lý lịch tư pháp – Bản chất của tờ giấy này

Phổ biến nhất là xin việc, đặc biệt ở ngân hàng, trường học, cơ sở y tế, doanh nghiệp có vốn nước ngoài. Kế đến là hồ sơ xin visa, du học, định cư, xin giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Nhóm thứ ba là hồ sơ hành chính có yêu cầu về nhân thân: xin cấp chứng chỉ hành nghề, đăng ký làm người quản lý doanh nghiệp, thủ tục nhận con nuôi, một số việc về quốc tịch.

Phân biệt Phiếu số 1 và Phiếu số 2 — điểm ai cũng nhầm

Hai loại phiếu lý lịch tư pháp khác nhau ở đâu

Khác biệt lớn nhất nằm ở việc án tích đã được xóa có bị ghi vào phiếu hay không. Phiếu số 1 chỉ thể hiện án tích chưa được xóa; nếu người đó đã được xóa án tích thì phiếu ghi là không có án tích. Phiếu số 2 ghi đầy đủ, cả án tích đã xóa lẫn chưa xóa.

Tiêu chí	Phiếu số 1	Phiếu số 2
Ai được yêu cầu cấp	Cá nhân; cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội để quản lý nhân sự, đăng ký kinh doanh	Cơ quan tiến hành tố tụng; cá nhân yêu cầu để tự biết lý lịch của mình
Án tích đã được xóa	Không ghi, thể hiện là không có án tích	Ghi rõ, kèm nội dung bản án
Thông tin cấm đảm nhiệm chức vụ	Chỉ ghi khi người yêu cầu đề nghị	Ghi mặc định
Ủy quyền cho người khác đi làm	Được, nếu ủy quyền hợp lệ	Không được ủy quyền
Dùng phổ biến cho	Xin việc trong nước, đăng ký kinh doanh	Hồ sơ visa, định cư, hoặc khi cá nhân muốn tra lại quá khứ của mình

Đó là lý do Phiếu số 2 được coi là loại “nhạy cảm”: người đã được xóa án tích về pháp lý xem như chưa từng bị kết án, nhưng nếu buộc nộp Phiếu số 2 thì thông tin cũ vẫn lộ ra.

Ai được yêu cầu Phiếu số 2

Phiếu lý lịch tư pháp - Hai loại phiếu lý lịch tư pháp khác nhau ở đâu — Phiếu lý lịch tư pháp – Hai loại phiếu lý lịch tư pháp khác nhau ở đâu

Theo Luật Lý lịch tư pháp, Phiếu số 2 được cấp cho cơ quan tiến hành tố tụng để phục vụ điều tra, truy tố, xét xử, và cấp theo yêu cầu của chính cá nhân để người đó biết nội dung lý lịch tư pháp của mình.

Chính vì mục đích thứ hai là “để tự biết”, pháp luật không cho phép ủy quyền khi yêu cầu Phiếu số 2; bạn phải tự nộp hoặc tự thao tác.

Nếu bạn đang ở nước ngoài và cần Phiếu số 2, hãy liên hệ cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại để hỏi cách nộp trước khi mua vé máy bay về.

Nhà tuyển dụng có được đòi Phiếu số 2 không

Về nguyên tắc là không. Chỉ thị 23/CT-TTg năm 2023 đã yêu cầu chấn chỉnh tình trạng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp lạm dụng việc đòi Phiếu số 2 của người lao động, vì họ không phải đối tượng được cấp loại phiếu này.

Thực tế vẫn còn nơi yêu cầu, thường do thói quen của bộ phận nhân sự. Khi gặp trường hợp này, bạn có thể trao đổi lại và đề nghị nộp Phiếu số 1.

Hồ sơ và nơi nộp yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp

Phiếu lý lịch tư pháp - Nhà tuyển dụng có được đòi Phiếu số 2 không — Phiếu lý lịch tư pháp – Nhà tuyển dụng có được đòi Phiếu số 2 không

Giấy tờ cần chuẩn bị

Giấy tờ	Bản chính hay bản sao	Lưu ý
Tờ khai yêu cầu cấp phiếu	Bản chính, theo mẫu	Có mẫu riêng cho trường hợp ủy quyền
Thẻ căn cước hoặc hộ chiếu	Bản sao, xuất trình bản chính để đối chiếu	Nộp online thì dùng dữ liệu sẵn có trên tài khoản định danh
Văn bản ủy quyền	Bản chính, có công chứng hoặc chứng thực	Chỉ áp dụng cho Phiếu số 1; không cần nếu người ủy quyền là cha, mẹ, vợ, chồng, con
Giấy tờ chứng minh diện miễn, giảm phí	Bản sao	Ví dụ thẻ sinh viên, giấy xác nhận hộ nghèo
Giấy tờ về thời gian cư trú tại Việt Nam	Bản sao	Áp dụng với người nước ngoài đã hoặc đang cư trú tại Việt Nam

Điểm hay bị thiếu là văn bản ủy quyền chưa chứng thực, hoặc ghi phạm vi quá hẹp. Nên ghi rõ người được ủy quyền có quyền nộp hồ sơ, nộp phí và nhận kết quả.

Nộp ở đâu

Điều 44 Luật Lý lịch tư pháp xác định thẩm quyền theo nơi cư trú: công dân Việt Nam nộp tại Sở Tư pháp nơi thường trú, nếu không có nơi thường trú thì nộp nơi tạm trú. Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia cấp phiếu trong các trường hợp đặc thù, chẳng hạn người không xác định được nơi thường trú lẫn tạm trú, hoặc người nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam.

Việc phân cấp giải quyết thủ tục đang được điều chỉnh, nên một số nơi đã nhận hồ sơ ngay tại trung tâm phục vụ hành chính công cấp xã, phường.

Cách xin phiếu lý lịch tư pháp qua ứng dụng định danh điện tử

Điều kiện và các bước thực hiện

Bạn cần tài khoản định danh điện tử VNeID mức độ 2 đã kích hoạt, thông tin cư trú chính xác trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, và một phương thức thanh toán trực tuyến.

Đăng nhập VNeID, vào mục thủ tục hành chính và chọn dịch vụ cấp phiếu lý lịch tư pháp.
Chọn loại phiếu, số lượng bản và mục đích sử dụng.
Kiểm tra kỹ thông tin hệ thống tự điền, đặc biệt là quê quán, nơi thường trú và họ tên cha mẹ.
Chọn hình thức nhận kết quả: bản điện tử, bản giấy nhận trực tiếp, hoặc bản giấy gửi qua bưu chính.
Thanh toán phí trực tuyến rồi gửi hồ sơ, sau đó theo dõi trạng thái ngay trong ứng dụng.

Bản điện tử có chữ ký số của cơ quan cấp và có giá trị như bản giấy. Dù vậy, nếu hồ sơ nộp cho đối tác nước ngoài hoặc cơ quan lãnh sự, hãy chọn thêm bản giấy cho chắc.

Những lỗi hay gặp khi nộp trực tuyến

Lỗi phổ biến nhất là sai lệch dữ liệu cư trú: hệ thống lấy thông tin từ dữ liệu dân cư, nếu bạn mới chuyển hộ khẩu mà chưa cập nhật, hồ sơ dễ bị trả về.

Lỗi thứ hai là chọn nhầm loại phiếu. Người dùng thường bấm Phiếu số 2 vì nghĩ “số lớn hơn thì đầy đủ hơn”, trong khi nơi tiếp nhận chỉ cần Phiếu số 1.

Một lưu ý nữa: kênh trực tuyến chủ yếu phục vụ Phiếu số 1. Với Phiếu số 2, nhiều địa phương vẫn hướng người dân nộp trực tiếp.

Thời hạn giải quyết và thời hạn sử dụng của phiếu lý lịch tư pháp

Bao lâu thì có kết quả

Điều 48 Luật Lý lịch tư pháp quy định thời hạn cấp phiếu không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Với trường hợp phải xác minh phức tạp — người từng cư trú ở nhiều nơi, người nước ngoài, hoặc cần xác minh điều kiện đương nhiên được xóa án tích — thời hạn kéo dài nhưng không quá 15 ngày.

Thực tế, hồ sơ sạch nộp qua VNeID thường có kết quả sớm hơn mốc này. Ngược lại, nếu cần xác minh việc chấp hành xong hình phạt, thời gian có thể chạm trần vì phải chờ tòa án và cơ quan thi hành án trả lời.

Nội dung	Thông tin
Thời hạn thông thường	Không quá 10 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ
Trường hợp cần xác minh	Không quá 15 ngày
Thời hạn sử dụng	Luật không quy định; nơi tiếp nhận tự đặt mốc, phổ biến là 6 tháng
Hình thức kết quả	Bản giấy hoặc bản điện tử có chữ ký số
Mức phí	Theo biểu phí hiện hành, có mức giảm cho học sinh, sinh viên và miễn cho một số nhóm chính sách

Về phí, nên xem niêm yết tại nơi nộp hoặc màn hình thanh toán trên VNeID, vì biểu phí có nhiều mức theo từng đối tượng.

Phiếu dùng được trong bao lâu

Luật Lý lịch tư pháp không đặt ra thời hạn sử dụng cho tờ phiếu.

Thời hạn mà bạn nghe nói đến là do bên tiếp nhận hồ sơ tự quy định, dựa trên pháp luật chuyên ngành hoặc quy chế nội bộ. Sáu tháng là mốc phổ biến, nhưng có nơi yêu cầu trong 3 tháng.

Hệ quả thực tế: đừng xin phiếu quá sớm, nếu không bạn phải làm lại từ đầu và mất thêm một khoản phí.

Vài câu hỏi thường gặp

Xin một lần lấy nhiều bản có được không

Được, và nên làm vậy nếu biết trước sẽ nộp cho vài nơi. Cấp thêm bản trong cùng một lần yêu cầu rẻ hơn xin lại từ đầu, dù số bản cấp thêm có giới hạn.

Bị xử phạt hành chính hoặc án treo thì phiếu ghi gì

Xử phạt vi phạm hành chính như lỗi giao thông không được ghi nhận, vì cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp chỉ phản ánh án tích theo bản án của tòa án. Còn án treo vẫn là hình phạt do tòa tuyên nên vẫn phát sinh án tích; khi đã đủ điều kiện xóa án tích thì Phiếu số 1 sẽ ghi là không có án tích bên cạnh thegioiluat.vn.

Kết luận

Với đa số người đi làm, việc cần làm chỉ gồm ba bước: xác định nơi nhận hồ sơ cần Phiếu số 1 hay số 2, kiểm tra thông tin cư trú trên VNeID, rồi nộp trực tuyến và canh thời điểm sao cho phiếu còn “mới” khi nộp. Trường hợp phức tạp hơn — từng có án tích, có thời gian cư trú ở nước ngoài, hoặc cần hợp pháp hóa lãnh sự — nên hỏi trước Sở Tư pháp, vì sai một bước là mất cả chu kỳ chờ. Quy định về phiếu lý lịch tư pháp đang được sửa đổi và phân cấp mạnh, nên trước khi đi nộp, hãy đối chiếu hướng dẫn mới nhất trên cổng dịch vụ công của địa phương.