Thay đổi người đại diện theo pháp luật: hồ sơ và thủ tục

Thay đổi người đại diện theo pháp luật là việc gần như doanh nghiệp nào cũng gặp một lần: giám đốc nghỉ, chủ tịch chuyển giao, hoặc cổ đông muốn siết lại quyền ký. Vấn đề là nhiều chủ doanh nghiệp làm xong biên bản nội bộ rồi coi như xong, trong khi hồ sơ ngoài Phòng Đăng ký kinh doanh vẫn để tên người cũ. Hệ quả là ngân hàng không cho giao dịch, hóa đơn xuất ra sai thông tin, đối tác nghi ngờ thẩm quyền ký hợp đồng. Bài này đi thẳng vào hồ sơ theo từng loại hình, thời hạn phải thông báo và danh sách việc phải dọn sau khi đổi.

Thay đổi người đại diện theo pháp luật là gì và khi nào bắt buộc phải làm

Người đại diện theo pháp luật là cá nhân nhân danh doanh nghiệp ký hợp đồng, đứng tên trước tòa án và cơ quan nhà nước. Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có nhiều hơn một người đại diện, và điều lệ công ty phải nói rõ ai giữ chức danh nào, quyền hạn đến đâu.

Việc đổi người này không phải chuyện nội bộ thuần túy. Đây là nội dung ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nên bắt buộc phải đăng ký lại với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Những tình huống thường phát sinh

Hay gặp nhất là giám đốc thuê nghỉ việc hoặc bị miễn nhiệm. Kế đó là trường hợp chuyển nhượng vốn: nhóm chủ mới vào, việc đầu tiên họ làm là đưa người của mình lên ghế đại diện.

Nhóm thứ ba ít ai để ý: người đại diện duy nhất xuất cảnh dài ngày, mất năng lực hành vi dân sự hoặc qua đời. Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu doanh nghiệp phải luôn có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam, nên các tình huống này buộc công ty xử lý ngay.

Thời hạn thông báo và rủi ro nếu chậm

Đây là điểm bị bỏ sót nhiều nhất. Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Mốc này tính từ ngày quyết định, nghị quyết nội bộ có hiệu lực, không phải ngày bạn rảnh đi nộp.

Chậm hạn bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, mức phạt chia theo số ngày chậm kèm biện pháp buộc đăng ký bổ sung. Hãy tra đúng nghị định xử phạt đang có hiệu lực thay vì tin con số nghe được từ dịch vụ.

Điều kiện của người thay thế và các trường hợp hồ sơ bị từ chối

Không phải ai cũng ngồi được vào vị trí này. Phần lớn hồ sơ bị trả về là do vướng ngay từ khâu chọn người, nên hãy soi kỹ hai nhóm điều kiện dưới đây trước khi họp.

Ai đủ điều kiện làm người đại diện

Người được chọn phải là cá nhân, đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp theo Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020. Nhóm bị cấm gồm cán bộ, công chức, viên chức, người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị cấm hành nghề.

Người nước ngoài vẫn làm được, nhưng cần hộ chiếu còn hạn và giấy tờ cư trú phù hợp. Nếu họ kiêm chức giám đốc điều hành tại Việt Nam thì còn phải tính đến giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép.

Vì sao hồ sơ bị từ chối

Lý do phổ biến nhất là hồ sơ nội bộ không khớp thẩm quyền trong điều lệ. Ví dụ điều lệ ghi việc bổ nhiệm giám đốc thuộc Hội đồng quản trị nhưng doanh nghiệp lại nộp nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, hoặc ngược lại.

Lý do thứ hai là công ty đang bị khóa mã số thuế, bị cưỡng chế hóa đơn hoặc bị thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký. Khi đó cơ quan đăng ký kinh doanh thường yêu cầu xử lý dứt điểm nghĩa vụ thuế trước.

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật theo từng loại hình

Bộ hồ sơ khác nhau rõ rệt giữa các loại hình, và đây là chỗ nhiều người tải nhầm mẫu trên mạng. Điểm chung là đều gồm thông báo thay đổi, giấy tờ nhân thân người mới và văn bản quyết định của cấp có thẩm quyền theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

Khác biệt thực chất nằm ở văn bản nội bộ chứ không phải ở biểu mẫu. Giấy tờ pháp lý cá nhân nộp bản sao hợp lệ, thường là căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hạn.

Một chi tiết nhỏ nhưng hay làm hỏng hồ sơ là người ký thông báo thay đổi. Với thủ tục này, thông báo do chủ tịch hội đồng thành viên, chủ tịch hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu ký, không phải người đại diện cũ đang bị thay.

Trình tự các bước, nơi nộp và thời gian giải quyết

Toàn bộ quy trình hiện làm trực tuyến là chính. Hồ sơ giấy vẫn tồn tại ở một số nơi, nên hãy hỏi trước Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Các bước thực hiện

Bước một, họp và ban hành văn bản nội bộ đúng thẩm quyền, ghi rõ ngày hiệu lực. Bước hai, soạn thông báo thay đổi theo mẫu tại phụ lục của thông tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp đang áp dụng.

Bước ba, nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng. Bước bốn, theo dõi phản hồi, sửa bổ sung nếu bị yêu cầu, rồi nhận giấy chứng nhận mới.

Thời gian và chi phí

Con số 3 ngày làm việc chỉ tính khi hồ sơ đã hợp lệ. Nếu bị trả về hai lần, tổng thời gian kéo sang tuần thứ hai là chuyện bình thường, nên đừng hẹn ký hợp đồng lớn sát ngày dự kiến hoàn tất.

Mẹo thực tế: quét sẵn bản màu rõ nét căn cước của người mới và bản điều lệ hiện hành trước khi bắt đầu. Hồ sơ bị trả về vì ảnh mờ hoặc thiếu trang điều lệ nhiều hơn bạn tưởng.

Những việc phải làm sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật

Nhận được giấy chứng nhận mới không có nghĩa là xong. Đây là giai đoạn dễ gián đoạn hoạt động nhất, vì mọi hệ thống bên ngoài vẫn đang lưu tên người cũ.

Ngân hàng và chữ ký số

Ra ngân hàng cập nhật hồ sơ tài khoản ngân hàng doanh nghiệp càng sớm càng tốt. Ngân hàng thường yêu cầu giấy chứng nhận mới, văn bản bổ nhiệm, mẫu dấu chữ ký mới và sự có mặt của người đại diện mới.

Với chữ ký số, nếu chứng thư số đang đứng tên người cũ thì phải làm thủ tục thay đổi thông tin chủ thể với nhà cung cấp. Bỏ qua bước này thì tờ khai thuế và hóa đơn điện tử ký ra vẫn mang danh người đã nghỉ.

Cơ quan thuế, bảo hiểm và giấy phép con

Thông tin đăng ký doanh nghiệp được liên thông sang cơ quan thuế, nhưng vẫn nên đăng nhập hệ thống thuế điện tử eTax kiểm tra lại tên người đại diện đã cập nhật chưa. Nếu chưa, liên hệ bộ phận một cửa của cơ quan thuế quản lý.

Song song đó, cập nhật hồ sơ với cơ quan bảo hiểm xã hội và rà lại các giấy phép con: giấy phép kinh doanh có điều kiện, giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm, giấy phép quảng cáo. Nhiều giấy phép ghi tên người đại diện ngay trên mặt giấy và phải điều chỉnh riêng.

Vướng mắc thực tế và câu hỏi thường gặp

Phần này gom những tình huống mà bài hướng dẫn thông thường hay bỏ qua, nhưng lại chiếm phần lớn thời gian xử lý trên thực tế.

Ba vướng mắc hay gặp nhất

Thứ nhất, người đại diện cũ không hợp tác, giữ con dấu và giấy tờ. Về nguyên tắc, thẩm quyền quyết định thuộc chủ sở hữu hoặc hội đồng có thẩm quyền, nên hồ sơ vẫn nộp được mà không cần chữ ký người cũ. Tranh chấp con dấu là quan hệ dân sự riêng.

Thứ hai, công ty có hai người đại diện và điều lệ ghi chưa rõ ai ký hồ sơ. Trường hợp này nên sửa điều lệ đồng thời, tránh việc mỗi lần giao dịch lại phải giải thích với đối tác.

Thứ ba, cách áp dụng giữa các địa phương không hoàn toàn giống nhau về hồ sơ bổ sung. Có nơi yêu cầu thêm văn bản ủy quyền cho người nộp, có nơi chấp nhận tài khoản đăng ký kinh doanh là đủ.

Hỏi nhanh

Người đại diện cũ còn chịu trách nhiệm gì không? Có. Trách nhiệm với giao dịch phát sinh trong thời gian còn giữ chức vẫn thuộc về họ theo nguyên tắc trách nhiệm của người quản lý tại Luật Doanh nghiệp 2020.

Có phải làm lại con dấu không? Chỉ khi con dấu khắc tên hoặc chức danh cụ thể. Dấu tròn ghi tên công ty và mã số thuế thì giữ nguyên.

Hợp đồng người cũ đã ký có còn hiệu lực? Còn, nếu ký đúng thẩm quyền tại thời điểm đó. Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm mất hiệu lực hợp đồng đã giao kết hợp lệ xem thêm tại thegioiluat.

Kết luận

Điều quyết định thủ tục nhanh hay chậm không nằm ở tờ thông báo, mà nằm ở việc văn bản nội bộ có đúng thẩm quyền theo điều lệ hay không. Làm chắc bước đó thì phần nộp hồ sơ chỉ còn là thao tác. Đừng quên mốc 10 ngày và danh sách việc hậu kiểm ở ngân hàng, chữ ký số, cơ quan thuế, vì đó mới là chỗ gây gián đoạn thật sự. Quy định về đăng ký doanh nghiệp được sửa đổi khá thường xuyên, nên trước khi nộp bạn hãy đối chiếu văn bản mới nhất hoặc hỏi trực tiếp Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.