THÔNG TƯ

VỀ THỦ TỤC XÉT DUYỆT TỐT NGHIỆP Ở CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC

Việc xét duyệt tốt nghiệp cho sinh viên các trường Đại học đã quy định như sau ở điều 14 của Thể lệ tạm thời về thi tốt nghiệp ở các trường Đại học, ban hành ngày 12-6-1961:

“Sau khi thi xong, Chủ tịch Hội đồng giám khảo gửi biên bản kỳ thi và danh sách sinh viên trúng tuyển tới Bộ có trường, đồng thời gửi bản sao các văn bản này tới Bộ Giáo dục. Bộ có trường duyệt các văn bản này và ra quyết định công nhận sinh viên tốt nghiệp sau khi hỏi ý kiến Bộ Giáo dục. Sau khi Bộ có trường xét duyệt, nhà trường công bố danh sách sinh viên trúng tuyển”.

Trong thời gian vừa qua, vì có trường chưa chú ý thi hành đúng đắn những quy định này, mặt khác vì thiếu những quy định cụ thể về thủ tục: cho nên việc xét duyệt tốt nghiệp ở một số trường chưa được thật chu đáo hoặc bị chậm trễ.

Để khắc phục những thiếu sót trên, Bộ Giáo dục quy định rõ sau đây những thủ tục cần thiết để các trường thi hành.

I. ĐỐI VỚI CÁC TRƯỜNG TRỰC THUỘC BỘ GIÁO DỤC.

A) Phân công trách nhiệm

Trước khi hồ sơ thi được chuyển đến Văn phòng Bộ để Bộ trưởng duyệt và ký quyết định công nhận sinh viên tốt nghiệp, hồ sơ đó phải qua các cơ quan sau đây nghiên cứu và có ý kiến:

a) Vụ Đào tạo và bồi dưỡng giáo viên và Vụ Tổ chức cán bộ chịu trách nhiệm nghiên cứu hồ sơ thi của các trường Đại học Sư phạm (trừ các ngành học đặt trong trường đại học Sư phạm nhưng không có mục tiêu đào tạo giáo viên). Vụ Đào tạo và bồi dưỡng chịu trách nhiệm chính.

b) Vụ Quản lý học sinh, sinh viên và Vụ Đại học và Trung cấp chuyên nghiệp chịu trách nhiệm nghiên cứu hồ sơ thi của các trường Đại học khác (kể cả các ngành của trường Đại học Sư phạm không đào tạo giáo viên). Vụ Quản lý học sinh, sinh viên chịu trách nhiệm chính.

c) Vụ Tổ chức cán bộ và Vụ Quản lý học sinh, sinh viên chủ yếu xét về mặt sức khỏe và mặt chất lượng chính trị của sinh viên (hồ sơ, lý lịch, đạo đức cách mạng). Vụ Đào tạo và bồi dưỡng giáo viên và Vụ Đại học và Trung cấp chuyên nghiệp chủ yếu xét về mặt chất lượng chuyên môn.

d) Ngoài nhiệm vụ trên, Vụ Đại học và Trung cấp chuyên nghiệp theo dõi nắm tình hình chung, nghiên cứu kết quả thi tốt nghiệp ở các trường không trực thuộc Bộ Giáo dục và có ý kiến trình Bộ mỗi khi các Bộ khác có trường hỏi ý kiến Bộ Giáo dục.

B) Đăng ký tốt nghiệp và thủ tục xét duyệt tốt nghiệp.

Để chuẩn bị cho việc xét duyệt tốt nghiệp tiến hành được tốt, trong Thông tư số 146 ngày 16 tháng 02 năm 1962, Bộ Giáo dục đã quy định việc đăng ký tốt nghiệp đối với các trường trực thuộc. Yêu cầu các trường thi hành nghiêm chỉnh những quy định đó.

Sau đây là những thủ tục cần thiết khi tiến hành xét duyệt tốt nghiệp:

1. Chậm nhất là một tháng sau khi sinh viên thi xong, nhà trường phải gửi đến các cơ quan sau đây mỗi nơi một hồ sơ thi:

- Vụ Đào tạo và bồi dưỡng giáo viên; Vụ Tổ chức cán bộ và Vụ Đại học và Trung cấp chuyên nghiệp nếu là trường Đại học Sư phạm;

- Vụ Quản lý học sinh, sinh viên và Vụ Đại học và Trung cấp chuyên nghiệp nếu là trường Đại học khác.

2. Hồ sơ thi gồm có:

- Biên bản của Hội đồng giám khảo.

- Bảng tổng kết điểm thi ⁽¹⁾ (làm theo mẫu A kèm theo).

Những tài liệu này phải có chữ ký của Chủ tịch và Thư ký Hội đồng. Nếu trong biên bản có ghi những trường hợp bất thường (vi phạm kỷ luật thi, bị bắt quả tang gian lận, v.v…) thì cần kèm theo những tài liệu chứng minh (biên bản của ban giám thị, tang vật, v.v…). Ngoài ra, nếu các Vụ có trách nhiệm nghiên cứu hồ sơ thi, cần có thêm tài liệu gì khác và yêu cầu trường cung cấp (học bạ, hồ sơ, lý lịch sinh viên, v.v…) thì nhà trường có trách nhiệm cung cấp đủ những tài liệu đó.

3. Khi nhận được hồ sơ thi, Vụ có trách nhiệm chính theo sự phân công ở trên sẽ phối hợp với Vụ có liên quan tiến hành ngay việc xét hồ sơ đó và báo cáo cho Bộ biết kết quả. Trường hợp cần thiết có thể báo cáo trực tiếp. Sau khi Bộ hay Thủ trưởng có ý kiến quyết định, Vụ có trách nhiệm chính báo cho trường biết để trường làm dự thảo quyết định công nhận tốt nghiệp ⁽²⁾ (mẫu B kèm theo) và danh sách sinh viên được công nhận(3) (mẫu C kèm theo). Những tài liệu này đánh máy thành năm bản. Vụ có trách nhiệm chính thẩm tra lại danh sách này trước khi chuyển đến Văn phòng Bộ để Bộ hay Thứ trưởng ký quyết định.

4. Riêng đối với trường Đại học Bách khoa, vì việc xét duyệt tốt nghiệp do một Hội đồng phụ trách và việc này chỉ tiến hành sau khi sinh viên hoàn thành nhiệm vụ đi công tác thực tế ở các cơ sở sản xuất, trường Đại học Bách khoa chịu trách nhiệm chính chuẩn bị cho Hội đồng này làm việc. Sau khi Hội đồng làm việc xong, trường Đại học Bách khoa gửi đến Vụ Quản lý học sinh, sinh viên biên bản của Hội đồng kèm theo dự thảo quyết định công nhận tốt nghiệp và danh sách sinh viên được công nhận để Vụ Quản lý học sinh, sinh viên thẩm tra lại danh sách này trước khi Bộ trưởng ký quyết định.

Khi gửi biên bản của Hội đồng đến Vụ Quản lý học sinh, sinh viên đồng thời trường Đại học Bách khoa cùng gửi bản sao biên bản đó đến Vụ Đại học và Trung cấp chuyên nghiệp để theo dõi nắm tình hình chung.

5. Sau khi Bộ trưởng ký quyết định công nhận sinh viên tốt nghiệp, Văn phòng Bộ gửi bản sao quyết định này cho:

- Ban giám hiệu nhà trường;

- Vụ Đào tạo và bồi dưỡng giáo viên, Vụ Tổ chức cán bộ và Vụ Đại học và Trung cấp chuyên nghiệp nếu là trường Đại học Sư phạm;

- Vụ Quản lý học sinh sinh viên và Vụ Đại học và Trung cấp chuyên nghiệp nếu là trường Đại học khác.

Trường sẽ căn cứ vào danh sách sinh viên tốt nghiệp đã được Bộ duyệt, ghi vào sổ đăng ký sinh viên tốt nghiệp của trường, trước khi cấp bằng cho sinh viên. Bộ sẽ có công văn hướng dẫn các trường về việc lập hồ sơ đăng ký theo mẫu thống nhất.

II. ĐỐI VỚI CÁC TRƯỜNG KHÔNG TRỰC THUỘC BỘ GIÁO DỤC.

Việc xét duyệt tốt nghiệp tiến hành theo thủ tục chung đã quy định ở điều 14 của Thể lệ thi tốt nghiệp ở Đại học ban hành ngày 12 tháng 6 năm 1961. Chi tiết do các Bộ, Tổng cục có trường quy định.

Khi các trường gửi biên bản của Hội đồng giám khảo đến Bộ Giáo dục (Vụ Đại học và Trung cấp chuyên nghiệp) theo quy định của điều 14, cần kèm theo bảng tổng kết điểm thi.

Để việc xét duyệt tiến hành được nhanh và chu đáo, các trường cần có sự chuẩn bị kỹ trước khi thi, nhất là về việc phân loại sinh viên về tư cách đạo đức và về sức khỏe. Bộ Giáo dục đề nghị các Bộ, Tổng cục có trường nghiên cứu áp dụng việc đăng ký tốt nghiệp đã thi hành đối với các trường trực thuộc Bộ Giáo dục.