Quyết toán thuế thu nhập cá nhân: ai làm, thời hạn và hoàn

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là việc cuối năm tính lại xem cả năm bạn thực sự phải nộp bao nhiêu, so với số công ty đã tạm trừ vào lương mỗi tháng. Ai nhảy việc giữa năm, ai làm thêm bên ngoài, ai đăng ký người phụ thuộc muộn thì gần như chắc chắn sẽ lệch. Nộp thiếu thì phải bù, nộp thừa thì có tiền lấy về — nhưng chỉ khi bạn chủ động làm. Bài này đi thẳng vào ba câu hỏi hay bị nhầm nhất: tự làm hay ủy quyền, hạn cuối ngày nào, khai online ra sao.

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì và ai buộc phải tự làm

Hằng tháng, doanh nghiệp trả lương đã tạm khấu trừ thuế cho bạn theo biểu lũy tiến. Nhưng con số đó dựa trên thu nhập của riêng tháng đó, tại riêng nơi đó, nên chỉ là số tạm tính.

Khác biệt lớn nhất nằm ở chỗ: quyết toán thuế thu nhập cá nhân tính trên tổng thu nhập cả năm chia cho 12 tháng, chứ không cộng thuế của từng tháng lại. Người có thu nhập không đều — thưởng dồn cuối năm, hoặc nghỉ việc vài tháng giữa năm — thường nộp thừa vì lý do này.

Trường hợp phải tự đứng ra làm

Bạn phải tự khai nếu trong năm có thu nhập từ tiền lương ở hai nơi trở lên và muốn tính lại cho đúng. Cũng phải tự khai nếu bạn là cá nhân cư trú có thu nhập phát sinh ở nước ngoài, hoặc thời điểm cuối năm bạn không còn làm việc ở đâu cả.

Người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam cần hoàn tất nghĩa vụ thuế trước khi xuất cảnh. Cá nhân cư trú ở đây hiểu đơn giản là người có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong năm, hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam.

Trường hợp không cần làm gì

Nghị định 126/2020/NĐ-CP có quy định miễn phần thuế phải nộp thêm sau quyết toán nếu số đó từ 50.000 đồng trở xuống. Nếu số thuế phải nộp cả năm nhỏ hơn số đã tạm khấu trừ mà bạn không muốn đòi lại và cũng không muốn bù trừ vào kỳ sau, bạn được quyền bỏ qua.

Nộp thừa mà im lặng thì tiền vẫn nằm ở ngân sách. Không ai tự động chuyển lại cho bạn, và cũng không ai nhắc bạn.

Ai được ủy quyền cho công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Ủy quyền là cách nhẹ nhất: bạn ký một tờ giấy, phòng nhân sự làm phần còn lại. Nhưng không phải ai cũng đủ điều kiện, và ký sai thì hồ sơ của cả công ty bị vướng.

Điều kiện để được ủy quyền

Điều kiện cốt lõi là bạn chỉ có thu nhập từ tiền lương tại một tổ chức duy nhất, và tại thời điểm quyết toán bạn vẫn đang làm việc ở đó. Trường hợp được điều chuyển sang đơn vị mới do sáp nhập, chia tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp thì vẫn được ủy quyền cho đơn vị mới.

Có một cửa mở mà nhiều người không biết: nếu ngoài lương chính bạn còn thu nhập vãng lai ở nơi khác, bình quân tháng không quá 10 triệu đồng và đã bị khấu trừ 10% tại nguồn, bạn vẫn được ủy quyền — miễn là không yêu cầu quyết toán phần thu nhập đó.

Dòng “đã nhận chứng từ khấu trừ” là chỗ hay gây tranh cãi nội bộ. Nhiều bạn xin chứng từ này khi nghỉ việc cho chắc, rồi sang công ty mới lại ký ủy quyền — hồ sơ khi đó không hợp lệ.

Khi ủy quyền, công ty làm những gì

Doanh nghiệp gộp số liệu của bạn vào tờ khai của tổ chức. Nộp thừa thì công ty đề nghị hoàn hoặc bù trừ thay bạn; nộp thiếu thì trừ nốt vào lương.

Thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Theo Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, hạn nộp hồ sơ khai thuế năm của tổ chức là ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ khi kết thúc năm dương lịch. Riêng cá nhân trực tiếp quyết toán được thêm một tháng: ngày cuối cùng của tháng thứ tư.

Nói cho dễ nhớ, công ty phải xong trong tháng 3, người tự khai có đến hết tháng 4. Nếu hạn cuối rơi vào ngày nghỉ thì được lùi sang ngày làm việc kế tiếp.

Trễ hạn thì sao

Chậm nộp tờ khai bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, mức phạt chia theo số ngày chậm, nhẹ nhất là cảnh cáo với trường hợp trễ ít ngày và có tình tiết giảm nhẹ. Nếu còn nợ thuế thì cộng thêm tiền chậm nộp tính theo ngày.

Điểm này rất nhiều người hiểu sai: người thuộc diện được hoàn thuế, tức không nợ đồng nào, thì việc nộp hồ sơ sau tháng 4 không bị coi là chậm nộp tờ khai theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Bạn vẫn làm được cho các năm trước, trong phạm vi thời hiệu theo pháp luật quản lý thuế. Dù vậy, để càng lâu càng khó tìm lại chứng từ.

Cách quyết toán thuế thu nhập cá nhân online

Gần như toàn bộ quy trình đã làm được trên mạng. Nộp bản giấy tại cơ quan thuế vẫn được, nhưng chậm hơn và phải đi lại.

Chuẩn bị trước khi mở máy

Cần mã số thuế cá nhân và tài khoản đăng nhập cổng thuế điện tử, hoặc ứng dụng eTax Mobile đã xác thực bằng căn cước. Kèm theo: chứng từ khấu trừ thuế của từng nơi trả thu nhập trong năm, số bảo hiểm bắt buộc đã đóng, và thông tin người phụ thuộc đã đăng ký giảm trừ.

Chứng từ khấu trừ là thứ hay thiếu nhất. Công ty cũ chậm cấp, hoặc đã chuyển sang chứng từ điện tử mà bạn không lưu lại, thì phải xin lại trước khi khai.

Các bước khai

Đăng nhập cổng thuế điện tử, chọn phần khai thuế, chọn tờ khai quyết toán dành cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương — mẫu 02/QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, kèm phụ lục giảm trừ người phụ thuộc nếu có.

Hệ thống thường kết xuất sẵn dữ liệu do các đơn vị trả thu nhập kê khai. Bạn đối chiếu với chứng từ của mình, sửa nếu lệch, rồi chọn cơ quan thuế tiếp nhận theo hướng dẫn trên màn hình. Nộp xong, lưu lại thông báo tiếp nhận.

Chỗ hay vướng nhất

Dữ liệu hệ thống gợi ý không phải lúc nào cũng đủ, nhất là khi một nơi trả thu nhập kê khai muộn. Đừng nộp theo số có sẵn nếu bạn biết mình từng nhận thu nhập ở nơi khác. Việc chọn đúng cơ quan thuế tiếp nhận cũng hay sai, vì nguyên tắc khác nhau giữa người có một nguồn thu và người có nhiều nguồn.

Cách tính số thuế cả năm và một ví dụ cụ thể

Công thức xương sống rất gọn. Thu nhập tính thuế năm bằng tổng thu nhập chịu thuế trừ đi bảo hiểm bắt buộc, giảm trừ bản thân, giảm trừ người phụ thuộc và các khoản đóng góp được trừ như từ thiện, quỹ hưu trí tự nguyện.

Sau đó chia 12 để ra bình quân tháng, áp biểu lũy tiến để tính thuế một tháng, rồi nhân lại 12. Bước này làm nhiều người bất ngờ vì kết quả thấp hơn tổng số đã bị trừ trong năm.

Biểu này chỉ áp cho thu nhập từ tiền lương của cá nhân cư trú. Thu nhập vãng lai bị khấu trừ 10% là khoản tạm trừ, khi quyết toán vẫn được đưa vào tính lại theo biểu trên.

Ví dụ tính từng bước

Chị Hà làm công ty A sáu tháng đầu năm, lương 25 triệu/tháng, sau đó sang công ty B sáu tháng cuối, lương 30 triệu/tháng. Cả năm chị đóng bảo hiểm bắt buộc 24 triệu và có một con nhỏ đã đăng ký giảm trừ đủ 12 tháng. Vì có hai nơi trả lương, chị không được ủy quyền mà phải tự khai.

Giả sử kỳ tính thuế của chị áp mức giảm trừ 11 triệu/tháng cho bản thân và 4,4 triệu/tháng cho mỗi người phụ thuộc:

• Tổng thu nhập chịu thuế: 25 × 6 + 30 × 6 = 330 triệu
• Bảo hiểm bắt buộc: 24 triệu
• Giảm trừ bản thân: 11 × 12 = 132 triệu
• Giảm trừ người phụ thuộc: 4,4 × 12 = 52,8 triệu
• Thu nhập tính thuế năm: 330 − 24 − 132 − 52,8 = 121,2 triệu
• Bình quân tháng: 121,2 ÷ 12 = 10,1 triệu, rơi vào bậc 3

Thuế một tháng: 5 triệu × 5% = 250.000, cộng 5 triệu × 10% = 500.000, cộng 0,1 triệu × 15% = 15.000. Tổng 765.000 đồng. Cả năm là 765.000 × 12 = 9.180.000 đồng.

Giả sử hai công ty đã tạm khấu trừ tổng cộng 11,5 triệu. Chị Hà nộp thừa 11.500.000 − 9.180.000 = 2.320.000 đồng và có quyền xin hoàn.

Lưu ý mức giảm trừ gia cảnh không cố định mãi — Ủy ban Thường vụ Quốc hội đã điều chỉnh tăng, nên hãy dùng đúng mức áp dụng cho năm bạn đang quyết toán.

Khi nào được hoàn thuế và làm sao lấy tiền về

Điều kiện gốc là số thuế đã tạm nộp lớn hơn số phải nộp cả năm, và bạn có mã số thuế tại thời điểm đề nghị hoàn. Không có mã số thuế thì không hoàn được, dù thực tế đã bị trừ tiền.

Các nhóm hay được hoàn: người nhảy việc giữa năm có tháng không thu nhập, người đăng ký người phụ thuộc muộn, người bị trừ 10% trên khoản vãng lai nhưng tổng thu nhập năm thấp, và người nhận thưởng dồn vào một tháng.

Bạn chọn hoàn về tài khoản hoặc bù trừ vào kỳ sau ngay trên tờ khai. Theo Điều 75 Luật Quản lý thuế 2019, hồ sơ hoàn trước kiểm tra sau được giải quyết trong sáu ngày làm việc, hồ sơ phải kiểm tra trước là bốn mươi ngày, tính từ khi có thông báo chấp nhận hồ sơ.

Thực tế thường dài hơn mốc đó, chủ yếu vì bị hỏi thêm chứng từ hoặc vì số liệu bạn khai lệch với số công ty đã kê khai. Trường hợp phức tạp — nhiều nguồn thu, có yếu tố nước ngoài — nên hỏi bộ phận hỗ trợ người nộp thuế thay vì tự đoán tại thegioiluat.

Kết luận

Việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân gọn hay rối phụ thuộc gần hết vào một câu hỏi: năm đó bạn nhận lương từ mấy nơi. Một nơi và vẫn đang làm thì ký ủy quyền là xong; từ hai nơi trở lên thì xác định luôn là mình tự khai, hạn hết tháng 4, và rất có thể đang có tiền chờ được hoàn. Hãy gom chứng từ khấu trừ ngay khi rời một công ty, đừng để đến lúc cần mới đi xin. Cuối cùng, mức giảm trừ, biểu thuế và quy trình khai điện tử đều có thể được sửa đổi, nên trước khi bấm nộp hãy đối chiếu văn bản đang có hiệu lực cho năm mình quyết toán hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.