Thành lập công ty cần giấy tờ gì? Checklist hồ sơ 2026

Thành lập công ty cần giấy tờ gì phụ thuộc loại hình và người góp vốn. Hồ sơ thường gồm giấy đề nghị, điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông, thông tin định danh và chủ sở hữu hưởng lợi nếu có. Một số bản sao được thay bằng dữ liệu đã kết nối theo quy định.

Bài viết cập nhật đến ngày 10/11/2026, theo Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14 đã được sửa đổi, bổ sung, Nghị định 168/2025/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP. Biểu mẫu hiện hành được hợp nhất tại Văn bản 28/2026/VBHN-TT-BTC.

Thành lập công ty cần giấy tờ gì theo từng loại hình?

Mỗi loại hình có thành phần hồ sơ riêng. Trước khi soạn, cần chốt người sở hữu vốn, số người góp vốn và người đại diện theo pháp luật.

Khi hỏi Thành lập công ty cần giấy tờ gì, bạn nên dùng bảng để xác định nhóm hồ sơ trước. Trường hợp có tổ chức góp vốn, nhà đầu tư nước ngoài hoặc thành lập từ việc tổ chức lại doanh nghiệp sẽ cần đối chiếu thêm thành phần riêng, không chỉ sửa tên trên bộ mẫu thông thường.

Thành lập công ty cần giấy tờ gì để kê khai?

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp thể hiện thông tin đăng ký theo biểu mẫu của loại hình. Điều lệ quy định cơ cấu và cách vận hành công ty; tên, địa chỉ, vốn, người góp vốn, người đại diện trong hai tài liệu phải khớp nhau trước khi nộp.

Một lỗi hay gặp trong việc chuẩn bị Thành lập công ty cần giấy tờ gì là sửa vốn ở giấy đề nghị nhưng quên sửa điều lệ hoặc danh sách thành viên. Hồ sơ đủ số tệp vẫn có thể chưa hợp lệ nếu các thông tin chủ chốt mâu thuẫn với nhau.

Giấy tờ của cá nhân và tổ chức được xử lý thế nào?

Đối với cá nhân có số định danh cá nhân, Nghị định 168/2025/NĐ-CP có cơ chế kê khai và chia sẻ dữ liệu để không phải nộp bản sao giấy tờ pháp lý trong trường hợp đáp ứng quy định. Không nên yêu cầu mọi người sao chứng thực căn cước theo một danh sách cũ mà chưa kiểm tra cơ chế này.

Để xác định Thành lập công ty cần giấy tờ gì cho từng người, hãy chuẩn bị đúng họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân và các thông tin biểu mẫu yêu cầu. Nếu dữ liệu đang sai hoặc không khớp, cần làm rõ nguyên nhân và thực hiện cập nhật theo hướng dẫn, không sửa tùy ý cho qua bước xác thực.

Thành lập công ty cần giấy tờ gì khi chưa có số định danh?

Người không có số định danh cá nhân cần đối chiếu yêu cầu về bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế còn hiệu lực. Việc dùng giấy tờ nước ngoài có thể kèm yêu cầu dịch thuật, chứng thực hoặc hợp pháp hóa theo loại tài liệu và trường hợp miễn áp dụng tương ứng.

Khi chuẩn bị Thành lập công ty cần giấy tờ gì trong năm 2026, không dùng CMND đã hết giá trị sử dụng từ ngày 01/01/2025. Thẻ căn cước công dân còn giá trị được xem theo quy định chuyển tiếp; tên gọi giấy tờ và số ghi trên hồ sơ cần phản ánh đúng dữ liệu hợp pháp hiện có.

Thành lập công ty cần giấy tờ gì khi tổ chức góp vốn?

Hồ sơ cần thông tin pháp lý của tổ chức, văn bản cử người đại diện theo ủy quyền và thông tin cá nhân của người được cử theo trường hợp áp dụng. Với tổ chức nước ngoài, cần kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ pháp lý, cùng ngoại lệ được miễn nếu có.

Nghị định 296/2026/NĐ-CP bổ sung cơ chế khai thác giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu, thay cho việc nộp bản sao. Vì vậy, câu trả lời Thành lập công ty cần giấy tờ gì còn phụ thuộc việc kết nối, khai thác dữ liệu đã được triển khai và thông báo; khi dữ liệu thiếu hoặc sai, cơ quan đăng ký có thể yêu cầu bổ sung theo quy định.

Chủ sở hữu hưởng lợi có phải kê khai không?

Công ty cần xác định và kê khai chủ sở hữu hưởng lợi khi có theo quy định. Đây là cá nhân sở hữu hoặc kiểm soát cuối cùng trên thực tế theo tiêu chí pháp luật, không đồng nhất với việc chỉ sao chép tên giám đốc hay người đại diện theo pháp luật.

Trong checklist Thành lập công ty cần giấy tờ gì, phần này cần rà soát cả sở hữu trực tiếp, gián tiếp và quyền chi phối. Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa đổi tiêu chí xác định, nên không chỉ kiểm tra mỗi cá nhân đứng tên trên một danh sách góp vốn rồi dừng lại.

Để tránh bỏ sót chi tiết, hãy xem thêm bài viết về thủ tục thành lập công ty TNHH và giải thể công ty.

Nên chuẩn bị thông tin nào trước khi kê khai?

Bạn nên lập bảng người góp vốn, tỷ lệ, tổ chức trung gian nếu có và quyền quyết định thực tế. Nếu cơ cấu sở hữu qua nhiều tầng hoặc nhóm người có quan hệ gia đình, cần đối chiếu tiêu chí mới; không chia nhỏ tỷ lệ trên giấy để bỏ qua người kiểm soát thực tế.

Khi xác định Thành lập công ty cần giấy tờ gì, phải phản ánh đúng người đầu tư. Nghị định 296/2026/NĐ-CP quy định không đứng tên thay người khác để góp vốn vào doanh nghiệp.

Nộp hồ sơ ở đâu và qua mạng ra sao?

Cơ quan giải quyết đăng ký công ty là cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở. Người nộp cần kiểm tra địa điểm tiếp nhận hoặc kênh trực tuyến đang được công bố; không nhầm với thẩm quyền đăng ký hộ kinh doanh hoặc sử dụng địa chỉ cơ quan cũ sau sắp xếp.

Sau khi đã chốt Thành lập công ty cần giấy tờ gì, có thể thực hiện đăng ký qua mạng theo quy trình hiện hành:

1. Đăng nhập qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử để truy cập hệ thống đăng ký doanh nghiệp.
2. Chọn thủ tục, loại hình và kê khai đầy đủ thông tin.
3. Tải tài liệu cần nộp, bảo đảm chữ ký và hình thức văn bản điện tử đúng yêu cầu.
4. Thanh toán phí, lệ phí nếu có, thực hiện xác thực và gửi hồ sơ.
5. Lưu giấy tiếp nhận điện tử, theo dõi phản hồi và nhận kết quả trên hệ thống.

Có phải in, ký, tải mọi biểu mẫu lên không?

Không phải trong mọi trường hợp. Theo sửa đổi tại Nghị định 296/2026/NĐ-CP, người có thẩm quyền ký tự nộp hồ sơ có cơ chế riêng cho giấy đề nghị hoặc thông báo đã kê khai trên hệ thống và chỉ yêu cầu chính người đó ký; tài liệu nhiều người ký hoặc giấy tờ khác vẫn phải đáp ứng yêu cầu tương ứng.

Nếu nhờ người khác thực hiện, câu hỏi Thành lập công ty cần giấy tờ gì cần bổ sung hồ sơ ủy quyền phù hợp. Không được suy rộng cơ chế dành cho người có thẩm quyền tự nộp sang mọi trường hợp ủy quyền; người nộp cần làm theo đúng nhánh thủ tục hiển thị.

Thời gian, chi phí và checklist trước khi gửi

Theo Điều 26 Luật Doanh nghiệp, trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký xem xét tính hợp lệ và cấp đăng ký hoặc thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung; trường hợp từ chối phải nêu lý do. Địa phương có thể công bố thời gian rút ngắn, nên xem giấy hẹn thực tế.

Về chi phí tại thời điểm cập nhật, mức lệ phí đăng ký thông thường là 25.000 đồng/lần trong giai đoạn đến hết 31/12/2026 theo Thông tư 64/2025/TT-BTC; đăng ký qua mạng điện tử được miễn lệ phí theo quy định. Phí công bố nội dung đăng ký là 100.000 đồng/lần theo Thông tư 47/2019/TT-BTC, trừ trường hợp được miễn.

Trước khi kết thúc việc chuẩn bị Thành lập công ty cần giấy tờ gì, hãy rà soát:

• Tên và trụ sở hợp lệ, thống nhất trên hồ sơ.
• Loại hình và mẫu giấy đề nghị tương ứng.
• Vốn, tỷ lệ, số cổ phần cộng đúng và thống nhất.
• Thông tin định danh, người đại diện và chủ sở hữu hưởng lợi.
• Đầy đủ chữ ký đúng người, tệp rõ, đủ trang.
• Tài liệu đầu tư hoặc pháp lý nước ngoài nếu thuộc trường hợp yêu cầu.

Hợp đồng thuê trụ sở phục vụ xác lập quyền sử dụng địa chỉ, không phải thành phần bắt buộc của mọi hồ sơ thành lập. Doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng điều kiện chuyên ngành trước khi hoạt động.

Câu hỏi thường gặp

Thành lập công ty cần giấy tờ gì nếu chỉ có một người góp vốn?

Nếu chọn công ty TNHH một thành viên, cần giấy đề nghị, điều lệ, thông tin pháp lý của chủ sở hữu và người đại diện, cùng danh sách chủ sở hữu hưởng lợi nếu có. Cách cung cấp giấy tờ định danh thực hiện theo cơ chế dữ liệu và trường hợp cụ thể.

Ủy quyền nộp hồ sơ cho cá nhân có phải công chứng không?

Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp không bắt buộc công chứng, chứng thực theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên, cần lập đúng phạm vi, người ký và thông tin; nếu sử dụng tổ chức dịch vụ hoặc bưu chính thì đối chiếu thành phần hồ sơ riêng.

Có nhà đầu tư nước ngoài thì chỉ cần thêm hộ chiếu không?

Không thể kết luận chỉ cần thêm hộ chiếu. Thành lập công ty cần giấy tờ gì còn phụ thuộc chủ thể đầu tư, điều kiện tiếp cận thị trường và thủ tục đầu tư tương ứng. Giấy tờ tổ chức nước ngoài, đại diện, dịch thuật hoặc hợp pháp hóa cũng cần kiểm tra riêng.

Nhận đăng ký doanh nghiệp là được kinh doanh mọi ngành ngay không?

Không. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không thay thế giấy phép hoặc điều kiện chuyên ngành khi pháp luật yêu cầu. Doanh nghiệp cần hoàn thiện công việc sau thành lập về vốn, thuế, hóa đơn, lao động và điều kiện kinh doanh trước khi triển khai hoạt động tương ứng trên thực tế.

Kết luận

Thành lập công ty cần giấy tờ gì nên được chốt theo loại hình, người góp vốn và cơ chế dữ liệu hiện hành. Hãy tải đúng bộ mẫu, đối chiếu thông tin trước khi ký, lưu giấy tiếp nhận sau khi gửi; hồ sơ có yếu tố nước ngoài hoặc cơ cấu sở hữu phức tạp nên hỏi cơ quan đăng ký hoặc luật sư. Nếu cần tìm hiểu thêm về pháp luật và thủ tục, bạn có thể tham khảo thegioiluat.