Thủ tục công chứng giấy tờ: hồ sơ, nơi làm và phí 2026

Thủ tục công chứng giấy tờ thường là chứng thực bản sao từ bản chính, như sao bằng cấp hoặc giấy chứng nhận. Bạn cần xác định đúng yêu cầu, chuẩn bị bản chính và bản sao phù hợp rồi đến nơi có thẩm quyền; công chứng hợp đồng và chứng thực chữ ký là thủ tục khác.

Mục lục

Bài viết cập nhật đến ngày 10/11/2026 theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung, trong đó có Nghị định 280/2025/NĐ-CP và Nghị định 18/2026/NĐ-CP. Công chứng giao dịch theo Luật Công chứng 46/2024/QH15 đã sửa đổi, có hồ sơ, thời hạn riêng.

Thủ tục công chứng giấy tờ là công chứng hay chứng thực?

Nếu cần bản photo có xác nhận đúng với bản chính để nộp hồ sơ, tên thủ tục phù hợp thường là chứng thực bản sao từ bản chính. Nếu cần xác nhận chữ ký của mình trên văn bản hoặc giao kết hợp đồng theo hình thức công chứng, phải chọn thủ tục tương ứng với nội dung và mục đích thực tế.

Việc cần làm	Thủ tục thường phù hợp	Căn cứ kiểm tra
Sao bằng, giấy chứng nhận để nộp hồ sơ	Chứng thực bản sao từ bản chính	Bản sao đúng bản chính, bản chính đủ điều kiện
Xác nhận chữ ký trên giấy tờ thuộc diện cho phép	Chứng thực chữ ký	Đúng người ký, giấy tờ và điều kiện chứng thực
Công chứng hợp đồng, giao dịch	Công chứng theo Luật Công chứng	Chủ thể, nội dung, hình thức và hồ sơ giao dịch
Xin lại bản sao giấy tờ từ cơ quan giữ sổ gốc	Cấp bản sao từ sổ gốc theo thẩm quyền	Sổ gốc và điều kiện cấp bản sao

Trước khi đi làm Thủ tục công chứng giấy tờ, hãy đọc đúng yêu cầu của nơi nhận hồ sơ. Nếu chỉ yêu cầu bản sao và được đối chiếu bản chính, không nên tự sao chứng thực hàng loạt; nếu yêu cầu công chứng hợp đồng, bản sao chứng thực giấy tờ đính kèm không thay được hợp đồng công chứng.

Thủ tục công chứng giấy tờ xác nhận điều gì?

Thủ tục công chứng giấy tờ - Thủ tục công chứng giấy tờ là công chứng hay chứng thực? — Thủ tục công chứng giấy tờ – Thủ tục công chứng giấy tờ là công chứng hay chứng thực?

Chứng thực xác nhận bản sao đúng bản chính, không xác nhận mọi thông tin thực tế sau ngày cấp giấy. Sao đúng không tự chứng minh người giữ vẫn đáp ứng điều kiện thực hiện giao dịch khác.

Khi hiểu Thủ tục công chứng giấy tờ theo nghĩa chứng thực bản sao, cần giữ sự phân biệt đó để sử dụng đúng. Đừng cho rằng một tờ giấy được đóng dấu sao y có thể thay thế việc kiểm tra thời hạn, nội dung hoặc điều kiện chuyên ngành mà thủ tục tiếp theo yêu cầu.

Cần chuẩn bị gì trước khi chứng thực bản sao?

Theo Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu xuất trình bản chính làm cơ sở và bản sao cần chứng thực. Nơi tiếp nhận có thể chụp từ bản chính nếu có phương tiện; nên chuẩn bị bản sao rõ, đủ mặt để thuận tiện đối chiếu.

Để làm Thủ tục công chứng giấy tờ theo nhu cầu thông thường, nên kiểm tra:

Bản chính còn nguyên nội dung, không sửa chữa trái phép.
Bản sao đủ trang, mặt có thông tin, phần ghi chú cần thiết.
Số lượng bản theo đúng nhu cầu hồ sơ.
Yêu cầu nhận bản giấy hoặc kết quả điện tử nếu được hỗ trợ.
Căn cứ riêng với giấy tờ nước ngoài hoặc tài liệu đặc thù.

Giấy tờ nước ngoài có cần hợp pháp hóa lãnh sự?

Thủ tục công chứng giấy tờ - Cần chuẩn bị gì trước khi chứng thực bản sao? — Thủ tục công chứng giấy tờ – Cần chuẩn bị gì trước khi chứng thực bản sao?

Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận cần đối chiếu yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự trước khi chứng thực bản sao. Có trường hợp được miễn theo quy định; không tự hiểu có bản dịch tiếng Việt là đã thay thế mọi yêu cầu pháp lý đối với bản chính.

Với Thủ tục công chứng giấy tờ có yếu tố nước ngoài, hãy tách việc sao chứng thực, dịch và chứng thực chữ ký người dịch. Đây là các công việc khác nhau; nên nói rõ giấy sẽ nộp ở Việt Nam hay nước ngoài để kiểm tra yêu cầu đúng của cơ quan tiếp nhận.

Khi thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu

Nghị định 18/2026/NĐ-CP có cơ chế khai thác dữ liệu được công bố để giảm nộp, xuất trình giấy tờ khi đủ điều kiện. Ảnh lưu trên điện thoại không mặc nhiên thay được bản chính.

Làm ở đâu và có phải về nơi thường trú không?

Đối với chứng thực bản sao, bạn có thể lựa chọn cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thuận tiện, không mặc định phải về nơi thường trú. Theo quy định hiện hành, thẩm quyền liên quan thuộc cấp xã, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và công chứng viên trong phạm vi được pháp luật quy định.

Khi tìm nơi làm Thủ tục công chứng giấy tờ trong nước, có thể kiểm tra bộ phận tiếp nhận tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc UBND cấp xã, hoặc tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền. Không dùng tên Phòng Tư pháp cấp huyện trong hướng dẫn cũ mà chưa đối chiếu mô hình chính quyền hai cấp.

Chọn nơi tiếp nhận theo đúng việc cần làm

Thủ tục công chứng giấy tờ - Làm ở đâu và có phải về nơi thường trú không? — Thủ tục công chứng giấy tờ – Làm ở đâu và có phải về nơi thường trú không?

Nếu cần công chứng hợp đồng nhà đất, phải kiểm tra thẩm quyền theo địa bàn và hồ sơ riêng. Không dựa vào nguyên tắc thuận tiện của chứng thực bản sao để chọn nơi ký hợp đồng.

Một lưu ý thực tế với Thủ tục công chứng giấy tờ là hỏi trước khả năng tiếp nhận số lượng nhiều, giấy tờ nước ngoài hoặc bản điện tử. Việc một cơ sở có máy photocopy không đồng nghĩa có thẩm quyền chứng thực; cần nhận kết quả từ đúng cơ quan, người có thẩm quyền.

Các bước chứng thực bản sao và kiểm tra kết quả

Người thực hiện đối chiếu, ghi lời chứng, ký, đóng dấu và ghi sổ nếu đủ điều kiện. Người yêu cầu nên kiểm tra trước khi rời nơi nhận, nhất là hồ sơ nhiều trang.

Thực hiện Thủ tục công chứng giấy tờ theo nghĩa chứng thực bản sao có thể đi theo trình tự:

Xác nhận yêu cầu của nơi nhận hồ sơ và chọn đúng loại giấy tờ cần sao.
Chuẩn bị bản chính, bản sao đủ trang và căn cứ bổ sung nếu có.
Nộp yêu cầu tại nơi có thẩm quyền hoặc làm theo quy trình điện tử được công bố.
Để người thực hiện kiểm tra, đối chiếu và hướng dẫn nếu hồ sơ có vấn đề.
Nộp phí theo quy định, nhận bản chính và các bản sao đã chứng thực.
Kiểm tra đủ trang, lời chứng, chữ ký, dấu và số lượng bản được trả.

Nộp trực tuyến có phải chỉ tải một ảnh là xong?

Không. Ảnh hoặc tệp scan tự tạo chưa phải bản sao điện tử được chứng thực. Cần theo quy trình được công bố, gồm cách xuất trình căn cứ, kiểm tra và nhận kết quả hợp lệ.

Khi làm Thủ tục công chứng giấy tờ qua kênh điện tử, nên giữ đúng tệp kết quả do cơ quan có thẩm quyền cấp. Không chỉnh sửa nội dung, chụp lại thành ảnh hoặc chỉ in ra rồi coi bản in có đầy đủ giá trị giống tệp điện tử có thể kiểm tra xác thực.

Những lỗi nên kiểm tra ngay khi nhận

Kiểm tra tên giấy, đủ mặt, đủ trang, dấu giáp lai khi cần và số bộ. Nếu sai, đề nghị nơi thực hiện kiểm tra; không tự ghép trang hoặc sửa dấu.

Với Thủ tục công chứng giấy tờ phục vụ nhiều nơi, nên tách bộ, ghi mục đích để tránh nộp nhầm. Chuẩn bị đủ nhu cầu; không mặc định mọi hồ sơ đều cần bản chứng thực.

Thời gian, mức phí và trường hợp không được chứng thực

Thời hạn thông thường theo Điều 7 là trong ngày tiếp nhận yêu cầu hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu nhận sau 15 giờ. Với nhiều giấy tờ, nhiều trang, nhiều bản hoặc nội dung khó đối chiếu, Điều 21 cho phép kéo dài theo điều kiện quy định; cần xem giấy hẹn thay vì mặc định mọi yêu cầu đều trả ngay.

Thủ tục công chứng giấy tờ tính phí theo trang

Theo Thông tư 226/2016/TT-BTC, mức phí chứng thực bản sao từ bản chính tại UBND cấp xã là 2.000 đồng/trang; từ trang thứ ba thu 1.000 đồng/trang, tối đa 200.000 đồng/bản. Trang tính phí theo trang của bản chính; phí sao chụp hoặc dịch vụ khác nếu có cần phân biệt với khoản phí chứng thực.

Khi tính chi phí Thủ tục công chứng giấy tờ, không áp mức này cho công chứng một hợp đồng hoặc mọi dịch vụ tại tổ chức hành nghề công chứng. Hãy hỏi biểu phí áp dụng và căn cứ thu đúng nơi thực hiện, loại công việc; không gộp tiền dịch thuật vào phí sao bản chính.

Bản chính nào có thể bị từ chối?

Điều 22 quy định những bản chính không được dùng làm cơ sở chứng thực, như bị tẩy xóa, sửa chữa không hợp lệ; hư hỏng không xác định được nội dung; có dấu mật hoặc ghi không được sao chụp; hoặc giấy tờ nước ngoài chưa đáp ứng yêu cầu hợp pháp hóa khi phải thực hiện.

Nếu Thủ tục công chứng giấy tờ bị từ chối do bản chính hỏng hoặc thiếu căn cứ, hãy hỏi lý do và hướng xử lý phù hợp như cấp lại hoặc xin bản sao từ sổ gốc nếu đủ điều kiện. Không chỉnh sửa bản chính hay làm bản thay thế không hợp pháp để tiếp tục nộp.

Câu hỏi thường gặp

Thủ tục công chứng giấy tờ có bắt buộc chủ giấy tờ tự đi không?

Với chứng thực bản sao, cần đối chiếu yêu cầu của đúng thủ tục, không mặc định giống chứng thực chữ ký phải xác định người ký. Người mang giấy tờ phải cung cấp căn cứ hợp lệ; nếu việc thực tế là ký hợp đồng hoặc chứng thực chữ ký, điều kiện tham gia sẽ khác.

Khi cần thông tin bổ sung, bạn có thể xem công chứng ở đâu, sau đó đối chiếu với nội dung luật công chứng 2014.

Chỉ có bản photo cũ đã chứng thực thì sao thêm được không?

Không mặc định dùng bản sao đã chứng thực thay bản chính để chứng thực tiếp theo thủ tục thông thường. Cần bản chính hoặc cơ chế dữ liệu được áp dụng hợp pháp; nếu mất bản chính, nên hỏi cơ quan cấp về việc cấp lại hoặc cấp bản sao từ sổ gốc khi được phép.

Bản sao có chứng thực có luôn hết hạn sau sáu tháng?

Không có một mốc sáu tháng chung áp dụng cho mọi bản sao trong mọi hồ sơ. Khi làm Thủ tục công chứng giấy tờ, cần xem tính còn giá trị của bản chính, thông tin đã thay đổi và yêu cầu hợp pháp của thủ tục tiếp nhận, thay vì chỉ nhìn ngày đóng dấu chứng thực.

Xin việc cần sao bằng thì có phải công chứng hợp đồng không?

Không. Sao bằng để nộp hồ sơ thường liên quan chứng thực bản sao từ bản chính nếu bên tiếp nhận yêu cầu đúng quy định. Công chứng hợp đồng là việc khác; bạn nên hỏi chính xác cần bản sao thường, bản sao đối chiếu hay bản sao có chứng thực trước khi chuẩn bị giấy tờ. Để xem thêm các bài hướng dẫn khác, bạn có thể truy cập thegioiluat.vn.

Kết luận

Thủ tục công chứng giấy tờ cần bắt đầu bằng việc xác định đúng công việc: sao chứng thực, chứng thực chữ ký hay công chứng giao dịch. Hãy đọc yêu cầu hồ sơ, chuẩn bị căn cứ hợp lệ, chọn nơi có thẩm quyền và kiểm tra kết quả; trường hợp đặc biệt nên đối chiếu quy định mới nhất với cơ quan tiếp nhận hoặc tổ chức hành nghề công chứng.