Mức giảm trừ gia cảnh: cách tính và hồ sơ người phụ thuộc

Mức giảm trừ gia cảnh là con số quyết định bạn có phải nộp thuế thu nhập cá nhân hay không, và nếu phải nộp thì nộp bao nhiêu. Rất nhiều người đi làm nhiều năm vẫn đóng thuế cao hơn mức đáng lẽ phải đóng, chỉ vì chưa đăng ký người phụ thuộc hoặc nộp thiếu một tờ giấy. Con số này vừa được điều chỉnh, nên phần lớn bài viết cũ trên mạng đang dẫn mức đã lạc hậu. Bài này giúp bạn hiểu cơ chế, tự tính được số thuế của mình và biết cần chuẩn bị gì.

Mục lục

Mức giảm trừ gia cảnh là gì và ai được áp dụng

Đây là khoản tiền được trừ ra khỏi thu nhập trước khi tính thuế, nhằm bù đắp chi phí nuôi bản thân và người mà bạn đang nuôi. Nói cách khác, phần thu nhập nằm trong khoản này không bị đánh thuế.

Cơ chế được quy định trong pháp luật thuế thu nhập cá nhân, còn con số cụ thể do Ủy ban Thường vụ Quốc hội quyết định và điều chỉnh theo biến động giá cả. Đó là lý do mức áp dụng thay đổi theo từng giai đoạn chứ không đứng yên.

Hai khoản tách biệt, đừng gộp lại

Mức giảm trừ gia cảnh - Mức giảm trừ gia cảnh là gì và ai được áp dụng — Mức giảm trừ gia cảnh – Mức giảm trừ gia cảnh là gì và ai được áp dụng

Khoản thứ nhất là giảm trừ cho bản thân người nộp thuế. Khoản này áp dụng tự động cho người có thu nhập từ tiền lương, tiền công, không cần đăng ký gì thêm.

Khoản thứ hai là giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc. Khoản này chỉ được tính khi bạn đã đăng ký và được cấp mã số thuế cho người đó. Không đăng ký thì dù nuôi ba đứa con, cơ quan thuế vẫn tính như bạn không nuôi ai.

Chỉ áp dụng cho người cư trú

Người không cư trú tại Việt Nam không được hưởng khoản giảm trừ này. Khoản giảm trừ cũng chỉ áp dụng cho thu nhập từ tiền lương, tiền công và thu nhập từ kinh doanh, không áp cho thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản hay tiền trúng thưởng.

Mức giảm trừ gia cảnh hiện hành và bảng tra nhanh

Điểm cần nắm trước tiên: mức giảm trừ gia cảnh vừa được nâng lên bằng một nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, và mức mới không áp dụng lùi cho các kỳ tính thuế đã qua. Vì vậy hai người cùng lương có thể có số thuế khác nhau nếu đang nói về hai năm khác nhau.

Khoản giảm trừ	Mức áp dụng nhiều năm trước đây	Mức sau lần điều chỉnh gần nhất	Cần lưu ý
Cho bản thân người nộp thuế	11 triệu đồng/tháng (132 triệu/năm)	khoảng 15,5 triệu đồng/tháng	Tự động, không phải đăng ký
Cho mỗi người phụ thuộc	4,4 triệu đồng/tháng	khoảng 6,2 triệu đồng/tháng	Phải đăng ký, có mã số thuế
Số người phụ thuộc tối đa	Không giới hạn số lượng	Không giới hạn số lượng	Mỗi người chỉ được một người nộp thuế kê khai
Kỳ áp dụng mức mới	—	Từ kỳ tính thuế sau khi nghị quyết có hiệu lực	Quyết toán năm cũ vẫn theo mức cũ

Bảng trên nên dùng như bảng định hướng cơ chế, không phải bảng để chốt số cuối cùng. Trước khi kê khai, bạn hãy tra lại mức đang có hiệu lực đúng cho kỳ tính thuế của mình, vì đây là điểm dễ sai nhất trong cả quy trình.

Vì sao con số bạn tính ra vẫn lệch

Mức giảm trừ gia cảnh - Mức giảm trừ gia cảnh hiện hành và bảng tra nhanh — Mức giảm trừ gia cảnh – Mức giảm trừ gia cảnh hiện hành và bảng tra nhanh

Lý do phổ biến nhất là lẫn giữa năm phát sinh thu nhập và năm nộp hồ sơ. Bạn quyết toán vào năm nay nhưng cho thu nhập của năm trước, nên phải dùng mức của năm trước.

Lý do thứ hai là kế toán doanh nghiệp cập nhật chậm. Nhiều nơi vẫn tạm tính lương theo mức cũ trong vài tháng đầu sau khi có thay đổi, phần chênh lệch chỉ được xử lý khi quyết toán thuế cuối năm.

Bị tạm trừ thừa không mất tiền. Số thừa sẽ được hoàn hoặc bù trừ khi quyết toán, miễn là bạn thực sự làm quyết toán chứ không bỏ qua.

Điều kiện để tính một người là người phụ thuộc

Đây là phần quyết định bạn được nhân mức giảm trừ gia cảnh cho bao nhiêu người. Điều kiện được phân theo nhóm quan hệ, và mỗi nhóm có yêu cầu khác nhau.

Nhóm con

Con dưới 18 tuổi được tính không kèm điều kiện thu nhập, tính theo tháng sinh chứ không tính tròn năm.

Con từ 18 tuổi trở lên nhưng bị khuyết tật, không có khả năng lao động cũng được tính. Con đang học đại học, cao đẳng, trung cấp hoặc học nghề được tính nếu không có thu nhập, hoặc có thu nhập nhưng không vượt ngưỡng thu nhập bình quân do quy định đặt ra.

Con nuôi, con riêng của vợ hoặc chồng, con ngoài giá thú đều được tính, miễn chứng minh được quan hệ.

Nhóm cha mẹ, vợ chồng và người khác

Mức giảm trừ gia cảnh - Nhóm con — Mức giảm trừ gia cảnh – Nhóm con

Nhóm này gồm cha mẹ ruột, cha mẹ vợ, cha mẹ chồng, cha mẹ nuôi, vợ hoặc chồng, và một số trường hợp anh chị em ruột, cháu ruột, người mà bạn phải trực tiếp nuôi dưỡng theo quy định.

Với nhóm này, luật đặt thêm hai điều kiện đi kèm. Một là người đó ngoài độ tuổi lao động, hoặc trong độ tuổi lao động nhưng bị khuyết tật, mất khả năng lao động. Hai là người đó không có thu nhập, hoặc thu nhập không vượt ngưỡng quy định.

Điều kiện thu nhập ở đây tính trên toàn bộ thu nhập trong tháng từ mọi nguồn, kể cả lương hưu và tiền cho thuê nhà. Đây là chỗ nhiều gia đình kê khai sai mà không biết.

Nguyên tắc một người chỉ tính một lần

Cùng một người phụ thuộc, chỉ một người nộp thuế được kê khai trong cùng một kỳ. Hai chị em cùng khai cha mẹ, hoặc vợ và chồng cùng khai một đứa con, đều sẽ bị loại khi hệ thống đối chiếu.

Anh chị em trong nhà nên thống nhất trước xem ai kê khai, và thường nên chọn người có thu nhập cao hơn để khoản giảm trừ phát huy tác dụng nhiều nhất.

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc

Hồ sơ đăng ký gồm hai phần: tờ khai đăng ký người phụ thuộc gửi qua nơi làm việc hoặc gửi trực tiếp cơ quan thuế, và bộ giấy tờ chứng minh quan hệ. Cách xác định hồ sơ theo từng nhóm được hướng dẫn tại Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Người phụ thuộc	Giấy tờ chứng minh chính	Giấy tờ bổ sung thường bị thiếu
Con dưới 18 tuổi	Giấy khai sinh, giấy tờ định danh của con	Bản sao giấy tờ của người kê khai để đối chiếu
Con trên 18 tuổi đang học	Giấy khai sinh, thẻ sinh viên hoặc giấy xác nhận của trường	Xác nhận cho từng năm học, không dùng lại của năm cũ
Con khuyết tật	Giấy khai sinh, giấy xác nhận khuyết tật	Kết luận của cơ sở y tế với bệnh không có khả năng lao động
Cha mẹ, cha mẹ vợ hoặc chồng	Giấy tờ chứng minh quan hệ, giấy tờ định danh	Giấy tờ thể hiện không có thu nhập hoặc thu nhập thấp
Vợ hoặc chồng	Giấy chứng nhận kết hôn	Giấy tờ chứng minh tình trạng không còn khả năng lao động
Người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác	Giấy tờ chứng minh quan hệ theo quy định	Xác nhận của chính quyền địa phương nơi người đó cư trú

Điểm hay vướng nhất nằm ở cột cuối. Giấy tờ chứng minh quan hệ thì gia đình nào cũng có, nhưng giấy xác nhận tình trạng thu nhập hoặc xác nhận của địa phương thì thường phải đi xin, và cách yêu cầu giữa các phường xã không hoàn toàn giống nhau.

Thời hạn nộp và cách xử lý khi nộp muộn

Bạn nên đăng ký ngay khi phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, và nộp giấy tờ chứng minh trong thời hạn mà quy định về quản lý thuế đặt ra sau khi đăng ký. Quá hạn mà chưa nộp, phần giảm trừ đã tạm tính có thể bị tính lại.

Nộp muộn không có nghĩa là mất quyền. Nếu chưa kịp đăng ký trong năm, bạn vẫn có thể kê khai bổ sung khi quyết toán, với điều kiện chứng minh được quan hệ nuôi dưỡng đã tồn tại trong kỳ đó.

Cách tính thuế sau khi trừ giảm trừ gia cảnh

Công thức gồm ba bước. Trước hết lấy tổng thu nhập chịu thuế, trừ các khoản bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Sau đó trừ khoản giảm trừ cho bản thân và cho người phụ thuộc, ra thu nhập tính thuế. Cuối cùng áp biểu thuế lũy tiến từng phần lên phần thu nhập tính thuế đó.

Ví dụ tính từng bước

Giả sử anh Nam lương 40 triệu đồng/tháng, các khoản bảo hiểm bắt buộc trong tháng là 2,8 triệu đồng, nuôi hai con nhỏ đã đăng ký người phụ thuộc. Áp mức giảm trừ sau điều chỉnh nêu ở bảng trên:

Giảm trừ cho bản thân: 15,5 triệu đồng
Giảm trừ cho hai con: 6,2 × 2 = 12,4 triệu đồng
Tổng giảm trừ: 27,9 triệu đồng
Thu nhập tính thuế: 40 − 2,8 − 27,9 = 9,3 triệu đồng
Thuế bậc đầu, thuế suất 5% cho 5 triệu đầu: 250.000 đồng
Phần 4,3 triệu còn lại, thuế suất 10%: 430.000 đồng
Thuế phải nộp trong tháng: khoảng 680.000 đồng

Nếu anh Nam không đăng ký hai con, thu nhập tính thuế nhảy lên 21,7 triệu đồng và rơi vào các bậc thuế cao hơn, số thuế tăng lên khoảng vài triệu đồng mỗi tháng. Chênh lệch cả năm là con số đủ lớn để bạn dành một buổi hoàn thiện hồ sơ.

Lưu ý rằng biểu thuế lũy tiến cũng thuộc nhóm nội dung đang được sửa đổi cùng lúc với mức giảm trừ gia cảnh, nên bạn cần tra đúng bảng thuế suất của kỳ tính thuế mình đang khai trước khi lấy kết quả trên làm chuẩn.

Sai sót thường gặp và câu hỏi nhanh

Sai sót số một là nghĩ rằng lương thấp thì không cần đăng ký gì. Đến khi được tăng lương hoặc nhận thưởng cuối năm, thu nhập vượt ngưỡng và bị trừ thuế, hồ sơ lại chưa có.

Sai sót thứ hai là quên cập nhật khi hoàn cảnh thay đổi: con đi làm, cha mẹ bắt đầu nhận lương hưu, hoặc người phụ thuộc qua đời. Kê khai tiếp trong những trường hợp đó là khai sai và sẽ bị truy thu.

Làm hai nơi thì đăng ký ở đâu? Chỉ được giảm trừ một lần, tại một nơi bạn chọn làm nơi tính giảm trừ, thường là nơi có thu nhập chính.

Người phụ thuộc chưa có mã số thuế thì sao? Nộp hồ sơ đăng ký để được cấp; đây là điều kiện kỹ thuật bắt buộc để hệ thống ghi nhận khoản giảm trừ.

Có cần thuê người làm hộ không? Trường hợp một nguồn thu nhập, hồ sơ đơn giản thì bạn tự làm qua nơi làm việc là đủ. Nếu có nhiều nguồn thu nhập, làm việc cho tổ chức nước ngoài, hoặc bị truy thu và cần giải trình, hãy nhờ người làm dịch vụ kế toán thuế hoặc luật sư khám phá thêm tại thế giới luật.

Kết luận

Mức giảm trừ gia cảnh không phải thứ tự động phát huy hiệu lực, phần cho người phụ thuộc chỉ có giá trị khi bạn chủ động đăng ký và nộp đủ giấy tờ chứng minh. Việc cần làm rất gọn: xác định ai đủ điều kiện là người phụ thuộc, gom giấy tờ theo bảng ở trên, nộp qua nơi làm việc, rồi tự tính lại số thuế để đối chiếu với bảng lương. Do mức giảm trừ và biểu thuế đều vừa trong đợt điều chỉnh, bạn nên kiểm tra văn bản mới nhất hoặc hỏi trực tiếp cơ quan thuế quản lý trước khi kê khai, thay vì lấy con số trong bất kỳ bài viết nào làm căn cứ cuối cùng.