MẪU – ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC RIÊNG

Giới thiệu chung về đơn xin nghỉ việc riêng

Trong quá trình tham gia quan hệ lao động, người lao động không thể tránh khỏi những lúc phát sinh công việc cá nhân đột xuất hoặc những sự kiện trọng đại của gia đình cần phải giải quyết. Trong những trường hợp như vậy, việc soạn thảo và nộp một tờ đơn xin nghỉ việc riêng là thủ tục hành chính bắt buộc tại mọi cơ quan, doanh nghiệp.

Bản chất của đơn xin nghỉ việc riêng là một văn bản thể hiện nguyện vọng của người lao động gửi đến Ban Giám đốc và Phòng Hành chính Nhân sự, nhằm xin phép được vắng mặt tại nơi làm việc trong một khoảng thời gian nhất định. Văn bản này không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp, ý thức tôn trọng kỷ luật lao động của nhân viên mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để bộ phận kế toán, nhân sự thực hiện việc chấm công, tính lương và đảm bảo các quyền lợi hợp pháp khác cho người lao động.

Các trường hợp nghỉ việc riêng theo quy định của pháp luật

Trước khi nộp đơn xin nghỉ việc riêng, người lao động cần nắm rõ các quy định của pháp luật để bảo vệ quyền lợi của mình. Theo quy định của Bộ luật Lao động hiện hành, chế độ nghỉ việc riêng của người lao động được chia thành hai nhóm chính:

Nghỉ việc riêng có hưởng nguyên lương

Pháp luật quy định rõ những trường hợp người lao động được nghỉ việc riêng mà vẫn được hưởng nguyên lương. Cụ thể bao gồm:

• Bản thân người lao động kết hôn: được nghỉ 03 ngày.
• Con đẻ, con nuôi kết hôn: được nghỉ 01 ngày.
• Cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi; cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi chết: được nghỉ 03 ngày.

Trong những trường hợp này, người lao động chỉ cần thông báo và gửi đơn xin phép cho người sử dụng lao động theo đúng quy định.

Nghỉ việc riêng không hưởng lương

Bên cạnh các trường hợp được hưởng lương, người lao động có thể xin nghỉ không hưởng lương trong các tình huống sau:

• Ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, anh, chị, em ruột chết; cha hoặc mẹ kết hôn; anh, chị, em ruột kết hôn: được nghỉ 01 ngày (phải thông báo cho người sử dụng lao động).
• Ngoài ra, người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để xin nghỉ không hưởng lương vì các lý do cá nhân khác (như đi du lịch dài ngày, giải quyết việc gia đình phức tạp, khám chữa bệnh dài ngày…). Việc có đồng ý cho nghỉ hay không sẽ phụ thuộc vào quyết định của Ban Giám đốc dựa trên tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty.

Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ việc riêng chuẩn xác nhất

Để đảm bảo tính hợp lệ và chuyên nghiệp, nội dung cốt lõi của một tờ đơn xin nghỉ việc riêng bao gồm các phần chính sau đây:

Phần Quốc hiệu, Tiêu ngữ và Tên đơn

Bất kỳ văn bản hành chính nào cũng cần mở đầu bằng Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày trang trọng ở chính giữa trang giấy.

• CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
• Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Tiếp theo là tên đơn, thường được viết in hoa, in đậm: ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC RIÊNG.

Phần Kính gửi (Nơi nhận đơn)

Người làm đơn cần xác định rõ thẩm quyền phê duyệt để ghi phần “Kính gửi” cho chính xác. Thông thường, đơn sẽ được gửi đến:

• Ban Giám đốc / Tổng Giám đốc công ty.
• Trưởng phòng Hành chính Nhân sự.
• Trưởng phòng / Quản lý trực tiếp của bộ phận bạn đang làm việc.

Phần thông tin cá nhân của người làm đơn

Cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin định danh để bộ phận nhân sự dễ dàng kiểm tra hồ sơ:

• Họ và tên người làm đơn.
• Mã số nhân viên (nếu có).
• Chức vụ hiện tại.
• Phòng ban / Đơn vị công tác.

Phần thời gian và lý do xin nghỉ

Đây là phần quan trọng nhất quyết định việc cấp trên có phê duyệt đơn hay không.

• Thời gian nghỉ: Cần ghi rõ thời gian bắt đầu nghỉ (từ ngày, giờ nào) và thời gian dự kiến quay lại làm việc (đến ngày, giờ nào). Tổng số ngày xin nghỉ là bao nhiêu.
• Lý do xin nghỉ: Trình bày ngắn gọn, trung thực và rõ ràng. Ví dụ: “Tổ chức lễ cưới”, “Chăm sóc người thân bị ốm”, “Giải quyết công việc gia đình ở quê”… Tránh ghi những lý do chung chung như “Có việc bận”.

Phần bàn giao công việc và chữ ký

Để không làm gián đoạn tiến độ công việc chung, người làm đơn cần ghi rõ:

• Các công việc hiện tại đang đảm nhiệm.
• Người được ủy quyền hoặc nhận bàn giao công việc trong thời gian bạn vắng mặt (Ghi rõ họ tên, chức vụ, bộ phận của người nhận bàn giao).
• Thông tin liên hệ khi cần thiết (Số điện thoại cá nhân).

Cuối đơn, người viết đơn ký và ghi rõ họ tên, đồng thời xin chữ ký xác nhận của Quản lý trực tiếp và người nhận bàn giao công việc trước khi nộp lên Phòng Nhân sự.

Những lưu ý quan trọng khi nộp đơn xin nghỉ việc riêng

Để quá trình xin nghỉ diễn ra suôn sẻ, thể hiện bạn là một nhân viên có trách nhiệm, hãy ghi nhớ những lưu ý sau khi nộp đơn xin nghỉ việc riêng:

• Thời gian nộp đơn: Trừ những trường hợp khẩn cấp bất khả kháng (tai nạn, người thân mất…), bạn nên nộp đơn xin phép trước ít nhất 3 – 5 ngày (đối với nghỉ ngắn ngày) hoặc 1 – 2 tuần (đối với nghỉ dài ngày). Điều này giúp cấp quản lý chủ động sắp xếp nhân sự thay thế.
• Tuân thủ quy trình nội bộ: Mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy định riêng về quản lý nhân sự. Bạn cần tuân thủ đúng quy trình nghỉ việc nội bộ, từ việc xin ý kiến sếp trực tiếp đến việc nộp hồ sơ cho bộ phận HR.
• Bàn giao công việc kỹ lưỡng: Dù chỉ nghỉ 1-2 ngày, bạn cũng nên có file tóm tắt tiến độ công việc gửi cho người nhận bàn giao. Điều này giúp cấp trên an tâm và duyệt đơn xin nghỉ việc riêng của bạn nhanh chóng hơn.
• Đính kèm giấy tờ chứng minh (nếu cần): Trong một số trường hợp công ty yêu cầu hoặc để hợp thức hóa việc nghỉ hưởng lương (như nghỉ kết hôn, ma chay), bạn có thể cần bổ sung bản sao Giấy đăng ký kết hôn, Giấy chứng tử… sau khi quay lại làm việc.

Tải mẫu đơn xin nghỉ việc riêng thông dụng nhất hiện nay

Việc tự soạn thảo đôi khi có thể thiếu sót các thông tin cần thiết hoặc không đúng chuẩn định dạng văn bản hành chính. Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chuyên nghiệp, bạn có thể tham khảo và tải trực tiếp mẫu đơn xin nghỉ việc riêng chuẩn pháp lý. Mẫu đơn này đã được thiết kế sẵn với đầy đủ các hạng mục thông tin bắt buộc, bạn chỉ cần điền thông tin cá nhân, lý do cụ thể và in ra để xin chữ ký phê duyệt từ ban lãnh đạo công ty.