MẪU – TỜ TRÌNH

Tổng quan về mẫu tờ trình trong hoạt động của cơ quan và doanh nghiệp

Trong quá trình vận hành của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước nào, việc đề xuất các phương án, dự án hay xin ý kiến chỉ đạo từ cấp trên là một hoạt động diễn ra thường xuyên. Để thực hiện quy trình này một cách chuẩn mực và đúng quy định pháp luật, người thực hiện bắt buộc phải sử dụng mẫu tờ trình.

Về bản chất, tờ trình là một loại văn bản hành chính dùng để trình bày, tường trình với cơ quan cấp trên hoặc người có thẩm quyền về một vấn đề, một sự việc cụ thể nhằm xin ý kiến chỉ đạo, phê duyệt hoặc hỗ trợ giải quyết. Khác với báo cáo (thường mang tính chất tổng kết, nhìn lại những việc đã qua), mẫu tờ trình mang tính chất hướng tới tương lai, đưa ra các luận điểm, căn cứ để thuyết phục cấp lãnh đạo ra quyết định đồng ý với đề xuất của người viết.

Việc ứng dụng đúng mẫu tờ trình không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp trong tác phong làm việc mà còn đảm bảo tính pháp lý, lưu trữ hồ sơ minh bạch và làm căn cứ để quy trách nhiệm hoặc triển khai công việc về sau.

Bố cục tiêu chuẩn của một mẫu tờ trình

Một mẫu tờ trình chuẩn theo quy định về thể thức văn bản hành chính cần phải đảm bảo cấu trúc chặt chẽ, logic, bao gồm các phần chính sau đây:

Phần mở đầu: Quốc hiệu, tiêu ngữ và thông tin chung

Bất kỳ văn bản hành chính nào cũng cần mở đầu bằng Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày trang trọng ở góc trên cùng bên phải. Đối diện ở góc bên trái là tên cơ quan, tổ chức chủ quản và tên đơn vị trực tiếp ban hành tờ trình, kèm theo số và ký hiệu văn bản.

Tiếp đến là địa danh và ngày tháng năm lập văn bản. Phần tên loại văn bản (TỜ TRÌNH) cần được viết in hoa, in đậm, căn giữa, ngay bên dưới là trích yếu nội dung (V/v: Xin phê duyệt…). Cuối cùng là phần “Kính gửi:” ghi rõ đích danh cá nhân lãnh đạo hoặc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

Phần nội dung chính của tờ trình

Đây là linh hồn của mẫu tờ trình, quyết định việc đề xuất của bạn có được thông qua hay không. Phần này thường được chia thành 3 đoạn mạch lạc:

• Lý do trình: Nêu rõ bối cảnh, căn cứ pháp lý hoặc tình hình thực tế dẫn đến việc phải làm tờ trình.
• Nội dung đề xuất: Trình bày chi tiết phương án, dự án, hoặc giải pháp muốn xin phê duyệt. Cần nêu rõ mục đích, quy mô, đối tượng áp dụng và thời gian thực hiện.
• Đánh giá tính khả thi: Phân tích những thuận lợi, khó khăn, dự trù kinh phí (nếu có) và nguồn lực cần thiết để triển khai.

Phần kết luận và chữ ký xác nhận

Phần cuối của mẫu tờ trình là lời kiến nghị cấp trên xem xét, phê duyệt để đơn vị có cơ sở triển khai thực hiện. Cuối cùng là chữ ký, ghi rõ họ tên của người lập tờ trình/thủ trưởng đơn vị trình và đóng dấu (nếu có). Góc dưới cùng bên trái là nơi nhận (Lưu: VT, hồ sơ…).

Hướng dẫn cách viết mẫu tờ trình chi tiết và thuyết phục

Để viết được một tờ trình sắc bén, người soạn thảo không chỉ cần điền vào chỗ trống mà phải biết cách lập luận. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Thứ nhất, bám sát căn cứ pháp lý và thực tiễn: Trước khi đưa ra đề xuất, bạn cần trích dẫn các văn bản, quy định, hoặc quyết định liên quan. Ví dụ, nếu làm tờ trình xin mua sắm tài sản, cần căn cứ vào kế hoạch ngân sách đã được duyệt từ đầu năm. Để làm tốt điều này, người viết cần nắm vững kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính nhằm đảm bảo ngôn từ chuẩn mực, lập luận chặt chẽ và không vi phạm các quy định hiện hành.

Thứ hai, trình bày nội dung trọng tâm, súc tích: Lãnh đạo thường không có nhiều thời gian để đọc những văn bản dài dòng. Do đó, khi sử dụng mẫu tờ trình, hãy đi thẳng vào vấn đề. Cần mua gì? Tuyển ai? Chi phí bao nhiêu? Lợi ích mang lại là gì? Hãy sử dụng các gạch đầu dòng để làm nổi bật các ý chính.

Thứ ba, cung cấp số liệu chứng minh: Một đề xuất thiếu số liệu sẽ rất khó thuyết phục. Nếu bạn xin cấp ngân sách chạy chiến dịch marketing, hãy đưa ra con số dự kiến về lượt tiếp cận, tỷ lệ chuyển đổi và doanh thu mang lại.

Những lưu ý quan trọng khi soạn thảo và thực hiện mẫu tờ trình

Dù đã có sẵn biểu mẫu, nhưng trong quá trình áp dụng vào thực tế, người dùng rất dễ mắc phải các lỗi sai cơ bản. Để đảm bảo văn bản đạt chất lượng cao nhất, bạn cần lưu ý những điểm sau:

Văn phong và ngôn ngữ

Ngôn ngữ sử dụng trong mẫu tờ trình phải là ngôn ngữ hành chính công vụ: khách quan, nghiêm túc, rõ ràng và đơn nghĩa. Tuyệt đối không sử dụng từ ngữ mang tính biểu cảm cá nhân, từ lóng hay văn nói. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc soạn thảo văn bản sẽ giúp tờ trình của bạn thể hiện được sự tôn trọng với cấp trên và nâng cao tính chuyên nghiệp của bản thân.

Đính kèm tài liệu tham khảo (Hồ sơ trình)

Một mẫu tờ trình đứng độc lập đôi khi không đủ cơ sở để lãnh đạo ra quyết định. Tùy thuộc vào nội dung sự việc, bạn phải đính kèm các tài liệu chứng minh như: báo giá của nhà cung cấp (đối với tờ trình xin mua sắm), sơ yếu lý lịch và kết quả phỏng vấn (đối với tờ trình xin bổ nhiệm nhân sự), hoặc bản vẽ thiết kế, dự toán (đối với tờ trình thi công). Việc thiếu sót tài liệu đính kèm là nguyên nhân hàng đầu khiến tờ trình bị trả về.

Trình bày đúng thể thức

Lỗi định dạng văn bản là điểm trừ rất lớn. Hãy kiểm tra kỹ font chữ (thường là Times New Roman), cỡ chữ (13 hoặc 14), căn lề, khoảng cách dòng theo đúng quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Nếu bạn chưa tự tin về khả năng tự thiết kế văn bản, bạn hoàn toàn có thể tham khảo và tải về một mẫu tờ trình chuẩn pháp lý để ứng dụng ngay vào công việc của mình, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa sai sót.

Tóm lại, việc hiểu rõ bản chất và sử dụng thành thạo mẫu tờ trình là một kỹ năng thiết yếu đối với bất kỳ nhân viên văn phòng, chuyên viên hành chính hay cán bộ quản lý nào. Một tờ trình được chuẩn bị kỹ lưỡng, lập luận sắc bén và tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp công việc được thông qua nhanh chóng mà còn khẳng định năng lực chuyên môn của chính người soạn thảo.