Khai sinh bản sao: xin ở đâu, làm online, khác chứng thực

Khai sinh bản sao (bản sao giấy khai sinh) có hai loại hay bị nhầm: bản sao trích lục khai sinh do cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp từ sổ hộ tịch, và bản sao có chứng thực được sao từ bản chính giấy khai sinh rồi chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng. Nếu mất bản chính hoặc cần bản sao có giá trị như bản chính để làm thủ tục, bạn nên xin bản sao trích lục; nếu đang giữ bản chính, chỉ cần chứng thực bản sao.

Bài viết hướng dẫn cách xin từng loại, làm online và những lưu ý để không phải đi lại nhiều lần.

Khai sinh bản sao gồm những loại nào

So sánh hai loại khai sinh bản sao

Vì sao cần khai sinh bản sao: bản chính chỉ cấp một lần

Theo Luật Hộ tịch 2014, bản chính giấy khai sinh chỉ cấp một lần khi đăng ký khai sinh. Nếu mất, bạn không được cấp lại bản chính mà xin bản sao trích lục khai sinh để sử dụng.

Cách xin khai sinh bản sao trích lục

Nơi xin khai sinh bản sao trích lục

• Cơ quan đã đăng ký khai sinh (Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký; với đơn vị hành chính đã sắp xếp, là cơ quan kế thừa lưu giữ sổ hộ tịch).
• Bất kỳ cơ quan đăng ký hộ tịch nào nếu dữ liệu khai sinh đã có trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
• Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài với khai sinh đăng ký tại đó.

Hồ sơ xin khai sinh bản sao

• Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch (theo mẫu) hoặc yêu cầu trực tuyến.
• Thẻ căn cước của người yêu cầu để xuất trình.
• Văn bản ủy quyền nếu nhờ người khác xin (ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh chị em ruột không cần chứng thực, chỉ cần giấy tờ chứng minh quan hệ).

Thời hạn và lệ phí khai sinh bản sao

Bản sao trích lục thường được cấp ngay trong ngày nếu dữ liệu sẵn có; trường hợp cần tra cứu sổ cũ có thể lâu hơn. Lệ phí cấp bản sao trích lục hộ tịch thu theo quy định của Bộ Tài chính, vài nghìn đồng mỗi bản; một số địa phương miễn, giảm khi nộp trực tuyến.

Xin khai sinh bản sao online

Các bước xin khai sinh bản sao online

1. Đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID bằng tài khoản định danh mức 2.
2. Chọn thủ tục "Cấp bản sao trích lục hộ tịch", loại "Khai sinh".
3. Khai thông tin người được cấp, số bản cần cấp, mục đích sử dụng.
4. Chọn cơ quan giải quyết và hình thức nhận (bản điện tử, bản giấy tại cơ quan hoặc qua bưu chính).
5. Thanh toán lệ phí, theo dõi tiến độ hồ sơ.

Bản sao điện tử

Bản sao trích lục điện tử có chữ ký số của cơ quan cấp có giá trị sử dụng như bản giấy khi nộp hồ sơ trực tuyến. Khi cần nộp bản giấy, bạn chọn nhận bản giấy hoặc in và chứng thực theo hướng dẫn của nơi tiếp nhận.

Chứng thực bản sao khai sinh từ bản chính

Cách làm

1. Mang bản chính giấy khai sinh và bản photo (hoặc nhờ nơi chứng thực photo) đến Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng.
2. Cán bộ đối chiếu bản sao với bản chính, đóng dấu chứng thực.
3. Nộp phí chứng thực theo số trang, số bản.

Lưu ý

• Bản chính phải còn rõ nét, không bị tẩy xóa, sửa chữa.
• Bản sao chứng thực từ bản chính không có thời hạn sử dụng chung theo luật; tuy nhiên một số cơ quan yêu cầu bản sao chứng thực trong thời gian gần (ví dụ 06 tháng) theo quy định chuyên ngành.
• Nhiều thủ tục hiện nay đã khai thác thông tin khai sinh từ cơ sở dữ liệu, không yêu cầu nộp bản sao. Hãy hỏi trước nơi nộp hồ sơ.

Ví dụ: khai sinh bản sao cho hồ sơ du học

Em Mai (giả định) chuẩn bị hồ sơ du học, cần bản sao giấy khai sinh để dịch thuật và hợp pháp hóa. Bản chính giấy khai sinh của em đã bị mất khi chuyển nhà. Mẹ em đăng nhập VNeID, chọn cấp bản sao trích lục khai sinh, yêu cầu 3 bản giấy, nhận qua bưu điện. Ba ngày sau, gia đình nhận được bản sao trích lục và mang đi dịch thuật công chứng. Vì đã có bản sao trích lục, em không phải làm thủ tục đăng ký lại khai sinh.

Nếu chưa có dữ liệu trên hệ thống

Với khai sinh đăng ký từ lâu mà sổ hộ tịch đã mất, hư hỏng, không còn lưu trữ, người dân có thể phải làm thủ tục đăng ký lại khai sinh theo quy định.

Bảng tóm tắt chọn loại khai sinh bản sao

Ngoài nội dung này, bạn có thể xem thêm khai sinh là gì và thủ tục làm giấy khai sinh 2025.

Những lỗi thường gặp khi xin khai sinh bản sao

• Nhầm thủ tục: muốn có bản sao nhưng lại nộp yêu cầu đăng ký lại khai sinh, mất thời gian hơn nhiều.
• Khai sai thông tin tra cứu (năm đăng ký, nơi đăng ký), khiến cơ quan không tìm được sổ hộ tịch.
• Không chuẩn bị giấy tờ chứng minh quan hệ khi xin hộ cho con, cháu.
• Chỉ xin một bản trong khi hồ sơ cần nhiều bộ, phải quay lại xin tiếp.
• Mang bản chính đã ép plastic, tẩy xóa đi chứng thực, bị từ chối.

Để tiết kiệm thời gian, hãy liệt kê trước số bản cần dùng cho từng hồ sơ và xin một lần.

Câu hỏi thường gặp

Khai sinh bản sao xin ở đâu nếu đã chuyển nơi ở?

Bạn có thể xin tại cơ quan đã đăng ký khai sinh hoặc bất kỳ cơ quan đăng ký hộ tịch nào nếu dữ liệu đã có trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, hoặc làm online.

Khai sinh bản sao có thời hạn sử dụng không?

Luật không quy định thời hạn chung; nhưng một số thủ tục yêu cầu bản sao cấp hoặc chứng thực trong thời gian gần. Hãy kiểm tra yêu cầu của nơi nộp. Các chủ đề pháp luật liên quan được tổng hợp đầy đủ trên thegioiluat.vn.

Có được xin bản sao khai sinh cho người khác không?

Được nếu có văn bản ủy quyền; người thân trong gia đình được ủy quyền không cần chứng thực nếu chứng minh được quan hệ.

Bản sao trích lục và trích lục khai sinh có giống nhau không?

Trích lục khai sinh là văn bản trích từ sổ hộ tịch; bản sao trích lục là bản sao của văn bản đó do cơ quan có thẩm quyền cấp, có giá trị sử dụng như bản chính.

Kết luận

Khai sinh bản sao có thể là bản sao trích lục do cơ quan hộ tịch cấp từ sổ hộ tịch hoặc cơ sở dữ liệu điện tử, hoặc bản sao chứng thực từ bản chính tại Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng. Mất bản chính thì xin bản sao trích lục; còn bản chính thì chứng thực cho nhanh. Hãy tận dụng dịch vụ công trực tuyến qua VNeID để xin bản sao không cần đi lại, và hỏi trước nơi nộp hồ sơ xem họ có cần bản sao không, vì nhiều thủ tục đã khai thác dữ liệu điện tử.