QUY ĐỊNH VỀ PHỤ CẤP

ALLOWANCE POLICY

I-     MỤC ĐÍCH :

OBJECTIVES

Để phụ cấp cho nhân viên [TÊN CÔNG TY]  hoàn thành công việc hoặc trách nhiệm của mình trong những trường hợp cần thiết không thể trì hoãn và có thể gây tổn thất cho Công ty.

To accommodate [NAME OF THE COMPANY] staff to successfully carry out their assignment or responsibility in difficult events that may not be possible to delay, or may cause damage to the Company.

II-   CHÍNH SÁCH:

POLICY

PHỤ CẤP THỰC PHẨM 

FOOD ALLOWANCE

Phụ cấp thực phẩm sẽ được thanh toán trong những trường hợp yêu cầu nhân viên làm việc ngoài những giờ làm việc bình thường tại nhà máy2 [ĐỊA CHỈ] tối thiểu [….] tiếng liên tục mà Công ty không thể cung cấp thực phẩm cho nhân viên được. 

In the circumstance that staff is required to work, in additional to normal working hours, at the factory in [ADDRESS] Province at the minimum of […..] continuous hours, and the Company is not able to provide food to staff, Food Allowance will be paid.

Tất cả nhân viên bao gồm nhân viên thời vụ đều được nhận phụ cấp thực phẩm, ngoại trừ nhân viên bán hàng đã có chính sách phụ cấp của bộ phận bán hàng.

All staff including casual labour is eligible for the Food Allowance, and excluding Sales personnel who is under Sales Allowance policy. 

Số tiền phụ cấp thực phẩm là VND [……..]. Số tiền này sẽ được thay đổi  tùy theo chi phí cung cấp thực phẩm của Công ty.

The amount of Food Allowance is VND [……..]. This amount may be revised according to the cost of Company’s provided meal.

Phụ cấp thực phẩm được thanh toán khi có sự chấp thuận của các trưởng bộ phận.

Department Head’s approval is required for Food Allowance payment.

PHỤ CẤP VẬN CHUYỂN

TRANSPORTATION ALLOWANCE

Công ty phải cung cấp phương tiện vận chuyển cho nhân viên để hoàn thành công việc trong hoặc ngoài những ngày làm việc bình thường.

In the circumstance that transportation, other than to and from work on normal working days, is required to fulfil the job, the Company shall provide business related transportation services to staff.

Trong trường hợp Công ty không thể cung cấp phương tiện vận chuyển được thì phụ cấp vận chuyển sẽ được thanh toán như sau :

In case the Company is not able to provide such services, Transportation Allowance will be paid as following;

(a)           Chi phí thực trả cho taxi hoặc xe gắn máy sẽ thanh toán lại cho nhân viên ngay khi nhận được biên nhận hoặc báo cáo chi phí với chi tiết công tác và phải được trưởng phòng chấp thuận.

Actual taxi or motorbike expense will be reimbursed to the staff upon receipt or expense reports, with business details, and must be approved by Department Head.

(b)          Tiền phụ cấp xăng/ nhớt sẽ thanh toán cho nhân viên khi họ sử dụng xe gắn máy của mình cho việc kinh doanh của Công ty.  Phụ cấp sẽ được tính theo khoảng cách thực thụ từ và đến nơi xuất phát với mức VND [……..](…………) / km .  Phụ cấp này bao gồm tiền xăng, nhớt , khấu hao máy và chi phí bảo dưỡng. Múc phụ cấp tối thiểu được thanh toán lại là VND [……….] ( ……….. ).

Gasoline allowance will be paid when the staff uses his/her own motorcycle for the business purpose. The allowance will be calculated on the actual distance from and to the source of origin at the rate of VND [………] (VND ………..) per kilometer. This allowance covers gasoline, lubricant, machinery depreciation and maintenance cost. The minimum allowance to be reimbursed is VND [……….] (…………..) .

Phụ cấp này chỉ được thanh toán nếu như Công ty không thể cung cấp được phương tiện vận chuyển và phải được bộ phận hành chánh xác nhận không thể sắp xếp được xe.  

This allowance will be paid only when the Company cannot provide transportation and must be concurred by Administration on the unavailability of the Company vehicle.

Phụ cấp này sẽ được thanh toán ngay khi nhận được báo cáo chi phí và phải được trưởng bộ phận chấp thuận.

This Allowance will be paid upon expense report, and must be approved by Department Head.

Tất cả nhân viên chính thức được phép sử  dụng phương tiện vận chuyển của Công ty đều có thể nhận được phụ cấp này, ngoại trừ nhân viên bán hàng đã hưởng chính sách của bộ phận bán hàng,.

All permanent staff who is eligible  to use company transportation, excluding Sales personnel who is under Sales Allowance policy, is eligible for this allowance.

PHỤ CẤP TRÁCH NHIỆM

ON-DUTY ALLOWANCE

Trong những trường hợp nhân viên được yêu cầu làm việc liên tục tại nhà mày tại [ĐỊA CHỈ] ….. tiếng/ ngày trong khoảng thời gian liên tục không ít hơn ….. ngày lịch thì sẽ nhận được khoản phụ cấp trách nhiệm.

In the circumstance that a staff is required to continuously work at the factory in [ADDRESS] Province at …. hours a day for a continuous period of not less than ….. calendar days, On-Duty Allowance will be paid.

Phụ cấp trách nhiệm sẽ thanh toán cho tất cả nhân viên không được nhận tiền ngoài giờ và chức danh lên tới cấp giám sát.

Only up to the supervisory level staff who is not eligible for overtime payment will be eligible for the On-Duty Allowance.

Phụ cấp trách nhiệm sẽ được thanh toán với mức là [……..] lương căn bản thực lãnh và tính trên số ngày làm việc thực thụ để hoàn thành công việc.

The On-Duty Allowance will be paid at […..] of base net salary and will be calculated on the actual number of days performing the on-duty job.

Để thanh toán phụ cấp trách nhiệm, yêu cầu nhân viên gởi bản yêu cầu thực hiện công việc do Trưởng bộ phận yêu cầu với đầy đủ chi tiết về công việc phải thực hiên, thời gian/ngày bắt đầu & kết thúc và sự đồng ý của nhân viên về phòng nhân sự.

A document from Department Head requesting a staff to perform on-duty assignment, with details of job,  start and end time/date of the assignment, and staff agreement, must be sent to HR department for payment.

Phụ cấp trách nhiệm sẽ được thanh toán cùng với kỳ lương hàng thàng.

The On-Duty Allowance payment will be made and paid together with the monthly salary and within the current pay administration cycle.

PHỤ CẤP GỌI ĐẾN

CALL-IN ALLOWANCE

Phụ cấp này sẽ được thanh toán trong những trường hợp nhân viên được yêu cầu gọi đến nhà máy của Công ty trong thời gian nghỉ làm việc hoặc ngày lể để thực hiện công việc chuyên môn mà không thể trì hoãn, có thể gây tổn thất cho Công ty hoặc có thể gây đình trệ sản xuất.

In the circumstance that a staff is requested to come, during off working hours or on holiday, to the factory in Binh Duong Province to perform professional job which may not be delay, or may damage the Company property, or may cause production interruption, a Call-In Allowance will be paid.

Chỉ có nhân viên lên tới cấp giám sát mà không hưởng chế độ ngoài giờ sẽ được nhận phụ cấp này.

Only up to supervisory level staff who is not eligible for additional overtime payment will be eligible for this allowance.

Phụ cấp này sẽ được thanh toán với mức VND [……] ( ………..) cho mỗi trường hợp để hoàn thành công việc, không giới hạn thời gian.   

The Call-In Allowance will be paid at VND [……….] (VND ……………..) per case which covers unlimited time to successfully perform the job.

Phụ cấp thực phẩm và vận chuyển có thể cộng thêm vào phụ cấp này nếu cần.

The Food and Transportation Allowance may be paid in addition to this allowance if applicable.

Phụ cấp này phải được sự chấp thuận của Trưởng bộ phận và gởi đến phòng nhân sự để thanh toán.

An allowance request with Department Head approval must be submitted to HR Department for payment.

III – THỦ TỤC

PROCEDURE

1.   Tất cả những khoản yêu cầu phụ cấp phải gởi đến phòng nhân sự để thanh toán tùy theo mổi thủ tục phụ cấp trước ngày [……] mỗi tháng.

The approved allowance requests must be submitted to HR Department for payment according to each allowance procedure before […..] monthly.

2.  Tất cả các phụ cấp phải có sự chấp thuận của Trưởng bộ phận.

All allowance must be approved by Department Head.

3.   Bộ phận nhân sự có nhiệm vụ  giải thích và giám sát việc thực hiện chính sách này và sẽ tư vấn cho Ban Giám Đốc khi cần thay đổi .

HR Department is responsible to interpret and monitor the implementation of this policy and will advise the Management Committee when the revision of the policy is required.

4.   Nhân viên nào gửi hồ sơ sai hoặc báo cáo chi phí không trung thực sẽ bị kỷ luật theo nội qui của Công ty.

A staff, who submits fault document or not reporting the real expenses, may be disciplined according to the Company’s Rules and Regulations.

IV  CHỨNG TỪ

DOCUMENTATION

-        Yêu cầu thanh toán phụ cấp

         Allowance request