NGƯỜI ĐẠI DIỆN VÀ CON DẤU CỦA CÔNG TY

Nếu doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người đó phải cư trú ở Việt Nam và phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam hoặc trong những trường hợp cần thiết khác.

Người đại diện pháp luật của công ty có trách nhiệm quản lý công ty bao gồm cả việc quản lý, sử dụng và lưu trữ con dấu thực hiện theo quy định tại Điều lệ của công ty.

Mỗi doanh nghiệp chỉ được sử dụng một con dấu, trừ một số trường hợp được chấp thuận sử dụng con dấu thứ hai và phải được đăng ký mẫu tại cơ quan công an. Điều này đã gây không ít khó khăn cho các Doanh nghiệp khi mà có nhiều văn phòng đại diện ở nhiều nơi khác nhau, hoặc phải ký các giấy tờ ở những địa điểm khác nhau. Tuy nhiên, pháp luật quy định như vậy là cũng có lý do cả, nhằm thuận tiện hơn trong việc quản lý hoạt động của các pháp nhân, khi mà các pháp nhân ngày một càng nhiều.

Kể từ ngày 01/07/2015, khi Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực, Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng, nội dung con dấu của doanh nghiệp nhưng phải bảo đảm thể hiện nội dung về tên và mã số doanh nghiệp, đồng thời phải được thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Như vậy Luật doanh nghiệp năm 2014 đã có những thay đổi lớn liên quan đến các quy định về quản lý và sử dụng con dấu, theo đó:

Vấn đề đặt ra ở đây là mối quan hệ giữa người đại diện pháp luật và con dấu của doanh nghiệp. Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp là người thay mặt công ty thực hiện các hoạt động cần thiết trong phạm vi được cho phép. Bởi lẽ, bản thân công ty (hay pháp nhân) là một “con người” không biết nói năng, hành động, “con người” này cũng có các mối quan hệ xã hội và  sở hữu tài sản riêng, nhưng  các mối quan hệ và tài sản này chỉ để sử dụng vào mục đích kinh doanh chứ không vì mục đích nào khác.  Vì vậy, muốn công ty có thể hoạt động, có thể tạo ra của cải vật chất thì phải có con người thật thay thế “con người” công ty, con người thật sẽ thực hiện các hoạt động chẳng hạn như: giao tiếp, thỏa thuận với khách hàng; điều khiển, giám sát các hoạt động của công ty…….

Thế nên, trên thực tế, mọi hoạt động của công ty sẽ được thông qua bởi người đại diện. Để tránh trường hợp người đại diện lạm dụng quyền lực của mình , hay nói cách khác là vượt quá phạm vi đại diện gây ảnh hưởng đến công ty thì các giấy tờ giao dịch mà người đại diện ký phải thể hiện rõ là họ đang thay mặt công ty và phải đóng dấu công ty vào. Đây là lúc con dấu con ty phát huy vai trò. Mỗi công ty đều có một con dấu. Các giấy tờ giao dịch của công ty đều phải đóng dấu của công ty vào đó.

“Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước” (Theo NĐ 99/2016/NĐ-CP Nghị định về quản lý và sử dụng con dấu).

Chữ ký của người đại diện pháp luật và con dấu của doanh nghiệp là hai yếu tố rất cần thiết trong các văn bản của công ty, thiếu một trong hai yếu tố trên thì văn bản đó chẳng có ý nghĩa gì. Cũng từ mối quan hệ khăng khít đó mà pháp luật quy định người đại diện pháp luật sẽ là người quản lý và sử dụng con dấu. Bên cạnh đó, người đại diện pháp luật của doanh nghiệp có quyền yêu cầu cấp dấu mới khi con dấu của công ty mất.

Như vậy người đại diện pháp luật và con dấu doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và là hai yếu tố không thể thiếu trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần nắm chắc các quy định về đại diện pháp luật và con dấu để có thể đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp luôn diễn ra một cách tuần tự, tạo tiền đề để củng cố và phát triển doanh nghiệp về sau.

Thúy Vi – Bài viết độc quyền của Thegioiluat